5 Tipps, um Mitarbeiter*innen für neue Tools zu begeistern

In Unternehmen sind immer wieder Veränderungen notwendig, um effektiver und schneller zu arbeiten und mit der Digitalisierung mitzuhalten. Neue Anwendungen für die Verbesserung der Kommunikation, Steigerung der Effizienz und den Ausbau der Automatisierung von Prozessen gibt es genügend. Das richtige Tool für Ihr Unternehmen zu finden, ist also nicht das Problem. Doch jedes neue Tool bedeutet auch einen Eingriff in den gewohnten Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter*innen. Und Sie kennen es von sich selbst: Alte Gewohnheiten sind schwer abzulegen. Daher kann der Nutzen durch die Veränderung für Sie noch so vielversprechend und offensichtlich sein – es kann passieren, dass sich Ihre Mitarbeiter*innen weigern, das neue Programm zu nutzen. Manche ganz offen, andere aus Gewohnheit. Wir geben Ihnen fünf Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter*innen sanft in die richtige Richtung "stupsen" können. Denn eines ist klar: Ihre Mitarbeiter*innen verweigern die neue Anwendung nicht, um Sie zu ärgern.

1. Rechtzeitig informieren

Von einem Tag auf den anderen Tag den Arbeitsalltag umzukrempeln, wird mit großer Wahrscheinlichkeit in einer Katastrophe enden. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter*innen jedoch rechtzeitig über anstehende Veränderungen informieren, bevor der Flurfunk eine kleine Revolution ankündigt, haben Sie bereits einen guten Grundstein gelegt. Reden Sie nicht mit Einzelnen, sondern präsentieren Sie ein neues Tool allen Mitarbeiter*innen, sobald Sie sich entschieden haben. Ansonsten könnte sich jemand ausgeschlossen fühlen. Für eine allgemeine Information reicht hier oft auch schon eine interne Rundmail mit dem Hinweis, dass es noch eine genaue Einführung in das Programm geben wird. Zur Präsentation muss man dann aber natürlich auch kommen.

2. Das neue Tool richtig vorstellen

Präsentieren Sie allen betroffenen Personen genau, wie die neue Software oder Anwendung funktioniert. Stellen Sie die Vorteile des Programms gezielt vor und erläutern Sie die Auswirkungen auf die üblichen Routinen. Holen Sie sich notfalls einen Fachmann oder eine Fachfrau ins Haus, bevor Sie eine Präsentation im Stil von „irgendwo hier“, „ich glaube, dass das geht“ oder „das weiß ich auch noch nicht“ über die Bühne zwingen. Ihre Mitarbeiter*innen benötigen eine sichere Vorstellung des Programms, ansonsten bleibt Unsicherheit und es wird sich eine innere Blockade aufbauen.

3. Unterstützen Sie Ihre Kolleg*innen während des Einführungsprozesses

Am ersten Tag, an dem das neue Programm genutzt werden soll, werden sich Ihre Mitarbeiter*innen freuen, wenn sie einen Flyer oder eine Broschüre auf ihrem Arbeitsplatz vorfinden, in dem kompakt die Anwendung erläutert wird. Etwas Reales zum Anfassen und Durchblättern drückt nicht nur Wertschätzung aus, sondern signalisiert, dass Sie durchaus Verständnis dafür haben, dass es die nächste Zeit vermutlich erst komplizierter wird, bevor die Arbeit schneller und leichter wird.

4. Nehmen Sie Unterstützung an

Es wird Mitarbeiter*innen geben, die die neue Anwendung sofort lieben werden, ohne dass Sie irgendetwas dafür tun mussten. Das ist gut, denn diese Personen können Ihnen helfen und Mitarbeiter*innen mit ins Boot holen, die Sie vielleicht gar nicht erreichen. Fans werden das Tool vermutlich viel schneller verstehen als die anderen Mitarbeiter*innen und können diesen dann zur Seite stehen. Signalisieren Sie, dass diese Unterstützung absolut erwünscht und hilfreich ist.

5. Feedback aufnehmen

Eine gute und gesunde Feedback-Kultur ist immer wichtig. Fragen Sie daher bezüglich der neuen Anwendung nach Feedback und arbeiten Sie auch mit diesem Feedback. Auch wenn Mitarbeiter*innen nicht immer unbedingt konstruktive Kritik äußern, liegt es bei Ihnen, richtig mit dem Feedback umzugehen und Impulse herauszufiltern, die Sie und die Belegschaft weiterbringen. Wie können Sie unzufriedenen Mitarbeiter*innen helfen, mit der Situation umzugehen? Können Sie die Software vielleicht anders einstellen, sodass sich die Betroffenen wohler fühlen? Gibt es Schulungsmöglichkeiten? Oder (auch wenn es sehr unpraktisch wäre) ist das Tool wirklich gar nicht so sinnvoll, wie es auf den ersten Blick erscheint, und sollte doch wieder abgeschafft werden?

Alle unsere Tipps haben zum Ziel, Ihre Mitarbeiter*innen auf der bevorstehenden digitalen Reise mitzunehmen. Zeigen Sie bei jedem Veränderungsprozess Wertschätzung, kommunizieren Sie die Vorteile der Veränderung und geben Sie gerne zu, dass es natürlich eine Herausforderung wird – und heben Sie dann hervor, dass Sie es gemeinsam als Team schaffen werden.