Reisekosten: Neuregelungen bei Hotelübernachtungen

Keine pauschale Herausrechnung des Frühstücksanteils

Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit in einem Hotel übernachtet, ist in den Übernachtungskosten regelmäßig ein Kostenanteil für das Frühstück enthalten. Soweit in der Hotelrechnung das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen wird und sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen lässt, konnte der Kostenanteil für das in diesem einheitlichen Rechnungsbetrag enthaltene Frühstück bislang pauschal mit einem Betrag in Höhe von 4,80 Euro herausgerechnet werden (20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden, vgl. R 9.7 Absatz 1 Satz 4 LStR).

Beispiel:

Übernachtung einschließlich Frühstück	130,00 Euro
davon Anteil für Frühstück	4,80 Euro
davon Anteil für Übernachtung	125,20 Euro

Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz vermindert sich der Umsatzsteuersatz für Beherbergungsleistungen von 19 % auf 7 %. Weil die Kosten für die Übernachtung nunmehr dem ermäßigten Steuersatz und die Kosten für das Frühstück dem Regelsteuersatz unterliegen, können die Kosten fortan aus umsatzsteuerlichen Gründen nicht mehr in einem einheitlichen Rechnungsbetrag ausgewiesen werden. In der Konsequenz kann das Frühstück reisekostenrechtlich nicht mehr mit 4,80 Euro bewertet werden, sondern ist mit den tatsächlichen Kosten (ortsüblicher Endpreis am Abgabeort) anzusetzen. In der Regel berechnen die großen Hotelketten für ein Frühstück zwischen 15 und 20 Euro. Dadurch entstehen für die Arbeitnehmer im Rahmen der betrieblichen Reisekostenabrechnung erhebliche Nachteile.

Beispiel:

Eine Hotelrechnung lautet wie folgt:

Kosten für Übernachtung	112,00 Euro
Kosten für Frühstück	18,00 Euro
Summe	130,00 Euro

Hinsichtlich der Kosten für das Frühstück handelt es sich um Kosten, die dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber grundsätzlich nicht in voller Höhe, sondern lediglich in Höhe der gesetzlich zulässigen Höchstbeträge steuerfrei erstattet werden dürfen. Diese belaufen sich bei einer Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte zwischen 8 und 14 Stunden auf 6 Euro, bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden auf 12 Euro und bei mehrtägigen Auswärtstätigkeit auf 24 Euro.

Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen einer zweitägigen Dienstreise in einem Hotel übernachtet und am zweiten Reisetag ein Frühstück erhält, ist dem Arbeitnehmer der Wert des Frühstücks zuzurechnen; dabei ist das Frühstück mit dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort, also in Höhe der tatsächlichen Kosten (z.B. 18 Euro) anzusetzen. Erhält der Arbeitnehmer darüber hinaus im Rahmen der Reisekostenabrechnung eine Verpflegungsmehraufwandspauschale in Höhe von 12 Euro, sind das Frühstück und die Verpflegungsmehraufwandspauschale zusammenzurechen. In der Summe ergibt sich hier ein Betrag in Höhe von insgesamt 30 Euro. Weil sich der gesetzlich zulässige Höchstbetrag am zweiten Reisetag bei einer Abwesenheit von der Wohnung bzw. der regelmäßigen Arbeitsstätte zwischen 14 und 24 Stunden auf lediglich 12 Euro beläuft, ergibt sich eine steuerliche Überzahlung in Höhe von 18 Euro. Dieser Betrag ist entweder der Lohnversteuerung zu unterwerfen oder dem Arbeitnehmer weiterzubelasten.

Zusätzliche Kostenbelastung der Arbeitgeber

Kostenübernahme durch den Arbeitgeber
Weil es dem Arbeitgeber sicherlich nicht möglich sein wird, dem Arbeitnehmer zu vermitteln, dass dieser aufgrund einer betrieblich veranlassten Reisetätigkeit einen geldwerten Vorteil für ein Hotelfrühstück in Höhe von 18 Euro versteuern bzw. seinem Arbeitgeber diesen Betrag erstatten muss, wird sich der Arbeitgeber zähneknirschend zu einer Übernahme dieser Aufwandspositionen bereit erklären müssen. Diese Kostenübernahme durch den Arbeitgeber führt zu einem weiteren geldwerten Vorteil und zu einer weiteren zusätzlichen Steuerbelastung des Arbeitgebers für den geldwerten Vorteil für die Steuerübernahme (Steuer auf die Steuer).

