E-Mail-Kommunikation: Erst denken, dann senden

Nach Auskunft des Branchenverbandes Bitkom erreichen jede dienstliche E-Mail-Adresse in Deutschland im Durchschnitt 18 Nachrichten pro Tag, jede zehnte inzwischen sogar 40 oder mehr Nachrichten. Die Tendenz ist weiter steigend.

Experten zufolge leiden Mitarbeiter unter der Informationsüberflutung, weil die Menge der erhaltenen Informationen und der Anteil an nutzlosen Inhalten zunehmen. Konsequenz: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stoßen bei der Aufnahmefähigkeit und Leistungsfähigkeit an ihre Grenzen. „Es ist sinnvoll, beim Sortieren der Nachrichten mehr Zeit zu investieren, um anschließend erfolgreicher zu sein und Zeit zu sparen“, sagt Dr. Stefan Poppelreuter von TÜV Rheinland. Er berät Unternehmen als Experte für Personal- und Organisations­entwicklung.

Mehrfacher Empfang derselben E-Mail, der fehlende Bezug zur eigenen Arbeit oder auch ausbleibende Reaktionen sind vermeidbare Zeitfresser. Der Umgang mit elektronischer Post kann zu Frustration und Missverständnissen führen, wodurch die Produktivität und Effizienz des Mitarbeiters abnehmen und die Fehlerhäufigkeit steigen kann.

Unternehmensvereinbarungen ergänzen Selbstmanagement

Um Stress und Druck abzubauen, sind ein gesundes Zeitmanagement und Selbstdisziplin maßgeblich. Denn das eigene Verhalten lässt sich steuern. „Wer gut organisiert ist, der kann auch gut kommunizieren“, erklärt Dr. Poppelreuter. Dabei hilft es, Prioritäten zu setzen, Ziele zu definieren und zu verfolgen sowie Arbeitsvorgänge zu straffen. Mitarbeiter sichten eingehende E-Mails nur in festen Abständen und befreien sich von der Vorstellung, sofort reagieren zu müssen. Ferner können Unternehmensleitungen Grundregeln für die Belegschaft festschreiben, um die Anzahl und den Umfang der E-Mails zu verringern.

Auch jeder selbst kann viel bewirken, wenn er einige Regeln befolgt. Dazu gehören aussagekräftige Betreffzeilen. Beispiel: Wer in den Betreff das Wort „Info“ integriert, zeigt, dass der Empfänger nicht selbst handeln muss, sondern lediglich eine Information erhält. Auch kurze und knappe Formulierungen und eine gezielte Auswahl der Empfänger helfen. Um beispielsweise Mehrfachzustellungen von E-Mails zu vermeiden, sind Verteilerlisten und geklärte Zuständigkeiten sinnvoll. Nicht zuletzt ist es gerade im „digitalen Zeitalter“ wichtig, die persönliche Interaktion zu pflegen. „Bei E-Mails gilt: Erst denken, dann senden. Dringendes würde ich ohnehin am besten besprechen“, rät TÜV Rheinland-Experte Dr. Poppelreuter.