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Protokollführung für Betriebsräte – Teil 8

28.05.2018  — Brigitte Graf.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Unsere Fachautorin Brigitte Graf gibt Ihnen in unserer Fachartikel-Reihe Richtlinien für eine gute Protokollführung an die Hand. Zücken Sie die Stifte!

Teil 1 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 2 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 3 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 4 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 5 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 6 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 7 zu diesem Artikel finden Sie hier »

Die Protokollsprache

Grundregeln

  • Ein Protokoll wird immer im Präsens (Gegenwart) geschrieben, um den Leser in die Situation der Sitzung zu versetzen.
  • Schreiben Sie leserfreundlich, d. h. wenig Verschachtelungen und verständliche Formulierungen.
  • Schreiben Sie sachlich und vermeiden Sie übertriebene Ausschmückungen.
  • Achten Sie auf den Unterschied zwischen Konjunktiv und Indikativ. Anträge, Beschlüsse und Tatsachen werden im Indikativ (direkte Rede) verfasst, während Diskussionsbeiträge wie Meinungsäußerungen und Behauptungen im Konjunktiv (indirekte Rede) dargestellt werden.

Formulierungen

Substantive durch Verben ersetzen

Nicht so: Sondern so:
Nach Prüfung der Unterlagen und Benachrichtigung der Teilnehmer erfolgt eine Wiederaufnahme des Sachverhalts in der nächsten Sitzung. Die Unterlagen werden geprüft und die Teilnehmer benachrichtigt. Der Sachverhalt wird in der nächsten Sitzung wieder aufgenommen.
Die Sicherstellung der Auftragserfüllung gehört zu der von Herrn Meier zu übernehmenden Verantwortung. Herr Meier ist dafür verantwortlich, dass der Auftrag erfüllt wird.

Kurze Sätze – weniger Verschachtelungen

Nicht so: Sondern so:
Der Antrag, den Frau Eich gestellt hat, könne nicht befürwortet werden, weil dazu die Zustimmung der Geschäftsleitung, die zurzeit nicht im Hause sei, erforderlich sei. Der Antrag von Frau Eich könne nicht befürwortet werden. Dazu sei die Zustimmung der Geschäftsleitung erforderlich. Diese sei zurzeit nicht im Hause.
Herr Sommer behauptet, dass bei der letzten Sitzung beschlossen worden sei, dass der Betriebsrat rechtzeitig informiert werde. Herr Sommer behauptet, bei der letzten Sitzung sei beschlossen worden, den Betriebsrat rechtzeitig zu informieren.

Vermeiden Sie Füllwörter, die keine Aussage haben und nur den Text aufblähen

Beispiele, die Sie streichen können:
mehr oder weniger
ich würde meinen
in der Tat
bekanntlich
sozusagen
wohl
gewissermaßen

Vermeiden Sie Wortwiederholungen und Doppelaussagen

Nicht so: Sondern so:
volle Gültigkeit Gültigkeit
Grundprinzip Prinzip
Rückantwort Antwort
Testversuch Test oder Versuch
Vorbedingung Bedingung
zusammenaddieren addieren
schlussendlich schließlich
überprüfen prüfen
übersenden senden

Vermeiden Sie zu viele Eigenschaftswörter für übertriebene Ausschmückungen

Nicht so: Sondern so:
Herr Meller meint, dass diese unendlich praktische Methode von allen seinen Mitarbeitern überaus geschätzt werde. Herr Meller meint, dass diese praktische Methode von seinen Mitarbeitern geschätzt werde.
Frau Schwarz fordert alle auf, ihre überaus neue, geradezu überwältigende Produktidee schnellstens und umgehend kennen zu lernen. Frau Schwarz bittet darum, ihre neue Produktidee zeitnah kennen zu lernen.

