Alexa, Siri und Co. – eine neue Generation von Assistenzen? – Über Chancen und Risiken der Digitalisierung im Büro der Zukunft

Künstliche Intelligenz (KI) ist nicht erst seit gestern fester Bestandteil der Industrie 4.0-Bewegung. Und während wir der Technologie in unserem Privatgebrauch immer wieder aufs Neue die Türen öffnen, verbreitet das Thema Digitalisierung und KI in der eigenen Arbeitswelt oftmals Angst und Schrecken.

Aber warum eigentlich? Die Digitalisierung hat doch bereits seit Jahren erfolgreich bewiesen, dass sie uns mehr als dienlich sein kann. Wir alle sind fest in ihrer Hand und reflektieren viel zu wenig darüber, was das mit uns gemacht hat.

Denken Sie dabei an den flinken selbstfahrenden Staubsauger, den Rasenrobotor oder Ihren Thermomix. Möchten wir darauf heute noch verzichten? Und auch die digitalen Assistenten wie Amazons Alexa halten bereits seit Jahren in vielen Häusern Einzug und organisieren fleißig mit, wenn es um Einkaufslisten, Urlaubsplanungen und Recherchearbeiten geht. Alexa und Co. sind stets bereit. Eine perfekte Assistenz also?

Künstliche Intelligenz im Büro 4.0

Ohne Zweifel gibt es bereits einige moderne Büros in den USA und Europa, die mit digitalen Assistenten arbeiten. An Amazons Alexa, Apples Siri und Duplex, dem neusten Highlight von Google, kommt man quasi nicht mehr vorbei und daher ist es längst an der Zeit, sich intensiver mit diesen digitalen Gadgets auseinanderzusetzen. Denn auch sie können unseren beruflichen Alltag erleichtern.

Wie man in diesem Video beeindruckend sieht, tätigt der smarte Assistent von Google selbständig Anrufe, um Tischreservierungen in Restaurants vorzunehmen und Termine auszumachen. Und am anderen Ende der Telefonleitung merkt man nicht einmal, ob es ein Mensch oder ein Roboter ist, der da gerade mit einem spricht. https://www.youtube.com/watch?v=D5VN56jQMWM

Auch die Business Version von Alexa (genannt Alexa for Business) arbeitet bereits erfolgreich in den Büros vieler Unternehmen. Alexa bucht Besprechungsräume, macht Termine aus, versendet Druckaufträge und bestellt Büromaterial. Alles Aufgaben, die seit Jahren auf den Tischen von Assistenzen landen, aber nicht unbedingt gerne von diesen ausgeführt werden. Fluch oder Segen für das Berufsbild der Assistenz?

Ein Hoch auf die Digitalisierung

Es gibt keine bessere Zeit, um als Management Assistenz zu arbeiten, denn die Themen rund um die Digitalisierung verhelfen zu einem komplett neuen Profil und darüber hinaus zu einem besseren Image. Denn noch immer herrscht hier und da der Irrglaube, dass Assistenzen lediglich Kalendereintragungen und Reisebuchungen vornehmen und nebenbei noch den Kaffee aufbrühen. Diese Zeiten sind längst überholt und auch, wenn manche organisatorischen und administrativen Aufgaben zum Stellenprofil dazugehören, erfährt diese Berufsgruppe gerade einen Aufschwung. Die Stellenportale sind übersät mit attraktiven Angeboten und Unternehmen wie Google nennen ihre Assistenzen schon längst „Administrative Business Partner“.

Und das ist das Bild der Assistenz 4.0. Sie ist neben den Office Management Aufgaben zugleich Berater und operativer Stratege. Und dies oftmals unbemerkt. Assistenzen sind bereits an vielen Stellen aktiv in wichtige Projekte involviert, verwalten Budgets und führen Personal. Nun ist es an der Zeit, dies zu intensivieren und zugleich ein bisschen lauter zu werden und darzustellen, was in dieser Berufsgruppe alles steckt.

Um in die strategischen und operativen Aufgaben einzahlen zu können, bedarf es zweierlei Dinge: Ressourcen und neue Fähigkeiten. Ressourcen bekommen wir dank der Digitalisierung immer mehr geschenkt und es ist nur eine Frage der Zeit, bis man sich mit Selbstverständlichkeit den digitalen Assistenten als Kollegen gegenübersieht.

Und neue Skills erlernt man ebenfalls schnell. Daher: Setzen Sie sich mit den Themen der Arbeitswelt 4.0 wie New Work, Digitalisierung und eben KI intensiver auseinander und werden Sie zum Experten. Werden Sie fit für das Büro der Zukunft, wo die Rolle der Assistenz als wichtiger strategischer Sparringspartner unabdingbar wird. Nutzen Sie Trainings und Weiterbildungen, um sich und Ihr Profil neu zu formen und als digitaler Pionier ein wichtiger Bestandteil in Ihrer Organisation zu werden. Denn Assistenzen können aus ihrer Rolle heraus wunderbare Treiber der digitalen Transformation sein und dies gilt es jetzt anzupacken – mit all den unterstützenden technologischen Wegbereitern.

Emotionale Intelligenz versus künstliche Intelligenz

Wer macht am Ende das Rennen? Im Büro der Zukunft muss es sicherlich eine gute Kombination aus beidem sein. Die digitalen Helfer übernehmen bereits erfolgreich diverse Standard- und Routineaufgaben und die „reale Assistenz“ ist Hüter über Werte und Menschlichkeit, denn dies bedarf es gerade in der Digitalisierung in großem Maße. Resilienz und Achtsamkeit werden immer wichtiger in den Unternehmen und das richtige Gespür hierfür kann nur ein Mensch entwickeln und keine Maschine.