Methode: Social Intranet

In jedem Unternehmen spielt die Kommunikation eine große und wichtige Rolle. Für die Organisation und auch Strukturierung ist sie von großer Bedeutung und leistet damit auch einen wesentlichen Beitrag zum wirtschaftlichen Erfolg eines Betriebes. Dabei geht es nicht nur um die verbale, sondern auch um die nonverbale Kommunikation und Information. Diese vollzieht sich auf unterschiedlichen Wegen, z. B.durch Informationsschreiben, das Schwarze Brett oder Mitarbeiterversammlungen. Und natürlich durch den E-Mail-Verkehr. Andere Unternehmen nutzen dazu ein eigenes Intranet. Aber was ist eigentlich ein Intranet oder das sogenannte „Social“ Intranet?

Was ist ein Social Intranet?

Ein Social Intranet ist eine Softwareplattform, die den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen fördern soll. Die Social Intranet Funktionen können ganz unterschiedlicher Art sein, im Mittelpunkt eines Social Intranets steht jedoch immer die Kommunikation.

Ziel des Ganzen ist der schnelle Austausch von neuen Erkenntnissen, Erfahrungen und wichtigen Informationen direkt unter den Mitarbeiter*innen sowie das Abbilden von weiteren Kommunikations- und internen Geschäftsprozesse. Die Methode verringert den E-Mail-Verkehr, außerdem übergibt das Unternehmen den Mitarbeiter*innen mehr Verantwortung und schenkt ihnen dadurch mehr Vertrauen. Das Vertrauen wiederum steigert die Motivation der Mitarbeiter*innen – was auch durch di erhöhte Transparenz, für die das Social Intranet sorgt, und die verbesserte Kommunikation bzw. Kooperation zwischen Kolleg*innen, Abteilungen und Unternehmensführung gefördert wird.

Während das klassische Intranet in erster Linie dem technischen Informationsfluss und Austausch innerhalb des zur Teilnahme berechtigten Personenkreises dient, bieten Social Intranets noch einige weitere grundlegende Funktionen. Dazu gehören das Erstellen eines Profils der Mitarbeiter*innen und die Bildung von Gruppen für einen effektiven Austausch. Zusätzlich noch das Erstellen von Blog-Beiträgen oder das Veröffentlichen von einzelnen Statusmeldungen, Kommentaren oder Fragen sowie eine Chat- und Suchfunktion. Ein Social Intranet ist somit deutlich dynamischer und interaktiver als ein klassisches Intranet.

Die üblichen Social-Intranet-Funktionen im Detail:

• Unternehmensstruktur und Mitarbeiterverzeichnis
  • Ein integriertes Organigramm hilft den Mitarbeiter*innen dabei, die Unternehmensstruktur zu verstehen und die richtigen Ansprechpartner*innen zu finden.
  • Durch ein Mitarbeiterverzeichnis besteht die Möglichkeit, schnell und unkompliziert mit Teamkolleg*innen Kontakt aufzunehmen.
  • Über die Profilseiten erhalten Mitarbeiter*innen hilfreiche Infos über die Kolleg*innen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.
• Interne Kommunikation per Chat
  • Sich untereinander in den Chats in Echtzeit auszutauschen, ist ideal für die schnelle Informationsbeschaffung.
  • Durch die Kombination mit einer Volltext-Suchfunktion lassen sich die protokollierten Gespräche schnell und bequem durchstöbern.
• Aufgaben und die Effektivität der Mitarbeiter*innen
  • Um für eine besser nachvollziehbare Mitarbeiter-Aktivität zu sorgen, gibt es Status-Updates, die sich kommentieren lassen.
• Mitarbeiter-Berichte und Updates
• Alle laufenden und abgeschlossenen Projekte in einem Überblick, die sich die Mitarbeiter*innen auch eigenständig herunterladen können

Wie Sie sehen, kann Ihnen ein Social Intranet im Unternehmen helfen, einiges an Arbeit zu erleichtern. Bereits 73 % der Unternehmen nutzen deshalb ein Social Intranet zur internen Kommunikation und 50 % der Unternehmen ohne Social Intranet denken an oder planen die Einführung.

Nur ein Social Intranet alleine hilft Ihnen jedoch noch nicht weiter. Es sollte Ihr Unternehmen nicht umformen, sondern in den Alltag integriert werden und Prozesse abbilden können.

5 Tipps, die Ihnen bei der Einführung von Social Intranet helfen

1. Machen Sie sich zuallererst Gedanken darüber, was Ihre Mitarbeiter*innen wirklich brauchen und in welchen Fällen sie welchen Support benötigen. Finden Sie konkrete Prozesse und Vorgänge, die sich mit Social-Media-Funktionen optimieren lassen.
2. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter*innen direkt mit ein. Gerade in Bezug auf ihre Anforderungen und Wünsche sollten sie gehört werden.
3. Im nächsten Schritt sollten Sie eine angemessene Intranet-Strategie entwickeln, die zum Unternehmen passt. Klären Sie Ziel, Umfang und Nutzen der geplanten Intranet-Initiativen.
4. Feiern Sie auch die kleinen Erfolge. Sei es die Produktivität, die sich erhöht hat, oder die Kommunikation, die sich verbessert hat – feiern Sie festgelegte Meilensteine mit einem kleinen Event.
5. Es ist aber auch wichtig, dass Sie das Projekt mit ausreichend Zeit und Expertise angehen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten der individuellen Anpassung an Ihr Unternehmen. Daher sollten Sie ausreichend Zeit zum Aufbau einer nachhaltigen User-Akzeptanz einplanen.