Sachliche Darstellung auch von emotionalen Äußerungen

Ausrufe Darstellung
Na ja … Herr Müller äußert Zweifel.
Klar! … Herr Müller erklärt seine Zustimmung.
Ach! … Herr Müller drückt seine Überraschung aus.
Sicher! … Herr Müller stimmt zu.
Oh je! … Herr Müller reagiert entsetzt.
Verzeihung! Herr Müller bittet um Verzeihung.
Nanu? … Herr Müller äußert seine Überraschung.

Diskussionsbeiträge wie Meinungsäußerungen und Behauptungen im Konjunktiv

Gesagtes als Zitat Darstellung im Konjunktiv
Herr Lang sagt: „Ich habe diese Meinung schon oft vertreten.“ Herr Lang sagt, er habe diese Meinung schon oft vertreten.
Frau Mayer: „Das übertrifft alle meine Erwartungen!“ Frau Mayer betont, das übertreffe alle ihre Erwartungen. (Konj. I)
Frau Mayer betont, das überträfe alle ihre Erwartungen. (Konj. II)
Frau Groß: „Ich kann diesen Termin nicht halten!“ Frau Groß erwähnt, sie könne diesen Termin nicht halten.
Präsident Dr. Hugger: „Die Anforderungen sind gestiegen. Wir brauchen dringend neue Mitarbeiter, die uns in diesem Punkt unterstützen.“ Präsident Dr. Hugger ist der Meinung, die Anforderungen seien gestiegen. Man brauche dringend neue Mitarbeiter, die das Unternehmen in diesem Punkt unterstützten.
Herr Schönhuber: „Wir müssen unbedingt etwas tun, damit dieses Dilemma im nächsten Jahr nicht wieder passiert.“ Herr Schönhuber ist überzeugt, es müsse unbedingt etwas getan werden, damit dieses Dilemma im nächsten Jahr nicht wieder passiere.

Die indirekte Rede sollte nach Möglichkeit immer mit dem Konjunktiv I formuliert werden. Der gegenwärtige Konjunktiv wird aus dem Präsensstamm des Verbs gebildet. Nun gibt es aber Verben, deren Konjunktiv I dem Indikativ-Präsens gleich sind. In diesem Fall kommt der Konjunktiv II zum Einsatz, um die indirekte Rede besser deutlich zu machen.

Es gibt auch Verben, deren Konjunktiv sich auch im Konjunktiv II nicht eindeutig als indirekte Rede darstellen lassen oder sehr altertümlich wirken. In diesem Fall kann man auch auf die Möglichkeitsform mit „würde“ ausweichen kann.

Beispiel im Konjunktiv Möglichkeitsform mit „würde“
Er bemerkt, die Kinder hielten sich dort gerne auf. Er bemerkt, die Kinder würden sich dort gerne aufhalten.
Sie behauptet, die Darstellungen zeigten das. Sie behauptet, die Darstellungen würden das zeigen.
Er sagt, Sie hülfen gerne. Er sagt, sie würden gerne helfen.
Er erklärt, er flöge in drei Wochen. Er erklärt, er würde in drei Wochen fliegen.

Fazit

  1. Schreiben Sie in der Gegenwar!t
  2. Vermeiden Sie Hauptwörterei – mehr Verben statt Substantive!
  3. Kurze Wörter – kurze Sätze – weniger dass-Sätze!
  4. Vermeiden Sie Füllwörter und Bürokratismus!
  5. Keine Wortwiederholungen und Doppelaussagen!
  6. Weniger Eigenschaftswörter – schreiben Sie sachlich, auch emotionale Äußerungen können sachlich wiedergegeben werden!
  7. Vermeiden Sie Höflichkeitsfloskeln und Abkürzungen!
  8. Gehen Sie sparsam mit Fremdwörtern um!
  9. Straffen Sie – Weniger ist mehr!
  10. Indikativ als direkte Rede für Tatsachen, Beschlüsse und Anträge, Konjunktiv für Diskussionsbeiträge wie Meinungsäußerungen und Behauptungen!

Die Autorin:

Brigitte Graf

Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.

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