Zeit zu handeln: Im Februar startet die Vereinheitlichung des europäischen Zahlungsverkehrs

„Der Aufwand für die SEPA-Umstellung wird vielfach mit der Euroumstellung verglichen,“ sagt Henrik Leps, Director Finance und Controlling der Allied Visions Technologies GmbH. Leps hat in seinem Unternehmen schon im vergangenen Jahr mit der SEPA-Umstellung begonnen und will anderen Unternehmen Mut machen, zügig mit der Umsetzung zu beginnen: „Es gibt zahlreiche hilfreiche Tools, die den Prozess erleichtern – und wir haben ganz viel Unterstützung von unserer Hausbank erhalten.“ Die im März 2012 vom europäischen Gesetzgeber beschlossene Umstellung auf die Single Europe Payments Area, kurz SEPA genannt, wird von den Unternehmen noch eher zögerlich angegangen. Nach aktuellen Angaben der Bundesbank wurde beispielsweise die für Lastschriften nötige Gläubiger-Identifikationsnummer bisher in gut einer Million Fällen vergeben – bundesweit gibt es allerdings 3,6 Millionen Unternehmen. Bis zum 1. Februar 2014 gibt es also noch viel zu tun. Die Umstellung auf SEPA stellt Unternehmen dabei vor unterschiedlich große Hürden. „Fest steht, dass die SEPA-Migration eine komplexe Querschnittsaufgabe für das ganze Unternehmen ist“, sagt Philip Herchner, Cashmanager bei der Hamburger Sparkasse (HASPA). Deshalb rät auch er, schnellstmöglich mit der Umstellung zu beginnen.

SEPA-Projekt aufsetzen

Philip Herchner empfiehlt, einen SEPA-Projektverantwortlichen zu benennen, der einen Überblick über den Stand in den einzelnen Abteilungen hat. Das kann beispielsweise ein kaufmännischer Geschäftsführer sein. Möglichst schnell sollten dann personelle Ressourcen geklärt werden, um festzustellen, wie viel Hilfe noch von außen notwendig ist, zum Beispiel im IT-Bereich. „Alle Banken bieten SEPA-Vorträge an. Tipps, wie die Umstellung auf SEPA gelingen kann, erhalten Sie von Ihrem Firmenkundenberater“, sagt Herchner.

Finanzprozesse analysieren

„Wichtig ist, alle Finanzprozesse im Unternehmen in Hinblick auf SEPA-Relevanz zu analysieren“, sagt Henrik Leps. „Betroffen sind alle Bereiche, in denen Geld fließt und Bankdaten vorkommen.“ Das sind nicht nur Kernbereiche wie Management, Rechnungswesen, Treasury oder IT. Von der Umstellung berührt sind beispielsweise auch Kundenbetreuung und Vertrieb, sie müssen IBAN und BIC der Kunden abfragen und die Stammdaten entsprechend ergänzen. „Holen Sie für einen reibungslosen Übergang bei den Gehaltszahlungen auch rechtzeitig IBAN und BIC Ihrer Mitarbeiter ein“, empfiehlt Leps.

Überweisungen müssen EU-Regeln entsprechen

Kernelement der Änderung sind zwei neue Nummern, die Kontonummer und Bankleitzahl ersetzen sollen: Die IBAN (International Bank Account Number), also eine internationale Kontonummer, und die BIC (Business Identifier Code), eine Art internationale Bankleitzahl. Zudem kommen kleine Änderungen hinzu: „Beispielsweise stehen im Verwendungszweck nur bis zu 140 Zeichen zur Verfügung und es dürfen keine Umlaute verwendet werden“, erläutert Herchner.

Datenumwandlung in SEPA-Format

Um die Daten aller verwendeten Bankverbindungen in das neue Format zu bringen, müssen diese exportiert werden. Danach können die neuen IBAN- und BIC-Nummern ergänzt und die Daten reimportiert werden. Hilfreich sind sogenannte Konvertierungsprogramme. „Ein Upload der Kontodaten ins Portal und Empfang der SEPA-Daten kann man auf einigen Portalen weitestgehend kostenfrei vornehmen“, weiß Henrik Leps. Auch die Kreditinstitute helfen bei der Konvertierung. „Mit dem Import der ergänzten Daten ist meist jedoch noch nicht alles getan, oft bleibt eine kleine Fehlerquote, die dann von Hand korrigiert werden muss“, so Philip Herchner.

IT-Infrastruktur anpassen

Die gesamte IT-Infrastruktur der Finanz- und Bankgeschäfte eines Unternehmens ist von der SEPA-Migration betroffen. „Die Buchhaltungssoftware und die Bankenschnittstelle, also die Software, mit der das Unternehmen seine Informationen an die Bank übermittelt, müssen SEPA-fähig sein“, sagt Henrik Leps. Zudem erfordert die neue SEPA-Kennung ein spezifisches Datenformat – das XML-Nachrichtenformat nach ISO 20022 – zumindest, wenn man digitale Zahlungsdienste nutzt. Die meisten Softwarehersteller bieten Updates für die vorhandenen Programme an.

