Datenschutz und Auskunftspflichten im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung oder Betriebsprüfung – Teil 3

Praxisfall Lohnsteueraußenprüfung – Abfindungen und Datenschutz

Wie in unserem letzten Beitrag an dieser Stelle bereits dargestellt nimmt der Datenschutz im beruflichen Alltag einen immer größer werdenden Stellenwert ein. Ursächlich hierfür ist nicht zuletzt die Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). In diesem Zusammenhang ergeben sich auch Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Schwierigkeiten und Konflikte im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung (Betriebsprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung bzw. Lohnsteueraußenprüfung) sind vorprogrammiert – wie an nachstehender Fallstudie verdeutlicht werden soll.

Abfindungen im Lohnsteuerrecht

Nach Maßgabe von § 34 Absatz 2 Nr. 2 in Zusammenhang mit § 24 Nr. 1 Buchst. a EStG sind Abfindungen, die einem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber als Ersatz für entgangene oder entgehende Einnahmen gewährt werden, ermäßigt im Rahmen der sog. Fünftelregelung zu besteuern.

Voraussetzung für die Anwendung der Fünftelregelung ist, dass es voraussichtlich zu einer Zusammenballung von Einkünften kommt. Kommt es voraussichtlich nicht zu einer Zusammenballung von Einkünften, darf die Fünftelregelung im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht angewendet werden.

Weitere Voraussetzung für die Anwendung der ermäßigten Besteuerung ist, dass die entscheidenden Akzente für die Auflösung des Dienstverhältnisses vom Arbeitgeber gesetzt werden. Das Vorliegen dieser beider Voraussetzungen ist vom Arbeitgeber nachzuweisen.

Der Praxisfall

Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung wird routinemäßig überprüft, ob bei der Gewährung von Abfindungszahlungen die Voraussetzungen für die ermäßigte Besteuerung im Rahmen der Fünftelregelung vorgelegen haben. Die Voraussetzungen für die Anwendung von Steuerbefreiungsvorschriften und Steuerermäßigungen sind grundsätzlich vom Arbeitgeber nachzuweisen.

Um zu überprüfen, ob die Voraussetzungen für die in der Lohn- und Gehaltsabrechnung angewendete Fünftelregelung vorliegen, bittet der Lohnsteueraußenprüfer um Vorlage der Personalakten der betroffenen Arbeitnehmer. Der Lohnsteueraußenprüfer möchte anhand der Personalakten überprüfen, ob die entscheidenden Akzente für die Auflösung des Dienstverhältnisses vom Arbeitgeber gesetzt wurden.

Der Arbeitgeber verweigert die Vorlage der Personalakten und beruft sich auf dabei auf zwingende datenschutzrechtliche Gründe. Er vertritt die Auffassung, in den Personalakten seien wichtige personengeschützte Daten enthalten, z.B. Gesundheitsdaten und arbeitsrechtliche Sachverhalte, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht relevant sind. Daher dürften diese Daten nach Auffassung des Arbeitgebers aus datenschutzrechtlichen und arbeitsrechtlichen Gründen dem Finanzamt nicht vorgelegt werden.

Die Rechtslage

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich dazu verpflichtet, im Rahmen seiner Mitwirkungspflichten bei einer Außenprüfung alle steuerrelevanten Daten vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Alle Daten des Arbeitnehmers, insbesondere steuerrelevante Daten, sind durch das Steuergeheimnis (vgl. § 30 Abgabenordnung) besonders geschützt. Der Verstoß des Steuergeheimnisses durch das Finanzamt stellt im Übrigen einen strafrechtlichen Tatbestand dar. Dem Datenschutz wird also durch das Steuergeheimnis hinreichend Rechnung getragen.

Verletzung von Mitwirkungspflichten

Kommt der Arbeitgeber seinen Mitwirkungspflichten im Rahmen einer Außenprüfung nicht nach, kann das Finanzamt entsprechende Sanktionen erlassen, z.B. Festsetzung von Zwangsgeld oder Verzögerungsgeld. Darüber hinaus ist das Finanzamt berechtigt, die aus der Nichtvorlage von angeforderten Unterlagen resultierenden Konsequenzen zu ziehen, z.B. durch eine Schätzung von Besteuerungsgrundlagen oder die Umqualifizierung von bislang steuerfrei belassenen Einkünften in lohnsteuerpflichtige Einkünfte.

Im hier vorliegenden Sachverhalt weigert sich der der Arbeitgeber, Nachweise zu erbringen, dass die Voraussetzungen für die Anwendung der Fünftelregelung vorgelegen haben. Daher darf die Fünftelregelung entsprechend nicht angewendet werden. Die vom Arbeitgeber gewährte Abfindung ist daher im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung der Regelversteuerung zu unterwerfen.

Auswirkungen auf die Sozialversicherung

Während die Steuervorteile durch die Anwendung der Fünftelregelung vergleichsweise überschaubar sind, ergeben sich darüber hinaus erhebliche sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen. Soweit es sich bei der vom Arbeitgeber gewährten Abfindungszahlung um eine Entschädigung handelt, die für den Verlust des Arbeitsplatzes gewährt wird, handelt es sich in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht nicht um Arbeitslohn. Daher entfällt in diesen Fällen eine Verbeitragung zur Sozialversicherung. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die erforderlichen Voraussetzungen nachgewiesen werden.

In der Praxis kommt es gelegentlich vor, dass die entscheidenden Akzente für die Auflösung des Dienstverhältnisses tatsächlich nicht vom Arbeitgeber gesetzt werden, z.B. weil der Arbeitnehmer gekündigt hat oder ein befristeter Vertrag ausgelaufen ist. In diesem Zusammenhang werden gelegentlich Sondergratifikationen oder Bonuszahlungen gewährt, z.B. nach erfolgreichem Abschluss eines Projektes, die dann – zu Unrecht - im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung als Abfindungszahlung deklariert werden.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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