Projektfrust mit der IT? Agiles Arbeiten hilft!

Wenn die IT zum x-ten Mal in der Woche gebeten wird, etwas "mal eben schnell" zu erledigen, dann ist Ärger vorprogrammiert. Denn oft genug wird aus "mal eben schnell" eine deutlich kompliziertere Aufgabe. Die Folge: Die IT ist genervt, weil sie ständig mit unrealistischen Erwartungen konfrontiert wird, und die die Projektergebnisse erwartende Abteilung schlägt die Hände über dem Kopf zusammen, weil nichts wie vorher geplant klappt. Wo liegt hier das größte Missverständnis und welche Maßnahmen tragen zu einer besseren und entspannteren Zusammenarbeit bei?

Plangetriebener Ansatz vs. Agile Festpreise

In der Planung von Projekten gibt es 3 wesentliche Stellschrauben: den Projekumfang sowie die benötigten Kosten und die benötigte Zeit (z. B. Auslieferungstermin). Im klassischen Projektmanagement dienen der Projektumfang und die dazugehörigen Anforderungen als Basis, um die zwei weiteren Stellschrauben Kosten und Zeit zu schätzen. Der Projektumfang ist in diesem Szenario der Fixpunkt, der zu Beginn festgelegt wird und dessen Umfang sich nicht verändern soll. Die Kosten und der Termin sind abgeleitete Schätzungen.

In der Praxis sieht es dann jedoch häufig so aus, dass die Kosten nicht eingehalten werden, die Deadline immer näher rückt und die Einhaltung unrealistisch wird. Das sorgt für Frustration und schadet der Vertrauensbeziehung von (internen) Kund*innen und Dienstleister*innen. Kund*innen erwarten die Einhaltung der angekündigten Fristen. Dienstleister*innen ärgern sich, dass Kund*innen kein Verständnis für Faktoren aufbringen, die außerhalb ihrer Macht liegen (technische Verspätungen, Krankheitsausfälle, schwierige Realisierung).

Nach Andreas Opelt, © Verlag Dashöfer; für Großansicht bitte anklicken

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Nach Andreas Opelt, © Verlag Dashöfer

Mittlerweile arbeiten viele IT-Abteilungen bereits mit agilen Methoden, wobei regelmäßiges Feedback und Transparenz eine wesentliche Rolle spielen. Und auch sonst stellt der Ansatz agiler Softwareentwicklung den klassischen plangetriebenen Ansatz auf den Kopf: Beim agilen Vorgehen sind der Termin und die Kosten Fixpunkte, während der Projektumfang und die dazugehörigen Anforderungen variabel bleiben. Selbstverständlich gibt es eine Ausgangsidee zu Beginn des Projektvorhabens, die sich im Gegensatz zum plangetriebenen Vorgehen jedoch erst im Laufe des Projektes konkretisiert. Dienstleister*innen entwickeln so lange Teilprodukte (die Intervalle der Fertigstellung werden im Vorfeld von IT-Abteilung und Kund*innen festgelegt, z. B. alle zwei Wochen), bis Kosten und Zeit aufgebraucht sind. Währenddessen treffen die Kund*innen regelmäßig Entscheidungen darüber, ob das Produkt ihren Vorstellungen entspricht. Einzelne Teilprodukte sofort zu liefern, hierdurch zeitnahes Feedback zu erhalten und das Teilprodukt immer im Gesamtkontext des Ausgangsziels zu betrachten, ermöglicht es, den Projektablauf und damit die Kosten konstant im Blick zu behalten. So gibt es keine bösen Überraschungen mehr.

Ist die Vertrauensbeziehung zwischen Kund*in und Dienstleister*in angeknackst, weil bisher Versprechungen nicht erfüllt wurden und es an guter Kommunikation mangelte, können eine Erhöhung der Transparenz und ein variabler Projektumfang eine mögliche Strategie sein, in Zukunft zufriedener mit dem Projekt und einander umzugehen. Sich an Abmachungen zu halten, fördert dabei natürlich die Vertrauensbeziehung. Das agile Manifest entgegnet jedoch, dass das Reagieren auf Veränderung mehr Wert habe als das strikte Befolgen eines Plans. Die Erhöhung der Transparenz, der Anzahl der Feedbackschleifen und die Einführung eines variablen Projektziels schaffen konstant Möglichkeiten, im Projektvorgehen nachzusteuern. Das alles wirkt sich positiv auf die Vertrauensbeziehung aus.

3 Tipps, wie Sie aktiv etwas zu einer gelungenen Zusammenarbeit beitragen können

1. Treten Sie in einem gemeinsamen Workshop in den Dialog und klären Sie frühstmöglich Ihre gemeinsamen Erwartungen (plangetriebener Ansatz oder agiles Vorgehen, evtl. Nutzung einer konkreten Methode, Regelmäßigkeit der Ergebnissichtung im Prozess etc.)!
2. Schaffen Sie Transparenz in der Zusammenarbeit durch Visualisierungshilfen wie das Burndown-Chart.
3. Bitten Sie eine*n Scrum Master*in im Unternehmen um eine Einführung in die agile Arbeitsweise oder holen Sie sich externen Input.

Im Zeitalter der Digitalisierung wird die Schnittstellenarbeit zwischen einzelnen Fachabteilungen nicht abnehmen. Eine vertrauensvolle und gute Zusammenarbeit zu kultivieren, ist für den Projektverlauf von immenser Wichtigkeit. Ganz im Sinne des agilen Manifests stehen nämlich Individuen und Interaktion vor Prozessen und Werkzeugen!