Vertrauliche Informationen in neuen Unternehmen in höchster Gefahr

Unternehmen, die weniger als fünf Jahre existieren, kompromittieren die Vertraulichkeit von sensiblen Informationen zwei Mal häufiger als etablierte Unternehmen. Das ist eines der Ergebnisse einer aktuellen Umfrage von Iron Mountain, einem führenden Archiv- und Informationsmanagement-Dienstleister, zur Informationsmanagement- und Sicherheitspraxis im Mittelstand.

Die eingehende Studie zu mittelständischen Unternehmen in Europa und Nordamerika zeigt, dass Mitarbeiter neu gegründeter Organisationen ihre Geschäfte Informationsrisiken aussetzen, da sie zu unbedacht mit kritischen Unternehmensdaten umgehen. Fast die Hälfte (48 Prozent) der Befragten gab an, dass sie sensible Dokumente im Büro liegen gelassen, diese komplett verlegt oder sogar an öffentlichen Plätzen verloren hat. Das ist doppelt so viel wie in bereits etablierten Unternehmen – hier gab weniger als jeder Vierte (23 Prozent) an, ähnliche Informationsmanagement-Fehler begangen zu haben.

Junge Unternehmen sind sich oft nicht sicher, wie lang sie Dokumente wie Steuerunterlagen, Verträge oder Kundendaten aus rechtlicher Sicht aufbewahren sollten – und erhöhen so die Wahrscheinlichkeit die Sicherheit der Informationen zu gefährden. Beispielsweise gab mehr als die Hälfte (51 Prozent) der Mitarbeiter in Unternehmen, die zwischen einem und fünf Jahren existieren, an, dass sie möglicherweise sensible Personaldaten über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus vorhalten könnten, wodurch sie das Unternehmen dem Risiko eines Reputationsverlustes sowie Strafen aufgrund von Datenschutzvorgaben aussetzen. Im Vergleich: bei Unternehmen, die bereits über 25 Jahre in Geschäft sind, sind es lediglich 20 Prozent.

Noch unternehmen junge Firmen zu wenig gegen diese Situation und priorisieren die Expansion in neue Märkte (80 Prozent) oder die Produktentwicklung (54 Prozent). So hat die Mehrheit (76 Prozent) keine Pläne, Schlüsselprozesse wie Human Resources beim Informationsmanagement zu automatisieren. Sie sind auch unerfahrener darin als langjährige Firmen, Datenschutzverfahren zu managen oder Wert aus ihren Informationen zu ziehen. Bei der Frage nach ihren Compliance-Vorgaben zu Prozessen im Datenmanagement, fand nur ein Drittel (32 Prozent) der unter fünf Jahre alten, befragten Unternehmen, dass ihre “Prozesse relevant und einfach anwendbar“ seien. Im Vergleich fanden das dagegen 46 Prozent der Befragten aus Unternehmen, die 25 Jahre und länger existierten. Ein ähnliches Ergebnis zeigte sich bei der Frage nach effektiven Prozesse zum Monitoring wertvoller Informationen: Ein Viertel (28 Prozent) der jungen Unternehmen stuft diese als effizient ein, dagegen zwei Fünftel (40 Prozent) der Befragten aus langjährigen Unternehmen.

“Die ersten fünf Jahre eines Unternehmens sind oft dem zügigen Wachstum gewidmet um sich im Markt zu etablieren“, so Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. “Die Start-up-Phase ist stressig, daher ist es vielleicht sogar nachvollziehbar, dass gerade in dieser Zeit Fehler im Informationsmanagement auftreten. Trotzdem – unabhängig davon, wie lang man im Geschäft ist: Gesetz ist Gesetz. Daher ist es essentiell, dass vertrauliche Informationen geschützt werden. Wenn schlechte Informationsmanagement-Gewohnheiten nicht eingedämmt und durch effektive Prozesse ersetzt werden, sehen sich junge Unternehmen Reputationsschäden und rechtlichen Konsequenzen gegenüber, die schnell das Kundenvertrauen zerstören und so das Überleben des Unternehmens gefährden können.“

Eine frühere Studie von Iron Mountain und PwC legt nahe, dass viele mittelständische Unternehmen eine “Eingebung“ in Bezug auf Informationen haben, wenn anfängliche Produkte oder Dienstleistungen beginnen, Marktanteile zu verlieren – das ist oft zwischen dem fünften und siebten Jahr der Fall. Laut Studie weiß ein Drittel (38 Prozent) der Jungunternehmen nicht, wie Informationsflüsse im Geschäft verlaufen; verglichen mit 22 Prozent der mindestens sechs Jahre alten Unternehmen. Um zu einer ausgereifteren Herangehensweise im Umgang mit Informationen und deren sinnvoller Nutzung zu gelangen, müssen Jungunternehmen von Anfang an effektive Informationsmanagement-Prozesse etablieren, die zum Teil der Unternehmenskultur werden.

Weitere Details und Hintergrundinformationen finden sich unter http://bit.ly/2puTXIz

Die Umfrage wurde für Iron Mountain von Opinion Matters durchgeführt, die insgesamt 4.006 Mitarbeiter in Unternehmen mit einer Größe von 250 - 3.000 Angestellten (in Nordamerika 250-5.000 Mitarbeiter) in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Spanien und Nordamerika befragten. Die Teilnehmer kamen aus den Bereichen Herstellung, Maschinenbau, Versicherung, Finanzdienstleistung, Recht, Pharmazie und Energie mit Positionen in HR, Recht, IT, Geschäftsführung, Einkauf, Vertrieb, Marketing, Objekt- und Büroleiter, Administration einschließlich persönlicher Assistenz und Sekretariat sowie Personen, die als verantwortlich für Informationsmanagement erachtet wurden. Die Studie wurde mittels Online-Interviews in April und Mai 2016 durchgeführt.