Protokollführung für Betriebsräte – Teil 3

19.03.2018  — Brigitte Graf.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Unsere Fachautorin Brigitte Graf gibt Ihnen in unserer Fachartikel-Reihe Richtlinien für eine gute Protokollführung an die Hand. Zücken Sie die Stifte!

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1. Durchführung der Betriebsratssitzung/Beschlussfassungen

Die Sitzung leitet der oder die BR-Vorsitzende (§ 29 Abs. 2 BetrVG) und ist nicht öffentlich. Eine Sitzungsniederschrift muss über jede Sitzung geführt werden, inklusive einer Anwesenheitsliste (§ 34 BetrVG). Beschlüsse des BR können nur in der Betriebsratssitzung gefasst werden. Jegliche andere Beschlussvarianten per Telefon oder E-Mail sind nicht wirksam.

Wenn eine Entscheidung zu treffen ist, findet diese immer durch eine Abstimmung im Betriebsratsgremium statt und wird als Beschluss im Protokoll festgehalten mit genauer Aufstellung der Stimmenverteilung (Dafür/Dagegen/Enthaltung). In der Regel wird per Akklamation (per Handzeichen) abgestimmt. Bei heiklen Themen kann in seltenen Fällen auch eine geheime Abstimmung mit Stimmzettel vorgenommen werden. Der Wortlaut des Beschlusses sollte am Besten schon vor der Abstimmung formuliert werden, damit jeder genau weiß, worum es geht.

Dieser wird dann vorgetragen, z.B.: Der Betriebsrat soll beschließen:

„Kollegin Schneider wird zur Vorbereitung auf ihre zukünftige Schriftführertätigkeit an dem Seminar Protokollführung für Betriebsräte des Veranstalters Verlag Dashöfer teilnehmen.“

Der BR ist beschlussfähig, wenn bei der jeweiligen Beschlussfassung mindestens die Hälfte der BR-Mitglieder (oder Ersatzmitglieder) anwesend sind (§ 33 Abs. 2 BetrVG). Beispiel: Ein 9-köpfiger Betriebsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens 5 BR-Mitglieder / Ersatzmitglieder an der Abstimmung teilnehmen.

Da die Beschlussfähigkeit für jeden einzelnen Beschluss gegeben sein muss, ist es bei Abweichungen von Anwesenden an der Sitzungszeit erforderlich, die genauen Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten jedes einzelnen Sitzungsteilnehmers in der Anwesenheitsliste zu vermerken. D. h. wenn jemand später kommt oder früher geht oder zwischendurch den Raum verlässt, sind diese Zeiten in der Anwesenheitsliste bei den betreffenden Personen zu vermerken.

Beschlüsse des Betriebsrats werden – soweit das BetrVG nichts anderes vorschreibt – mit einfacher Mehrheit, also mit der Mehrheit der anwesenden Stimmberechtigten gefasst (§ 33 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). Mehrheit bedeutet eine Stimme mehr als die Hälfte der anwesenden Betriebsratsmitglieder.

Bei Stimmengleichheit ist ein Antrag abgelehnt (§ 33 Abs. 1 Satz 2 BetrVG). Dies bedeutet auch: Wenn sich jemand der Stimme enthält, stimmt er nicht für den Antrag und wird zu den NEIN-Stimmen gezählt. Sind Enthaltungen und NEIN-Stimmen in der Anzahl gleich den JA-Stimmen, gilt der Antrag als abgelehnt.

2. Sitzungsniederschrift gem. § 34 BetrVG/Protokollarten

Es stehen in der Regel 4 verschiedene Protokollarten zur Verfügung:

  • Wortprotokoll
  • Verlaufsprotokoll
  • Kurzprotokoll
  • Ergebnis-/Beschlussprotokoll

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, welche Protokollart in Betriebsratsitzungen zu verwenden ist. Es git nur die Vorgabe, dass die Beschlüsse selbst im Wortlaut schriftlich zu protokollieren sind.