Inwieweit mit dieser Maßnahme des Wachstumsbeschleunigungsgesetzes Wachstum außerhalb des Hotelgewerbes beschleunigt werden soll, bleibt unklar.

Höherer Nettoaufwand
Darüber hinaus vermindert sich im hier vorliegendem Beispielsfall durch die Absenkung des Umsatzsteuersatzes von 19 % auf 7 % bei unveränderten Preisen die abzugsfähige Vorsteuer bei einem Übernachtungskostenanteil in Höhe von 112 Euro von 17,88 Euro auf 7,33 Euro. Damit erhöht sich der verbleibende Nettoaufwand um 11,2 % von 94,12 Euro um 10,56 Euro auf 104,67 Euro.

Mit dieser Maßnahme hat der Gesetzgeber der breiten Masse der Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Bärendienst erwiesen. Auch hier bleibt unklar, inwieweit durch diese Maßnahme des Wachstumsbeschleunigungsgesetzes Wachstum außerhalb des Hotelgewerbes beschleunigt werden soll.

Lösungsvorschlag für Praktiker

Um zu vermeiden, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer den überzahlten Betrag in Höhe von 18 Euro in Rechnung stellen bzw. der Lohnversteuerung unterwerfen muss, ist es empfehlenswert, dass sich der Arbeitgeber vor Beginn der Auswärtstätigkeit seines Arbeitnehmers direkt mit dem Unternehmen schriftlich in Verbindung setzt, das dem Arbeitnehmer die Mahlzeiten zur Verfügung stellen soll (Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers, vgl. R 8.1 Absatz 8 Nr. 2 LStR). Wenn eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vorliegt, sind die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitgebers unbeachtlich. Bei einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers hat die Bewertung der Mahlzeit nicht mit dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort zu erfolgen, sondern mit dem amtlichen Sachbezugswert. Der amtliche Sachbezugswert für ein Frühstück beläuft sich gemäß Sozialversicherungsentgeltverordnung seit 01.01.2010 auf 1,57 Euro.

Wenn der Arbeitnehmer wie in obigen Beispiel für den zweiten Reisetag eine Verpflegungsmehraufwandspauschale in Höhe von 12 Euro erhält und das Frühstück mit dem amtlichen Sachbezugswert in Höhe von 1,57 Euro zu bewerten ist, kann dieser Betrag entweder mit der Verpflegungsmehraufwandspauschale verrechnet oder der Lohnversteuerung unterworfen werden.

a) Verrechnung des Sachbezugswertes
Wenn der Arbeitnehmer den Sachbezugswert verrechnen möchte, ist die Verpflegungsmehraufwandspauschale in Höhe von 12,00 Euro um 1,57 Euro auf 10,43 Euro zu kürzen. Ein geldwerter Vorteil ergibt sich nicht. Daher kann eine Lohnversteuerung unterbleiben.

b) Lohnversteuerung des Sachbezugswertes
Wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer nicht mit den Aufwendungen für das Hotelfrühstück belasten möchte, kann er die Verpflegungsmehraufwandspauschale auch in ungekürzter Höhe auszahlen; weil der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber ein Frühstück als Sachbezug und darüber hinaus Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der Reisekostenabrechnung erhalten hat, ist der hierbei entstehende geldwerte Vorteil in Höhe von 1,57 der Lohnversteuerung zu unterwerfen.

Bitte beachten Sie, dass Sie im Rahmen Ihrer Arbeitgeberpflichten die Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers nachweisen müssen. Daher ist es notwendig, die schriftliche Bestellung (Brief, Fax oder E-Mail) der Reisekostenabrechnung als Anlage beizufügen.