Reisekosten: Neue Rechtsprechung zur Steuerfreiheit von Fahrtkostenerstattungen und den Aufzeichnungspflichten im Lohnkonto

Das Finanzgericht des Saarlandes hat sich mit Urteil vom 24.5.17, 2 K 1082/14 mit der Frage auseinandersetzen müssen, unter welchen Voraussetzungen vom Arbeitgeber gewährte Fahrtkostenerstattungen nach Reisekostengrundsätzen steuerfrei ausgezahlt werden dürfen.

Im hier streitigen Sachverhalt hat das Betriebsstättenfinanzamt dem Arbeitgeber im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung die Steuerfreiheit für reisekostenrechtliche Fahrtkostenerstattungen verweigert, weil die Nachweise für die Steuerfreiheit nicht erbracht worden sind. Im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung wurde festgestellt, dass die Unterlagen vom Arbeitgeber selbst erstellt und die Fahrtkosten tatsächlich nicht in dem ausgewiesenen Umfang an die Arbeitnehmer ausgezahlt worden sind. Trotz der steuerlichen Mängel hat der Prüfer die vom Arbeitgeber geltend gemachten Aufwendungen in Höhe von 50 % zum Betriebsausgabenabzug zugelassen. Mit einer pauschalen Lohnversteuerung war der Arbeitgeber jedoch nicht einverstanden.

Urteil Finanzgericht des Saarlandes vom 24.5.17, 2 K 1082/14

Das Finanzgericht des Saarlandes bestätigte die Auffassung des Finanzamtes und stellt klar, dass der Arbeitnehmer dazu verpflichtet ist, die ihm entstandenen Aufwendungen nachzuweisen und der Arbeitgeber diese Nachweise zum Lohnkonto nehmen muss. Als Ursache für die besonderen Nachweis- und Belegführungspflichten nannte das Finanzgericht die Verhütung der missbräuchlichen Inanspruchnahme von nicht gerechtfertigten Steuervorteilen. In diesem Zusammenhang müssen die Dauer der Reise, der Reiseweg, der Einsatzort und die Höhe der entstandenen Aufwendungen grundsätzlich durch Reisekostenabrechnungen des Arbeitnehmers nachgewiesen werden. Im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung konnten jedoch keine Reisekostenabrechnungen vorgelegt werden. Der Arbeitgeber konnte lediglich von ihm selbst erstellte unzutreffende Abrechnungen zu den Fahrtkosten vorlegen.

Nach Maßgabe von § 4 Absatz 2 Nr. 4 LStDV ist es zwingend erforderlich, dass sich steuerfreie Arbeitgebererstattungen aus den Lohndaten ergeben müssten. Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung ist die Steuerfreiheit von Reisekostenerstattungen grundsätzlich nachweisgebunden. Soweit der Arbeitgeber diesen Nachweispflichten nicht nachkommt, scheidet die Steuerfreiheit im Rahmen des Lohnsteuerabzugs aus. Die Nachweise müssen grundsätzlich so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können. Das Finanzgericht stellte fest, dass die vom Arbeitgeber erstellten und zum Lohnkonto genommenen Fahrtkostenabrechnungen nicht den tatsächlichen Gegebenheiten entsprochen haben und daher weder als Nachweis für die ausgezahlten Fahrtkosten noch für die tatsächlich angefallenen Fahrtkosten dienen können.

Aus diesen Gründen sind die vom Arbeitgeber gewährten Fahrtkostenerstattungen dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Eine Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 16 EStG kommt nicht in Betracht.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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