Wortprotokoll

Hier wird jede Wortmeldung dokumentiert, somit eine unveränderliche Darstellung aller Beiträge inklusive Zwischenrufe. Der Protokollführer muss sich sehr konzentieren und diese Variante erfordert eine hohe Schreibgeschwindigkeit oder gute Stenografiekenntnisse. Hier wäre ein Tonbandmitschnitt hilfreich. Allerdings müssen die Teilnehmer ausdrücklich informiert sein, dass ihre Wortmeldungen aufgezeichnet werden und einstimmig ihre Einwilligung erteilen.

Wegen des sehr großen Aufwandes ist das Wortprotokoll nur in bestimmten Fällen in Anwendung, z. B. bei Gerichtsverhandlungen, Verhören, Gründerversammlungen, erfahrungsgemäß weniger in Betriebsratssitzungen.

Verlaufsprotokoll

Der Verlauf der Sitzung muss genau nachvollziehbar sein. Wie kamen die Ergebnisse zustande? Wenn kein Beschluss zu einem TOP gefasst wurde, wie ist der Stand der Dinge?

Die Übersicht des Sitzungsablaufes sollte strukturiert festgehalten werden, dabei muss der Protokollführer zu jedem Zeitpunkt konzentriert die Inhalte wahrnehmen, kann diese aber in konzentrierter Form wiedergeben. Er muss Wesentliches herausstellen und mit der nötigen Sprachgewandtheit zu Papier bringen. Somit ist die Fähigkeit erforderlich, Gesprochenes in Geschriebenes umsetzen zu können. Folgende Argumente sollten beim Lesen des Protokolls zur Sitzung nachvollziehbar sein:

  • Was spricht für eine geplante Entscheidung und warum?
  • Was spricht gegen eine bestimmte Argumentation?
  • Was konnte geklärt werden?
  • Was ist noch offen?
  • Wo gab es Übereinstimmungen?
  • Wo kam es zu Differenzen?
  • Wie lauten die Beschlüsse? Wie war das Abstimmungsverhalten?

Einsatz bei jeglicher Art von Versammlungen und Sitzungen, auch im Betriebsrat durchaus regelmäßig in Anwendung.

Kurzprotokoll

Komprimierte Darstellung von Kerninformationen: Ausgangslage, Zusammenfassung von Diskussionsbeiträgen, Ergebnisse

Für eine geraffte Wiedergabe aller wesentlichen Beiträge, die zum Gesamtergebnis führen, entscheidet der Protokollführer oder die Protokollführerin während der Sitzung, wie umfangreich das Protokoll wird, was wichtig ist und was nicht erfasst wird. Er oder sie muss rasch erkennen, was wichtig ist und was nur Ballast darstellt. Im Nachhinein muss erkennbar sein, welche Argumente und Begründungen zur Beschlussfassung geführt haben. Der Aufwand im Nachhinein ist manchmal größer, da die Wesentlichen Informationen kompakt, aber gut nachvollziehbar dargestellt werden sollen.

Dieser Protokolltyp ist sehr häufig im Einsatz bei vielen Konferenzen, Versammlungen, Vereins- und Arbeitssitzungen, weil in überschaubarer Länge die wesentlichen Inhalte kompakt und konzentriert dargestellt sind, selbstverständlich mit wörtlicher Beschlusswiedergabe und Stimmenverteilung. Sehr gut geeignet auch in Betriebsratssitzungen.

Ergebnis-/Beschlussprotokoll

Diese Protokollart enthält nur Ergebnisse, wörtlich die Beschlüsse und Entscheidungen. Umstände, die zu den Entscheidungen geführt haben, werden nicht dokumentiert. Wichtig sind dabei auch die Aufgabenverteilungen und Verantwortlichkeiten:

  • Wer macht was bis wann?
  • Wie geht es konkret weiter?

Das Ergebnis-/Beschlussprotokoll ist eine zeitsparende Form des Protokollierens, die der allgemeinen Informationsflut angenehm entgegenwirkt.

Einsatz: bei vielen betriebsinternen Meetings. Auch in Betriebsratssitzungen kann diese äußerst kompakte Variante eingesetzt werden, jedoch ist dabei zu beachten, dass im Nachhinein die Wege und Argumente zu den Beschlüssen nicht mehr nachvollziehbar sind. Ist dies nicht erforderlich, reicht dieser Protokolltyp aus.

Die Autorin:

Brigitte Graf

Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.

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