Große Veränderungen bei Lastschriften

„Unternehmen, die Lastschriften einziehen, sollten sich auf größere Veränderungen einstellen“, erläutert Philip Herchner. Sie müssen bei der Bundesbank eine Gläubiger-ID beantragen und zur eindeutigen Kennzeichnung für jeden Zahlungspflichtigen eine Mandatsreferenznummer vergeben, zum Beispiel eine Kundennummer. „Die Besonderheit ist, dass vor einem geplanten Einzug eine schriftliche Vorabinformation, die sogenannte Pre-Notification, des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen erforderlich ist. Sie sind außerdem nach der SEPA-Umstellung dazu verpflichtet, Änderungen am Lastschrift-Betrag mit 14 Tagen Vorlauf anzukündigen“, erklärt Herchner. Dieser Zeitpunkt kann vom Unternehmen in den Kundenbedingungen/ -verträgen oder AGB verkürzt werden. Die alten Einzugsermächtigungs- und Abbuchungsauftragslastschriften können künftig nicht mehr verwendet werden. Das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) am Kartenterminal bleibt bis Ende Januar 2016 erhalten.

SEPA-Basis-Lastschrift (Direct Debit Core)

Die SEPA-Basis-Lastschrift ist mit dem deutschen Lastschriftverfahren vergleichbar. Zahlungspflichtige können Firmen und Verbraucher sein. „Neu ist, dass ein Widerspruchsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angaben von Gründen innerhalb von acht Wochen nach Belastung besteht“, so Herchner. Erfolgt eine Belastung ohne gültiges SEPA-Lastschriftmandat, läuft der Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen bis zu 13 Monate nach Buchung. Unternehmen sollten deshalb unbedingt prüfen, ob für ihre bisherigen Lastschriften gültige schriftliche Einzugsermächtigungen vorliegen. Diese Einzugsermächtigungen werden automatisch in SEPA-Basis-Lastschriftmandate umdeklariert. „Bisher wurden in Deutschland Lastschriften sofort von den Banken bearbeitet und meistens am nächsten Tag abgebucht. Nach der SEPA-Umstellung wird die Lastschrift erst mit zwei bis fünf Tagen Verspätung abgebucht, das hat auch Auswirkungen auf das Liquiditätsmanagement“, gibt Herchner zu bedenken. Unternehmen, die immer gleiche Beträge per Lastschrift einziehen, sollten deshalb die Lastschriften zwei bis fünf Tage früher einreichen. Wenn die per Lastschrift abgebuchten Beträge variieren, müssen Unternehmen sich darauf einstellen, dass die Lastschrift nicht mehr so schnell nach Abschluss der Rechnung eingezogen werden kann.

SEPA-Firmen-Lastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit)

Bei der Firmenlastschrift müssen Zahlungspflichtiger und Zahlungsempfänger Firmen sein. Sie ist vergleichbar mit dem deutschen Abbuchungsverfahren. Ein wichtiger Vorteil der SEPA-Firmen-Lastschrift: Sie kann vom Zahlungspflichtigen nicht zurückgegeben werden und hat damit eine frühere Gültigkeit. „Eine unterschriebene Kopie des SEPA-Firmen-Mandats mit Original-Unterschrift muss der Bank des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug vorliegen, sonst wird die Lastschrift retourniert“, so Herchner. Die Änderungen im Lastschriftverfahren ziehen eine Reihe von Aufgaben nach sich. „Zum Beispiel muss das Rechnungswesen die Stammdaten von Kunden und Lieferanten um SEPA-Informationen ergänzen und die Nachweisbarkeit der Einzugsermächtigungen prüfen, das Cash-Management muss die veränderten Einreichungsfristen berücksichtigen und die Rechtsabteilung beispielsweise die AGBs anpassen“, weiß Herchner.

Geschäftsausstattung anpassen

Auch die Änderung der Geschäftsausstattung sei ein nicht zu vernachlässigender Arbeitsaufwand, so Henrik Leps. „Häufig unterschätzt man, wie viele Formulare im Unternehmen im Umlauf sind, insbesondere, wenn Mitarbeiter ihre eigenen Entwürfe nutzen“, sagt der Finanzmanager. IBAN und BIC müssen auf allen Geschäftspapieren, in Broschüren und Publikationen sowie im Internet erscheinen. „Wenn man die Mitarbeiter anhält, keine lokalen Vorlagen mehr zu nutzen, dann schaltet man eine häufige Fehlerquelle aus“, so Leps.

Mehr Transparenz, weniger Kosten

Ausführliche Informationen zu den SEPA-Anforderungen findet man auf den Seiten der Bundesbank unter www.sepadeutschland.de. „Die SEPA-Umstellung ist schon ein aufwändiger Prozess, doch wir begrüßen, dass wir unseren Euro-Zahlungsverkehr künftig über ein einziges Konto abwickeln können“, sagt Henrik Leps. Auch Philip Herchner sieht künftig durchaus Vorteile in der Vereinheitlichung des Zahlungsverkehrs: „SEPA bietet die Chance, ausländische Geschäftskonten zu reduzieren, Verwaltungsaufwände zu verringern und die Transparenz der Finanzprozesse zu erhöhen. Das führt im Idealfall zu mehr Effizienz und auch zur Reduktion von Kosten.“