Neue Rechtsprechung zum Fahrtenbuch bei der Dienstwagenbesteuerung

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil im Rahmen der Dienstwagenbesteuerung – alternativ zur pauschalen 1 %-Regelung – auf Grundlage der tatsächlichen Nutzungsverhältnisse ermitteln. Voraussetzung für die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist, dass der Arbeitnehmer ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch vorlegt.

Mindestangaben

Nach Maßgabe von R 8.9 Absatz 9 Nr. 2 LStR muss ein Fahrtenbuch folgende Mindestangaben enthalten:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
• Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner

Das Finanzgericht Köln hatte sich jüngst erneut mit der Frage auseinandersetzen müssen, was unter einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch zu verstehen ist. Darüber hinaus ist ein Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form zu führen.

Der streitige Sachverhalt

Ein Arbeitgeber stellte einem Arbeitnehmer einen Porsche Carrera als Firmenwagen zur Verfügung. Diesen Firmenwagen durfte der Arbeitnehmer auch privat nutzen. Der Arbeitnehmer führte ein Fahrtenbuch, nicht wie allgemein üblich, in schriftlicher Form, sondern zunächst mit einem Diktiergerät, dessen „Eintragungen“ zu einem späteren Zeitpunkt in eine Excel-Tabelle übertragen wurden.

Dabei diktierte der Arbeitnehmer zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den Kilometer­stand. Unterwegs diktierte er besondere Vorkommnisse sowie am Ende der Fahrt den jeweiligen Kilometer­stand. Während der Spracheingaben lief stets das Radio, um die Angaben des Arbeitnehmers zu untermauern. Im Anschluss an die mündlichen Aufzeichnungen auf dem Band übertrug die Sekretärin des Arbeitnehmers die Sprachangaben im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel–Dateien. Diese wurden ausgedruckt, aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden.

Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung wurde das Fahrtenbuch nicht anerkannt, weil es aus Sicht des Finanzamtes nicht ordnungsgemäß war. Das Finanzamt vertrat mit Verweis auf die einschlägige Recht­spre­chung die Auffassung, dass eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, entspricht, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen seien oder in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt würden. Sowohl bei den Aufnahmen auf dem Diktiergerät als auch bei den schriftlichen Dokumentationen könnten nachträgliche Veränderungen nicht ausgeschlossen werden. Außerdem seien die Aufzeichnungen nicht mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar. Eine Überprüfung durch Abgleich der Ansagen auf den Bändern mit der Geräuschkulisse im Radio sei äußerst schwierig bis unmöglich und übersteige bei weitem eine Überprüfung mit vertretbarem Aufwand.

Urteil Finanzgericht Köln vom 18.06.15, 10 K 33/15

Das Finanzgericht Köln bestätigte mit Urteil vom 18.06.15 die Auffassung des Finanzamtes, dass das vom Arbeitnehmer vorgelegte Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß ist. Die Excel-Tabellen erfüllen die Anforderungen an ein Fahrtenbuch bereits deshalb nicht, weil sie das ganze Jahr über als lose Blätter gesammelt und erst am Jahresende gebunden werden. Außerdem sind sie jederzeit abänderbar. Die heutigen technischen Möglich­keiten erlauben es, Bänder jederzeit zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Die Hintergrund­geräusche verhindern dies nicht. Außerdem kann jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden. Die Bänder sind nicht gegen Verlust gesichert. Hat der Arbeitnehmer versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und es neu besprochen, ist dies nicht feststellbar. Es ist nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder „eins zu eins“ in die Excel-Tabellen übertragen wurden. Nach Auffassung des Finanzgerichts ist ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

Auswirkungen für die Praxis

Die steuerlichen Spielregeln um die Bewertung des geldwerten Vorteils im Rahmen der Dienstwagen­besteuerung sind klar und eindeutig festgeschrieben. Um unnötige Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt zu vermeiden und ungewünschten Steuer- und Beitragsnachforderungen wirksam entgegenzuwirken, empfiehlt es sich, sich genau an diese Spielregeln zu halten.

Die Dienstwagenbesteuerung ist regelmäßig Prüfungsschwerpunkt bei Lohnsteueraußenprüfungen. Wesentliche Aufgabe des Finanzamtes ist es, bei Lohnsteueraußenprüfungen zu gewährleisten, dass die steuerlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden und sicherzustellen, dass der verfassungsmäßige Grundsatz der Gleichmäßigkeit der Besteuerung von allen Arbeitgebern eingehalten wird.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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