Reisekosten: Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers bei einem Snack

In diesem Fall liegt eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor, die zur Kürzung der Verpflegungs­pauschale führt. Daher muss der Arbeitgeber auch bei einem Snack oder Imbiss die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit im Inland um 4,80 Euro bzw. 9,60 Euro kürzen. Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland gelten die entsprechenden Werte gemäß Auslandsreisekostentabelle.

Erhebliche Verkomplizierung

In der lohnsteuerlichen Praxis hat sich herausgestellt, dass diese Neuregelung zu einer erheblichen Verkomplizierung des steuerlichen Reisekostenrechtes beigetragen hat. Eine große Herausforderung für den Arbeitgeber stellt hier insbesondere die Abgrenzung eines Snacks von einer ordentlichen Mahlzeit dar. Vor diesem Hintergrund haben sich diverse Verbände an das Bundesfinanzministerium gewandt und um Klarstellung gebeten.

BMF-Schreiben vom 19.05.15

Mit Schreiben vom 19.05.15 an diverse Verbände, Gz. IV C 5 - S 2353/15/10002, hat das Bundesfinanz­ministerium ausdrücklich klargestellt, dass Chipstüten, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare Knabbereien, die einem Arbeitnehmer im Flugzeug, Zug oder Schiff gereicht werden, grundsätzlich nicht die Kriterien für eine Mahlzeit erfüllen und entsprechend nicht zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale führen.

Aus steuerrechtlicher Sicht werden alle Speisen und Lebensmittel als Mahlzeiten angesehen, die üblicherweise der Ernährung dienen und die zum Verzehr während der Arbeitszeit oder im unmittelbaren Anschluss daran geeignet sind. Dazu gehören nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums Vor- und Nachspeisen ebenso wie Imbisse und Snacks. Es wird ausdrücklich klargestellt, dass eine Kürzung der steuerlichen Verpflegungs­pauschalen nur dann vorzunehmen ist, wenn es sich bei der vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeit tatsächlich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt.

Kaffee und Kuchen

Ein Stück Kuchen, welches anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, ist ausdrücklich nicht als Mahlzeit anzusehen. Daher kommt eine Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen hier entsprechend nicht in Betracht.

Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel

Auch die im Rahmen einer Flugreise gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare andere Knabbereien erfüllen grundsätzlich nicht die Kriterien für eine Mahlzeit. Weil hier keine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vorliegt, kann eine Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend unterbleiben.

Arbeitgeberpflichten

Das Bundesfinanzministerium macht deutlich, dass es dem Arbeitgeber im Rahmen seiner Arbeitgeberpflichten obliegt, in der Praxis zu überprüfen, inwieweit die dem Arbeitnehmer gereichten Speisen tatsächlich an die Stelle einer ordentlichen Mahlzeit (Frühstück, Mittagessen oder Abendessen) getreten sind.

Zusatz-Verpflegung oder Ersatz-Verpflegung

Ein verabreichter Snack oder Imbiss führt nur dann zu einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers, wenn die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer Mahlzeit tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Tageszeit eingenommen wird. Daher ist von Bedeutung, ob es sich bei dem Snack oder Imbiss um Zusatz-Verpflegung oder um Ersatz-Verpflegung handelt. Bei einer zusätzlich verabreichten Verpflegung kommt eine Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen nicht in Betracht, im Gegensatz dazu jedoch bei echter Ersatz-Verpflegung.

Laut BMF-Schreiben gibt es keine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird. Ebenso wenig spielt es eine Rolle, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten tatsächlich von den Arbeitnehmern eingenommen werden oder ob die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitgebers für die Mahlzeit niedriger sind als der Kürzungsbetrag.

Von der Kürzung der Pauschalen darf der Arbeitgeber nur absehen, wenn er keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, z.B. weil die entsprechende Mahlzeit im Vorfeld ausdrücklich abbestellt wurde oder wenn der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst bestellt und bezahlt hat.

Übergangsregelung

Weil die Frage der steuerlichen Behandlung von unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten im Flugzeug, Schiff oder Zug nach den neuen gesetzlichen Regelungen bis zur Veröffentlichung des ergänzten BMF-Schreibens am 24.10.14 nicht abschließend beantwortet worden war, ist diese Klarstellung aus Vertrauensschutzgründen erst ab 01.01.15 zu beachten.

Auswirkungen für die Praxis

Die Klarstellung, dass Imbisse und Snacks bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen zu einer Kürzungen der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen führen können, ist möglicherweise dazu geeignet, das Reisekostenrecht marginal gerechter zu machen.

Den Preis für den vermeintlichen Zuwachs an Steuergerechtigkeit zahlen die Arbeitgeber, die mit nicht unerheblichem bürokratischen Aufwand eine Abgrenzung herbeiführen müssen, ob es sich um einen steuerlich unproblematischen Snack oder Imbiss handelt, oder um einen steuerschädlichen Snack oder Imbiss, der als Mahlzeit anzusehen ist und die Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen erforderlich macht.

So sollte der Arbeitgeber im Rahmen der Reisekostenabrechnung ausdrücklich abfragen, ob seine Arbeit­nehmer vor Antritt der Dienstreise zuhause gefrühstückt haben oder nicht. Hat der Arbeitnehmer bereits zuhause gefrühstückt, handelt es sich hinsichtlich eines luftdicht verpackten Brötchens, welches zusammen mit einem Müsliriegel und einem lauwarmen Kaffee oder Tee an Bord eines Flugzeugs gereicht wird, nicht um einen Imbiss, welcher an die Stelle einer ordentlichen Mahlzeit getreten ist (Zusatzverpflegung).

Hat der Arbeitnehmer nicht zuhause gefrühstückt, handelt es sich dagegen um einen Imbiss, welcher an die Stelle einer ordentlichen Mahlzeit getreten ist (Ersatzverpflegung). In diesem Fall ist eine Kürzung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen zwingend vorzunehmen. Ob die einfache Erklärung eines Arbeitnehmers im Rahmen der Reisekostenabrechnung ausreichend ist, oder ob weitere Nachweise erforderlich sind (z.B. ein mit einem Smartphone angefertigtes sog. Selfie oder eine schriftliche Bestätigung von Ehegatten bzw. Familienangehörigen), stand bei Redaktionsschluss noch nicht fest. Wir werden Sie in gewohnter Weise auf dem Laufenden halten.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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