Kanban: Mehr als nur eine To-do-Liste

Kanban bzw. das Kanban Taskboard wurde bereits in den 1950er Jahren von dem Automobilkonzern Toyota entwickelt, um einen gleichmäßigen Rhythmus für den Fertigungsprozess zu gewährleisten. Also weit vor den ersten agilen Prozessen und Arbeitsmethoden wie Scrum. Mittlerweile Ist Kanban weit verbreitet.

Kanban soll vor allem dabei helfen, den Überblick über viele teils parallellaufende Aufgaben zu behalten. Dies wird durch seine Spaltenform erreicht, von denen es in der Ursprungsform genau drei gab:

• To-do/Aufgabe: In der linken Spalte werden zunächst wie bei einer To-do-Liste alle anfallenden Aufgaben festgehalten. Diese befinden sich noch nicht in Bearbeitung.
• Work in Progress/Bearbeitung: Beginnt die Bearbeitung einer Aufgabe, rutscht diese in die mittlere Work in Progress-Spalte.
• Done/Erledigt: Alle vollständig abgeschlossenen Aufgaben landen in der letzten Spalte.

Diese einfache Kanban-Version soll bei der Visualisierung der Arbeit helfen und die Menge angefangener Arbeit regulieren. Es wird festgelegt, wie viele Aufgaben in der Work-in-Progress-Spalte enthalten sein dürfen. Durch die Begrenzung der laufenden Arbeit (WIP) wird die Beeinträchtigung durch Multitasking vermieden und die vorhandene Kapazität nicht überschritten. Diese Begrenzungen decken schnell auf, wo sich Problembereiche in Ihrem Workflow befinden.

Kanban anpassen

Kanban lässt sich schnell und einfach an die Bedürfnisse eines Teams oder einer Abteilung anpassen.

Zum Beispiel könnten die Teammitglieder unterschiedliche Farben haben. Dadurch ist es möglich, schnell zu erkennen, wer an was arbeitet, ob jemand gerade Unterstützung braucht und wer Zeit hat, diese Unterstützung zu bieten.

Ebenso können und sollten die Ursprungsspalten nach den Bedürfnissen des Team angepasst werden. Zum Beispiel können Sie die To-do-Spalte in zwei Unterspalten aufteilen. Die eine Spalte enthält Aufgaben, die in naher Zukunft liegen, und die zweite Spalte enthält die Aufgaben, die dringend erledigt werden müssen.

Die Work-in-Progress-Spalte kann abhängig vom Tätigkeitsbereich und den damit verbunden speziellen Prozessen angepasst werden. Zum Beispiel kann es verschiedene Unterspalten für Prüfungsprozesse geben oder eine Warten-auf-Dritte-Spalte. Eine Warten-auf-Dritte-Spalte bietet sich besonders an, um mögliche Verzögerungen zu visualisieren und ein Gefühl dafür zu bekommen, wie lange Sie für die Bearbeitung einer Aufgabe gebraucht haben und wo Wartezeiten sind. Damit können Sie Ihre Prozesse besser optimieren.

Vorteile und Nachteile von Kanban

Kanban für sich genommen fördert schlicht die Übersichtlichkeit. Es ist auf einen Blick sichtbar, wer gerade an was arbeitet und an welchem Punkt der Entwicklung ein Projekt sich befindet. Noch nützlicher wird dieses Tool, wenn es sich mit anderen Methoden wie Scrum, die den eigentlichen Projektprozess optimieren sollen, verknüpft.

Auch das ist agiles Arbeiten: Nutzen Sie alle Hilfsmittel, die sich Ihnen bieten!