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Was ist die XRechnung?

10.07.2019  — Dirk J. Lamprecht.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Ab dem 27.11.2020 sind alle Lieferanten an den Bund verpflichtet, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen, andernfalls werden diese abgelehnt. Welche Auswirkungen das auch für Sie hat und was XRechnung genau ist, erklärt Dirk J. Lamprecht in dieser Reihe. Im ersten Teil geht es um Grundlegendes: Was genau ist die XRechnung?

Am 1. Dezember 2016 verabschiedete der Bundestag den Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (sog. E-Rechnungs-Gesetz). Mit dem E-Rechnungsgesetz soll die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 umgesetzt werden. Diese sieht im Wesentlichen eine Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber vor, elektronische Rechnungen anzunehmen, die einem bestimmten EU-Datenmodell entsprechen müssen.

Die Zielsetzung der E-Government-Initiative besteht darin, durch eine gemeinsame europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung durchgängige elektronische Beschaffungs- und Haushaltsprozesse von der Bestellung bis zur Zahlung zu ermöglichen.

Rechnungen, die aufgrund eines Einzelauftrags mit einer Höhe von über 1.000 EUR gestellt werden, müssen nach dem EGovG (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, sog. E-Government-Gesetz, kurz EGovG) in elektronischer Form an den öffentlichen Auftraggeber übermittelt werden.

In § 4a des EGovG wird der elektronische Rechnungsempfang geregelt. Der Abs. 2 definiert die elektronische Rechnung.

„Eine Rechnung ist elektronisch, wenn

  1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
  2. das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht."

Nur durch den Einsatz strukturierter Rechnungsdaten ist ein medienbruchfreier Prozess vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung der beauftragten Leistungen möglich. Eine Bilddatei, ein reines PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine elektronische Rechnung.

Es besteht die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen für Bundesministerien und die Verfassungsorgane seit dem 27.11.2018. Ab dem 27.11.2019 folgen alle übrigen Bundesstellen (d.h. alle öffentlichen Auftraggeber, somit auch auf Landes- und kommunaler Ebene). Diese haben einen elektronischen Rechnungszugang zu schaffen (= Möglichkeit der elektronischen Rechnungsübermittlung durch den Lieferanten).

Ab dem 27.11.2020 tritt dann für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen, andernfalls werden diese abgelehnt.

Zu beachten ist jedoch, dass sich die Regelungen auf Länderebene dagegen zum Teil erheblich voneinander unterscheiden.

Das Europäische Komitee für Normung (CEN) lässt ausschließlich zwei Syntax-Definitionen zu:

  • UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML message as specified in XML Schemas 16B (SCRDM – CII) und
  • UBL invoice and credit note messages as defined in ISO/IEC 19845:2015

Als nationale Spezifizierung der „CEN-Norm“ wurde der Rechnungsdatenaustausch als XRechnung Standard und bereits in einer aktualisierten Version 1.1 des Standards veröffentlicht und im Bundesanzeiger bekanntgemacht, vgl. BAnz AT 28.12.2017 B1, 1.

Die XRechnung enthält neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben auch Informationen, wie beispielsweise die Lieferantennummer, eine Auftragskennnummer sowie die sog. Leitweg-Identifikationsnummer. Diese Leitweg-ID.Nr. ermöglicht eine Zuordnung der Rechnung zum zuständigen Bewirtschafter beim Rechnungsempfänger.

Nach § 4 Abs. 1 E-RechV haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung zu verwenden. Es kann jedoch auch ein anderes Datenaustauschformat verwendet werden, wenn es den Anforderungen der europäischen Norm entspricht.

Ziel ist es, die Rechnung in einen elektronischen Workflow medienbuchfrei zu geben und somit eine direkte Verarbeitung und Verbuchung der Rechnung beim öffentlichen Empfänger zu ermöglichen.

Der Autor:

Dirk J. Lamprecht

Dirk J. Lamprecht leitet seit dem Jahr 2004 die Steuerrechtsabteilung in einer Göttinger Anwalts- und Steuerkanzlei. Daneben war er von 1999 bis 2010 Lehrbeauftragter der Fachhochschule Nordhessen und ist seit 2011 Lehrbeauftragter der Hochschule Bremen in den Bereichen Steuerlehre und Rechnungslegung. Weiterhin ist er als Unternehmensberater, Dozent und Prüfer im Rahmen der IHK-Prüfung zum/zur Bilanzbuchhalter/-in (national und international) sowie als Herausgeber und Autor tätig. Beim DIHK engagiert er sich ehrenamtlich im Bereich der Abschlussprüfung zum/zur Bilanzbuchhalter/-in.

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Bild: rawpixel.com / Pexels (Pexels Lizenz)

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