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GoBD: Das Wichtigste auf einen Blick

21.01.2020  — Jasmin Dahler.  Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.

Seit dem 01.01.2017 gelten die neuen Regelungen für die Aufbewahrung von Rechnungen in digitaler Form (GoBD). Doch auch noch heute sorgt diese bei manchen für Ärger und Frust, wenn nicht alles richtig funktioniert. Worauf müssen Sie also achten?

Was ist GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für die sehr lange Bezeichnung: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dabei handelt sich nicht um ein Gesetz, sondern um ein Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen, an das man sich dennoch halten muss.

GoBD soll im Zuge der Digitalisierung sicherstellen, dass Rechnungen, Belege und andere steuerrechtlich relevante Unterlagen unveränderbar archiviert werden. Dabei ist insbesondere das Wort unveränderbar sehr wichtig. Rechnungen können ganz einfach über Word erstellt, in ein PDF-Dokument umgewandelt und dann per Mail an den Rechnungsempfänger versendet werden. Nun ist es aber genauso einfach, dieses PDF-Dokument wieder in ein Word-Dokument umzuwandeln und Änderungen daran vorzunehmen. Diese Änderung kann die Beseitigungen eines Tippfehlers sein, aber auch, und das ist die große Befürchtung, zu Betrugszwecken genutzt werden.

Die Regelung betrifft übrigens alle Freiberufler und Unternehmen, egal ob es sich dabei um ein kleines oder großes Gewerbe oder nur einen Nebenberuf handelt. Ausgenommen sind jedoch Privatpersonen und somit auch Einkünfte, die aus Vermietung und Verpachtung erzielt werden und nicht umsatzsteuerpflichtig sind.

Wie kann man Belege GoBD-konform digitalisieren?

Viele Rechnungen werden heutzutage mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen gleich digital erstellt und auf externe Server abgelegt. Es wäre jedoch ein Trugschluss zu glauben, dass es keine Papierbelege mehr gibt, die wichtig für das Wirtschaftsleben sind. Parkbelege, handschriftliche Quittungen, aber auch eine Notiz können relevant für eine Buchung sein. Daher kommt ein Unternehmen um einen guten Scanner nicht herum. Immerhin sollen die Unterlagen auch noch digitalisiert in einer guten und lesbaren Auflösung vorhanden sein.

Beim Scannen, aber spätestens beim Ablegen an einen Speicherort, muss eine Belegtrennung erfolgen. Diverse Softwaresysteme liefern die Möglichkeit große PDF-Dateien in Einzeldateien zu zerlegen und können den Prozess somit unterstützen.

Beim Speichern muss darauf geachtet werden, dass das Dateiformat digitaler Belege unveränderbar ist. PDF- und Bilddateien (PNG, JPEG usw.) sind akzeptabel; doc-, odt- oder xls-Formate sind es definitv nicht.

Wie kann man Belege GoBD-konform archivieren?

Belege müssen entweder nummeriert oder durch eindeutige Identifikationsmerkmale genau bestimmbar sein, sodass steuerrelevante Informationen den zugehörigen Geschäftsvorfällen in der Buchführung eindeutig zuzuordnen sind. Die Anforderung der Unverlierbarkeit und Unveränderbarkeit bedingt, dass die Belege vor Löschung und Manipulationen geschützt werden müssen. Dies ist sowohl technisch als auch organisatorisch sicherzustellen.

So müssen alle Bearbeitungsschritte am Beleg lückenlos protokolliert werden und das Protokoll mit dem Beleg verbunden sein. Diese Verbindung muss über die gesamte Aufbewahrungszeit der Belege bestehen bleiben und funktionieren. Daher nutzen viele eine Speicherung bei einem deutschen Cloud-Anbieter.

Außerdem müssen in der Buchführung und im Rechnungswesen Zugriffskontrollen eingerichtet werden, um Löschungen der Belege zu verhindern. Hinzu kommt, dass ein Internes Kontrollsystem (IKS) für die Funktionstrennung und gesetzeskonforme Belegverarbeitung unvermeidbar ist.

Neu ab Januar 2020

Ende November 2019 hat das BMF eine Neufassung der GoBD veröffentlicht. Dabei gab es einige kleine Anpassungen.

  1. Die Digitalisierung von Belegen darf neben dem Scannen auch durch das Abfotografieren mit Smartphones erfolgen. Ein Beleg, der im Ausland entstanden oder empfangen wurde, darf dort direkt durch das sogenannte mobile Scannen erstellt werden. Wurde die elektronische Buchführung eines Unternehmens ins Ausland verlagert, dürfen die Ursprungsbelege in Papierformat an den Ort der Buchführung gebracht werden, um dort digitalisiert zu werden. Nach der Digitalisierung können die Papierbelege gegebenenfalls vernichtet werden.
  2. Bei der Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente in ein firmeneigenes Format kann auf die Archivierung der Ursprungsfassung verzichtet werden, wenn
    • bei der Konvertierung das Dokument weder bildlich noch inhaltlich verändert wird und keine Informationspflichtigen Informationen verloren gehen.
    • das Verfahren der Konvertierung dokumentiert wurde und nachvollziehbar ist.
    • die Finanzbehörden auf die Dokumente zugreifen und diese maschinell auswerten können.
  3. Unternehmen dürfen DV-Systeme, wie z. B. Buchhaltungssoftware oder Warenwirtschaftssysteme, sowohl als On-Premise- als auch als Cloud-Lösung nutzen.

Quellen und Hintergründe:

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Bild: jackmac34 (Pixabay, Pixabay License)

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