Praxisbericht Verfahrensdokumentation: Projektprofil Maklerpool (Finanzdienstleistungen)

Anforderung: Verfahrensdokumentation im Finanz- und Rechnungswesen

Schwerpunkt: Abrechnung und Workflow

Der Kunde

Unser Kunde ist eine Betreuungsorganisation für Finanz- und Versicherungsmakler – ein sogenannter Maklerpool – der im Markt als Mittler zwischen Gesellschaft, Kunde und dessen Berater agiert. Er betreut im Kerngeschäft die Abwicklung der Beratungsprodukte sowie den Verwaltungsbereich für den Makler. Dies bedeutet hauptsächlich die Abwicklung der Anträge (beispielsweise Versicherungsanträge oder Wertpapieraufträge) sowie die Abrechnung der Provisionen, welche für die Produkte seitens der Versicherungen oder Banken gezahlt werden. Aber auch die gesamte Betreuung im Rahmen der Kundenbindung sowie Datenhaltung zählen zu den Aufgaben. Abgebildet wird dies über eine Verwaltungssoftware, welche in Kooperation mit einem Softwareentwicklungshaus realisiert wird. Der Kunde ist dabei selbst im Markt tätig und tritt als Dienstleister auf.

Projekt & Vorgehen

Die Kernanforderung seitens der Geschäftsleitung sowie des kaufmännischen Teams war im Mai 2019 die Erstellung einer belastbaren Verfahrensdokumentation sowie aller notwendigen Maßnahmen zur Erstellung und Implementierung der Verfahrensdokumentation innerhalb des Unternehmens. Dabei war es besonders wichtig, die Daten- und Dokumentenflüsse innerhalb der Organisation abzubilden. Die Abbildung 1 (Abb. 1) zeigt den ersten Arbeitsstand nach dem ersten Workshop, bei dem wir die grundsätzlichen Vorgänge benannt und kategorisiert haben.

Abb. 1 ; © bsp business solution professional GmbH

Wir haben einen Coaching-Ansatz verfolgt, sodass das Team in die Lage versetzt wird, alle Schritte im Rahmen der weiterführenden Prozessdokumentation eigenständig zu agieren. Dabei war auch die Vermittlung von Know-How im Rahmen der Prozessvisualisierung ein Punkt (siehe dazu Abb. 2 – BPMN 2.0). Aus dieser Anforderung heraus entwickelte die bsp GmbH zusammen mit dem Projektteam die Prozesssteckbriefe zur operativen Aufnahme der IST-Prozesse. Aus diesen wurden dann alle wesentlichen Prozessflüsse abgeleitet und beschrieben und dies mündete dann in einem komplexeren Flussdiagramm (Abb. 3). Darüber hinaus ging es um die Identifikation und Beschreibung aller notwendigen und verwendeten Schnittstellen im Rahmen der Belegverarbeitung sowie der debitorischen und kreditorischen Finanzbuchhaltung. Ziel war es, alle relevanten Prozesse aus Sicht der GoBD zu beschreiben, zu visualisieren und zu dokumentieren.

Ergebnis & Fazit

Softwaregestützt haben wir die Prozess- und Verfahrensdokumentation etabliert und können diese ab jetzt jederzeit aktualisieren und anpassen, wenn dies notwendig ist. Auch die geforderte Historisierung und Versionierung ist unproblematisch umsetzbar. Eine Auditierung steht noch aus – ist aber Teil des Projektes.

Das Projekt lief stark eigenmotiviert und eigendynamisch und zeigt einmal mehr, dass die Know-How-Träger im Unternehmen zu finden sind. Eine Fokussierung auf die Stärken und ein positives Mindset aller Beteiligten ist dabei essentiell.

Der Projektumfang lässt sich nicht eindeutig quantifizieren. Wir als bsp haben im Rahmen der Projektbegleitung durchschnittlich 1,5 Tage pro Monat geleistet, um das Projekt voranzutreiben und die Meilensteine zu erreichen. Die interne Umsetzungszeit durch das Projektteam war/ist deutlich höher. Der Vorteil besteht darin, dass das Know-How über eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen aufgebaut wird und wir uns aus dem Projekt zurückziehen und gegebenenfalls im Rahmen eines Projektaudits temporär dazu stoßen.

Über die bsp business solution professional GmbH

Wir von bsp unterstützen von Beginn an beim Aufbau sowie der inhaltlichen Strukturierung einer Prozess- und Verfahrensdokumentation. Mit unserem Meilensteinkonzept begleiten wir die Einführung eines geeigneten Modells und stehen Ihnen im Rahmen des Projektes zur Seite. Kontaktieren Sie uns gern unter www.bsprofessional.de oder nehmen Sie sich 30 Minuten für ein Telefonat, in welchem wir Ihre Anforderungen besprechen. Kostenlose Terminvereinbarung über calendly.

Abb. 2; © bsp business solution professional GmbH

Abb. 3; © bsp business solution professional GmbH