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Protokollführung für Betriebsräte – Teil 7

14.05.2018  — Brigitte Graf.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Unsere Fachautorin Brigitte Graf gibt Ihnen in unserer Fachartikel-Reihe Richtlinien für eine gute Protokollführung an die Hand. Zücken Sie die Stifte!

Teil 1 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 2 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 3 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 4 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 5 zu diesem Artikel finden Sie hier »
Teil 6 zu diesem Artikel finden Sie hier »

Protokollgestaltung

Anwendungen

Wenn wir davon ausgehen, dass das finale Protokoll digital erstellt wird, dann stehen uns verschiedene Anwendungen in Abhängigkeit zur gewählten Protokollart zur Verfügung. Hier eine Auflistung der üblichen Varianten:


Microsoft Word

Mit der Textverarbeitung von Microsoft haben Sie flexible Gestaltungsmöglichkeiten. Als Dokumentvorlage kann ein Protokollformular zur Verfügung gestellt werden, das bereits den grundsätzlichen Aufbau und gleichbleibende Texte enthält. Somit müssen Sie dann nur noch die Inhalte einpflegen, ohne sich für jedes Protokoll um die Struktur und Formatierung manuell bemühen zu müssen. In unserem Seminar „Protokollführung für Betriebsräte“ zeigen wir, wie solche Formulare aussehen können. Hier ein kurzer Einblick:

Anwesenheitsliste als separates Dokument:

Name Unterschrift Ggf. Abweichende Anwesenheitszeiten
     

Agenda als separates Dokument:

Liste der Besprechungspunkte gemäß Einladung

Protokollformular:

Protokollkopf:

Titel/Thema der Sitzung  
Datum/Beginn/Ende      
Ort  
Protokollführer  

Protokollinhalt als Beispiel im Spaltensatz:

Legende Status: I=Info, B=Beschluss, A=Aufgabe …
Top Status Verantwortlich Termin
1. Begrüßung
Der Sitzungsleiter begrüßt die Anwesenden …
     
2. Weiterer TOP
     

Insbesondere im Verlaufsprotokoll ist alternativ auch ein einspaltiges Formular für Fließtext sinnvoll. In einem separaten Dokument kann die in Spalten strukturierte Auflistung der Ergebnisse wie folgt aussehen:

TOP-Nr. Bezeichnung Inhalt Status Verantwortlich Termin
Nummer gemäß Agenda Titel gemäß Agenda
Inhalt/wortwörtlicher Beschluss
Abstimmungsergebnis
Info
Aufgabe
Beschluss
Name Person Datum der geplanten Erledigung

Wie bereits im Newsletter Teil 6 erwähnt, kann diese Tabellenstruktur nicht nur als Zusatzdokument im Verlaufsprotokoll, sondern auch als Formular für das Ergebnisprotokoll dienen.


Microsoft Excel

Aufgrund der Tabellenstruktur ist Excel für Ergebnisprotokolle bzw. Aufgabenlisten sehr gut geeignet. Hier ist es gleichermaßen möglich, mit Mustervorlagen ein Protokollformular für den grundsätzlichen Aufbau und gleichbleibende Texte zu nutzen. Alle Dokumente können gemeinsam als eigenständige Tabellenblätter in einer Datei gespeichert werden:

  • Anwesenheitsliste
  • Agenda
  • Protokollformular mit Protokollkopf und Protokollinhalt im Spaltensatz

Somit haben Sie für jede Sitzung gleich alle notwendigen Dokumente in einer Datei zusammen. Selbstverständlich gilt immer, dass die Dokumente auch ausgedruckt mit den Originalunterschriften aufzubewahren sind.

Praxistipp:

In Excel können Sie gut den Autofilter nutzen und Aufgabenlisten zur weiteren Bearbeitung nach Status filtern, wenn Sie den Status auch für den Bearbeitungszustand (noch nicht begonnen, in Arbeit, abgeschlossen) nutzen.


OneNote

Mehr und mehr wird diese Anwendung auch für die Protokollmitschrift eingesetzt. Was ist OneNote?

OneNote ist eine Art digitaler Notizblock. Sie können Notizen online im Cloud-Dienst Microsoft OneDrive speichern, um sie mit anderen zu teilen oder weiter zu bearbeiten. Selbstverständlich ist hier wichtig, dass die Zugriffsberechtigungen nur auf den Betriebsrat abstimmt sind.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

  • Notizen erstellen und anlegen
  • Webseiten speichern mit Microsoft Edge
  • Aufgabenlisten erstellen
  • Brainstorming machen
  • Bilder, Videos und Audiodateien speichern

Alle Notizen und Informationen speichert OneNote dabei in einem persönlichen Notizbuch, das automatisch erstellt wird und in einzelne Seiten unterteilt ist.

