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How to format a business letter

06.02.2020  — Jasmin Dahler.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

In vielen Unternehmen gehört die englischsprachige Kommunikation zum Berufsalltag. Doch bei Briefen an britische oder amerikanische Geschäftspartner*innen gibt es formelle Besonderheiten zu beachten. In unserem Special finden Sie Tipps für den überzeugenden Aufbau Ihres „business letters“!

Eben mal so einen Brief auf Englisch schreiben? Das kann selbst für die unter uns, die fließend Englisch sprechen, eine Herausforderung sein – denn vom Aufbau des Briefes bis zum Datum und der Anrede gibt es hier viele kleine, feine Besonderheiten, die Sie beachten müssen.

Die gute Nachricht zuerst: Die „block form“ des „business letter“ unterscheidet sich kaum von der deutschen Briefform. Der Brief beginnt mit dem Briefkopf (letterhead) und beinhaltet Name, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail Adresse des Absenders oder der Absenderin. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Briefpapier mit einem festen Briefkopf haben, ist dieser Schritt also schon erledigt.

Nun folgt die „reference“ (Bezugszeichenzeile). Diese kann sowohl rechts als auch links im Brief stehen und gibt in kurzer Form den Namen der Person an, die den Brief schreibt. Handelt es sich um eine*n amerikanische*n Geschäftspartner*in, kommt diese Zeile übrigens ans Ende des Briefes! Es gibt keine offizielle Regelung, wie sich das Bezugszeichen zusammensetzt, es werden jedoch oft die Initialen des oder der Verfasser*in des Briefes verwendet, gefolgt von denen des oder der Sekretär*in.

Anschließend folgt das Datum. Achtung! Beachten Sie unbedingt, dass in England und Amerika das Datum anders geschrieben wird. In Amerika wird zuerst der Monat genannt. Daher empfiehlt es sich, um Missverständnisse zu vermeiden, den Monat immer auszuschreiben („May 16th 2020“). Das Datum wird in England immer unter der Bezugszeichenzeile geschrieben. Wenn Sie die Bezugszeichenzeile links ausgerichtet haben, dann steht das Datum auch links.

Nun folgen die Adresse des oder der Empfänger*in und Zustellungs- sowie Bearbeitungsvermerke. Beides sollte im Sichtfenster des Briefumschlages zu sehen sein. Zustellungs- und Bearbeitungsvermerke können sein:

Deutscher Vermerk Englische Entsprechung
Bitte nach Ankunft des Empfängers aushändigen Hold for arrival
Drucksache Printed matter
Durch Kurier By courier
Eilsendung, Eillieferung Express delivery; Special delivery (AE)
Eilt Urgent
Einschreiben Registered (mail)
Falls unzustellbar, bitte zurück an … If undelivered, please return to … (sender)
Luftpost (By) air mail
Nachsenden/Weiterleiten Please forward; To be forwarded
Persönlich Personal
Postlagernd Poste Restante (BE); To be called for
Vertraulich Confidential
Zerbrechlich Fragile

Bei der Adresse des oder der Empfänger*in gibt es nun einige Besonderheiten zu beachten:

  • Der Firmenname wird zuerst genannt. Gibt es keinen Firmennamen, steht der Name des oder der Empfänger*in am Anfang. Es kann zusätzlich die Abteilung genannt werden.
  • Dann folgt die Hausnummer vor dem Straßennamen. Im amerikanischen Englisch folgt nach dem Straßennamen oft noch die Nummer des Apartments, welche durch ein Komma abgetrennt wird.
  • In der nächsten Zeile folgt der Ortsname, danach steht die Postleitzahl. Im britischen Englisch wird die Postleitzahl unter dem Ortsnamen geschrieben.
  • Schließlich muss noch das Bestimmungsland genannt werden.

Jetzt, wo ein Großteil des Layouts geschafft ist, folgt die „opening salutation“, also die Anrede, dann erst kommt die Betreffzeile. Sie können aber hier auch dem deutschen Briefmuster folgen und erst die Betreffzeile und dann die Anrede ausschreiben. Im Englischen wird für formelle sowie auch für informelle Korrespondenzen die Anrede „dear“ verwendet. Achtung: In der englischen Sprache gibt es eine Besonderheit bei der Ansprache von Frauen. Bei einer unverheirateten Frau wird „Miss“, bei einer verheirateten Frau das Wort „Mrs“ verwenden. Um sicherzugehen, können Sie hier die neutrale Anrede „Ms“ nutzen. Im Amerikanischen folgt an „Mrs.“ genau wie an „Mr.“ ein Punkt.

Übrigens: Im britischen Englisch wird nach der Anrede normalerweise kein Satzzeichen verwendet, nur bei persönlichen Schreiben kann ein Komma folgen. Im amerikanischen Englisch hingegen folgt nach der Anrede ein Doppelpunkt.

Jetzt können Sie endlich den Geschäftsbrief schreiben. Der enthält natürlich das Anliegen und entspricht inhaltlich dem deutschen Stil. Nur bei der Form gibt es noch einige Kleinigkeiten zu beachten: So wird das erste Wort des Brieftextes immer großgeschrieben. Der Text wird nicht eingerückt und Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt. Beenden Sie den Brief mit einem „closing sentence“, also einem Satz über die Zukunft und den künftigen Kontakt (z. B.: „I look forward to seeing you again“).

Nach dem eigentlichen Brief folgt die Grußformel. Diese sollte zur entsprechenden Anrede gewählt werden – z. B. „Yours sincerely“, wenn eine direkte Anrede stattgefunden hat, und „Yours faithfully“ bei einer allgemeinen Anrede. Wie bei der Anrede folgt hier kein Satzzeichen.

Nur noch die Unterschrift aufsetzen und Sie haben es geschafft! Well done!

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Bild: TeroVesalainen (Pixabay, Pixabay License)

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