Rechtssicherheit beim Fahrtkostenzuschuss Teil 2

Den ersten Teil dieses Newsletter-Beitrags finden Sie in der Ausgabe 07/2019.

Bedingung 2: Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel

Weitere Voraussetzung für die Anwendung der neuen Steuerbefreiungsvorschrift ist, dass der Fahrtkostenzuschuss für öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr gewährt wird. Wenn der Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte tatsächlich keine öffentlichen Verkehrsmittel nutzt, kommt keine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 15 EStG in Betracht.

Wenn die Steuerbefreiung nicht in Betracht kommt, z.B. weil der Arbeitnehmer einen PKW für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzt, kann der Fahrtkostenzuschuss ersatzweise nach § 40 Absatz 2 Satz 2 EStG mit einem Steuersatz von 15% pauschalversteuert werden.

Voraussetzung für die Pauschalversteuerung ist, dass der Fahrtkostenzuschuss den Betrag nicht übersteigt, den der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen könnte. Die Pauschalversteuerung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Nachweis für die Steuerfreiheit

Der Arbeitgeber muss im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung lückenlos nachweisen, dass die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 15 EStG im gesamten Prüfungszeitraum vorgelegen haben. In diesem Zusammenhang ist es erforderlich, sich von den Arbeitnehmern als Nachweis für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel Kopien der Fahrkarten vorlegen zu lassen und als Anlage zum Lohnkonto zu nehmen. Darüber hinaus sollte aus Haftungsgründen z.B. im Rahmen einer Betriebsvereinbarung oder einer einzelvertraglichen Vereinbarung, geregelt werden, dass der Anspruch auf einen steuerfreien Fahrtkostenzuschuss nur bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel besteht. In dieser Vereinbarung sollte auch geregelt werden, dass der Arbeitnehmer etwaige Veränderungen bei der Nutzung des Verkehrsmittels seinem Arbeitgeber unverzüglich anzuzeigen hat.

Auch wenn die Erbringung von Nachweisen mit nicht unerheblichem bürokratischem Aufwand verbunden ist, macht der Arbeitgeber auf diese Weise deutlich, dass er alles in seiner Macht stehende unternommen hat, um die Einhaltung der steuerlichen Rahmenbedingungen sicherzustellen.

Entfall des Werbungskostenansatzes bei Einkommensteuererklärung

Wenn ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einen steuerfreien oder einen pauschalversteuerten Fahrtkostenzuschuss erhält, entfällt der Werbungskostenansatz des Arbeitnehmers bei der Einkommensteuererklärung. Damit das Finanzamt erkennen kann, dass der Arbeitnehmer einen steuerfreien bzw. pauschalversteuerten Fahrtkostenzuschuss erhalten hat, sind nach Maßgabe von § 41b Absatz 1 Nr. 6 bzw. 7 EStG die auf die Entfernungspauschale anzurechnenden steuerfreien bzw. pauschal besteuerten Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufzuzeichnen und in der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben (Zeile 17 und 18 der Lohnsteuerbescheinigung).

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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