Protokollführung für Betriebsräte – Teil 1

— Brigitte Graf. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

19.02.2018

Unsere Fachautorin Brigitte Graf gibt Ihnen in unserer Fachartikel-Reihe Richtlinien für eine gute Protokollführung an die Hand. Zücken Sie die Stifte!

In der Zeit vom 01.03. bis 31.05.2018 finden die nächsten regelmäßigen Betriebsratswahlen statt. Im Prinzip können in einem Unternehmen alle Arbeitnehmer gewählt werden, die das Vertrauen der Belegschaft genießen und bereit sind, im Betriebsrat tätig zu sein. Das können Mitarbeiter aus allen Bereichen bzw. Abteilungen des Unternehmens sein. Somit ist eine Fortbildung zur anstehenden Tätigkeit als Betriebsratsmitglied ratsam.

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Die Praxis der Betriebsratsarbeit
✔ Aufgaben, Rechte und Pflichten von Betriebsratsmitgliedern
  • Klarheit über die Aufgaben der Betriebsratsvorsitzenden
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1. Schriftführer im Betriebsrat

Wer wird Schriftführer? Wer schreibt in den Betriebsratssitzungen das Protokoll? Sowohl bei den Niederschriften der Betriebsratszusammenkünfte sowie im allgemeinen Schriftverkehr gilt es auf treffende, unmissverständliche Formulierungen zu achten.

Das Gesetz legt nicht fest, wer die Sitzungsniederschrift aufzunehmen hat. In der Regel wird eines der Betriebsratsmitglieder zum verantwortlichen Schriftführer bestellt. Auch die Festlegung von mehreren Betriebsratsmitgliedern zu Schriftführern ist möglich, damit sich diese je nach Notwendigkeit gegenseitig unterstützen und abwechseln können.

Ferner ist es ebenso zulässig, eine Assistenz des Unternehmens zur Unterstützung des Schriftführers oder der Schriftführerin einzusetzen. Im Betriebsverfassungsgesetz ist nicht ausdrücklich festgelegt, ab wann eine eigene Bürokraft eingesetzt werden darf. In jedem Falle steht einem Betriebsratsgremium ab 9 Mitglieder eine Bürokraft bei Bedarf zu. Die Bürokraft nimmt dann ohne Stimmrecht an den Sitzungen teil und führt das Protokoll. Hierbei ist selbstverständlich auf Neutralität und Sachlichkeit zu achten, damit das Protokoll nicht etwa von der Meinung der Bürokraft beeinflusst ist.

Ob der Protokollführer einer der Betriebsratsmitglieder ist oder eine hinzugezogene Bürokraft – in jedem Falle ist es sinnvoll, sind im Voraus übers Protokollführen weiterzubilden, beispielsweise im Seminar "Protokollführung für Betriebsräte", das in dieser Tätigkeit schult und außerdem betriebsverfassungsrechtliche Grundlagen für Protokolle liefert. So können Sie einfach und sachgerecht entscheiden, welche Informationen, Meinungen und Argumente im Zusammenhang mit der jeweiligen Problemstellung für den Protokollinhalt wichtig sind.

2. Eigenschaften eines geeigneten Protokollführers

Benötigt werden insbesondere Fähigkeiten, die persönlichkeitsgebunden sind. Ein guter Protokollführer oder eine gute Protokollführerin sollte folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Gut zuhören können, geistige Beweglichkeit: Es reicht nicht aus, einfach nur mitzuschreiben, was gesagt wird. Es ist wichtig, den Sinn des Gesagten zu erfassen und auf den Punkt zu bringen.
  • Gesprochenes in Geschriebenes umsetzen können: Oft ändern und vermischen wir beim Sprechen unsere Sätze, sodass sie grammatikalisch falsch sind. Hier dürfen Sie beim Schriftführen korrigierend eingreifen und Informationen verständlich und grammatisch korrekt festhalten. Zum Selektieren und Umformulieren bedarf es Verständnis für den Sinn des Gesagten und Gefühl für verständliche Sprache in Schriftform.
  • Sachkenntnis, Thematik, Probleme und Ziele der Sitzung kennen: Eine zuvor verschickte Einladung mit Besprechungs-Agenda gibt dem Protokollführer einen inhaltlichen Rahmen vor, an dem er oder sie sich orientieren kann.
  • Schnelles Mitschreiben: Ob handschriftlich oder am Laptop – zügiges Mitschreiben ist stets sinnvoll und verhindert unnötigen Stress oder Angst, etwas nicht rechtzeitig erfassen zu können.
  • Einfühlungsvermögen: Sollte es doch einmal zu schnell und vielleicht sogar ein wenig hitzig in kontroversen Diskussionen zugehen, kann der Protokollführer mit geschickten Nachfragen die Inhalte besser strukturieren – und ganz nebenbei intervenieren, wenn Gespräche zu eskalieren drohen.
  • Hohe Konzentrationsfähigkeit: Ziel ist es, in einem Protokoll je nach gewünschter Protokollart den Verlauf der Sitzung, mindestens aber die Ergebnisse festzuhalten. Ist der Protokollführer jedoch unkonzentriert, werden Wortmeldungen ungenau aufgenommen, missverstanden, der falschen Person zugeordnet oder gar ganz verloren. Über einen längeren Zeitraum konzentriert zu bleiben ist eine Herausforderung, der man sich gewappnet mit Tipps, Tricks und Energie stellen kann.
  • Verantwortung tragen können: Sie unterzeichnen das Protokoll mit und sollten dabei stets unbeeinflussbar und unparteiisch sein.
  • Beurteilen können, was wesentlich und was unwesentlich ist: Nur Mut – streichen Sie Unnötiges!
  • Guter Stil: Gute Deutschkenntnisse, sichere Kenntnis von Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung liefern die Basis für ein gutes Protokoll. Darüber hinaus sollten Sie Protokollstil und -sprache beherrschen.
  • Bereit zur Nacharbeit sein: Das Protokoll muss nach seiner Anfertigung in eine gut strukturierte, leserfreundliche, angemessene optische Form aufbereitet werden. Das erfordert Be- und Überarbeitung. Diese Zeit muss ein Protkollführer oder eine Protokollführerin unbedingt mitbringen.

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Die Autorin:

Brigitte Graf

Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.

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