Vorteile:

  • Auch hier sind Vorlagen möglich, die auch gleich für die Protokollmitschrift genutzt werden können.
  • Tabellarische Darstellung und grundsätzliche Formatierungen wie in Word sind verfügbar.
  • Automatisches Speichern, kein Speicherbefehl erforderlich, einfache Bedienung etc.
  • Aufgrund des eingerichteten Zugriffs ist OneNote leicht von weiteren berechtigten Personen ergänzbar und korrigierbar.
  • Geeignet für Anwender, die innovative Möglichkeiten nutzen möchten und die angebotenen Funktionen auch als Vorteile in der Protokollierung auf Betriebsratsebene wahrnehmen können.

Mindmanager

Der MindManager ist eine Software auf Mindmapping-Basis, mit der Informationen, Aufgaben und Zusammenhänge visuell dargestellt und bearbeitet werden können. In Mindmaps werden Informationen, Bilder oder Hyperlinks hierarchisch um ein zentrales Thema angeordnet. Sie ermöglichen ein besseres Verständnis und einen schnellen Überblick.

Wie in den Microsoft-Anwendungen gibt es auch im MindManager von MindJet die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, die in unserem Falle die Grundstruktur für ein Protokoll zur Verfügung stellen.

Vorteile:

  • Grafische Darstellung der hierarchischen Struktur
  • Kurz gefasste Notizen erleichtern das Schreiben und Lesen
  • Textfenster für ausführliche Notizen verfügbar, um z. B. den Wortlaut der Beschlüsse zu erfassen
  • Export nach Word für ein klassisches Protokollformular ebenso möglich

Diese Anwendung wird sehr häufig zur Protokollierung von Arbeitssitzungen eingesetzt, da sie schon leicht bei der Mitschrift genutzt werden kann und das Protokoll nach der Sitzung ohne große Nachbearbeitung schnell im finalen Zustand vorliegt.


Protokollsoftware

Es existieren auf dem Software-Markt diverse Programme speziell zur Erstellung von Protokollen. Diese basieren in der Regel auf Datenbank-Technik mit Eingabe-Masken und vordefinierten Feldern passend zur Thematik Protokolle. Als Beispiel führen wir an dieser Stelle iPROT als Intuitive Protokollsoftware an. Quelle: https://iprot.info

iPROT ist eine umfassende, Cloud-basierende Protokoll-Software, die Zeit spart und die Produktivität jedes Meetings steigert. Mit iPROT können Sie Protokolle aller Art schnell, einfach und nachvollziehbar dokumentieren, organisieren und versenden. iPROT bietet als Protokollsoftware ein breites Anwendungsspektrum. Beispiele hierfür sind:

  • Besprechungsprotokolle
  • Gesprächsnotizen
  • jegliche Form von Berichten
  • Versand von Unterlagen (Bilder, Pläne, Tabelle, Grafiken …)
  • Aufgabenlisten
  • und vieles mehr.

Mit iPROT verfügen Sie immer über eine vollständige Projektdokumentation.


Fazit

Jede der aufgeführten Anwendungen hat ihre Vorteile und ist gut für Protokolle zu nutzen. Erfahrungsgemäß wird immer noch Word als die meistgenutzte Anwendung für Protokolle eingesetzt. Word erfüllt in jedem Falle als klassische Textverarbeitung alle Anforderungen, die an ein Protokoll gestellt werden.

Excel wird sehr häufig als Alternative bzw. Ergänzung eingesetzt, weil in dieser Anwendung die tabellarische Darstellung noch effektiver genutzt werden kann als in Word.

OneNote ist Cloud-basierend und als innovative Anwendungen vorteilhaft für Zugriffsberechtigungen verschiedener Personen. Freie Gestaltung eigener Vorlagen und einfache Bedienung überzeugen.

iPROT ist ebenso cloud-basierend und aufgrund der vordefinierten Eingabemasken und Datenbank-Struktur schon gut für Protokolle vorbereitet.

Der MindManager stellt mit seiner grafischen Darstellung und straffer Notiztechnik eine gute Ergänzung zu den ausführlichen Texten dar, wird jedoch wahrscheinlich eher in neutralen Meetings als in Betriebsratssitzungen eingesetzt, wenngleich er ebenso alle Anforderungen für diesen Einsatz erfüllt.

Die Autorin:

Brigitte Graf

Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.

Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Brigitte Graf.

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