Mehr Verpflegungsmehraufwand, weniger Unterkunftskosten: Was das neue Reisekostenrecht bringt

„Das neue Reisekostenrecht ist vor allem eines: Es ist eilig. Unternehmen haben nur noch bis zum Jahreswechsel Zeit, ihre Reisekostenrichtlinien und -systeme an die neuen Regelungen, die dann zum 1. Januar 2014 gelten, anzupassen – und es gibt keine Übergangszeiten“, erläutert Nils Hupfer. Er und seine Kollegin Barbara Popp sind beide Steuerberater und als Senior Manager bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte tätig. „Vielen Unternehmen und auch Arbeitnehmern ist derzeit nicht das Ausmaß der auf sie zukommenden Änderungen bewusst“, beobachtet Barbara Popp. Den Aufwand bestätigt auch Henrik Leps, Director Finance und Controlling bei Allied Vision Technologies. Durch mehrere, auch internationale Standorte sind viele seiner Mitarbeiter von den neuen Regelungen betroffen. „Mit dem neuen Recht wird die Ermittlung der Reisekosten in Zukunft sicherlich einfacher. Die unternehmensinterne Umstellung erfordert zunächst aber einen enormen Aufwand“, sagt Leps aus der Erfahrung der vergangenen Monate. Änderungen ergeben sich nicht nur durch den Wechsel von der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ zum neuen Begriff der „ersten Tätigkeitstätte“. Auch bei der steuerfreien Erstattung von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und bei doppelter Haushaltsführung sind wichtige Neuerungen zu beachten.

„Regelmässige Arbeitsstätte“ wird „Erste Tätigkeitsstätte“

Ab 2014 wird der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ durch den neuen Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Diese liegt typischerweise vor, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses, „bis auf Weiteres“ oder über einen Zeitraum von 48 Monaten dort tätig wird. „Wenn mehrere Orte in Frage kommen, kann der Arbeitgeber festlegen, an welchem Ort sich die erste Tätigkeitsstätte befindet“, so Popp. Bei Allied Vision Technologies betrifft die Änderung insbesondere die Auszubildenden: „Durch zahlreiche Lehrgänge und die Berufsschule waren sie in weniger als 50 Prozent ihrer Zeit an einem festen Arbeitsplatz. Wir haben das jetzt arbeitsvertraglich gelöst und eine feste Tätigkeitsstelle zugewiesen“, sagt Henrik Leps.

Tätigkeitsstätte auch beim Kunden

Für die erste Tätigkeitsstätte gilt – wie bisher bei regelmäßigen Arbeitsstätten – weiterhin nur ein beschränkter Werbungskostenabzug. „Das heißt es kann nur die Entfernungspauschale, aber keine Verpflegungspauschale geltend gemacht werden. Zudem ergibt sich bei der Dienstwagennutzung für die Fahrten dorthin ein zusätzlicher geldwerter Vorteil. Für Fahrten zu anderen Tätigkeitsorten besteht dagegen ein unbeschränkter Werbungskostenabzug“, erläutert Hupfer. Neu ist, dass eine solche erste Tätigkeitsstätte ab 2014 auch bei verbundenen Unternehmen oder Dritten, zum Beispiel Kunden, vorliegen kann. Wenn eine dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung des Arbeitgebers fehlt, werden quantitative Merkmale zugrunde gelegt. „Eine erste Tätigkeitsstätte liegt beispielsweise dann vor, wenn der Arbeitnehmer laut Prognose dort je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll“, so Popp.

Andere Zeitspannen für Verpflegungsmehraufwendungen

Bei der Abrechnung der Verpflegungsmehraufwendungen gelten ab 2014 andere Zeitspannen und andere Beträge. Ab dem nächsten Jahr wird es nur noch zwei Unterscheidungen geben: eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden und volle 24 Stunden Abwesenheit. „Zukünftig fällt die niedrigste Pauschale von sechs Euro weg, sodass schon bei mehr als acht Stunden Abwesenheit die Pauschale von 12 Euro gilt“, so Barbara Popp. Neu ist auch die Unterscheidung zwischen ein- und mehrtägigen Reisen. Ab 2014 kann bei einer mehrtägigen Dienstreise bereits für den Anreisetag, unabhängig davon wie viele Stunden der Arbeitnehmer unterwegs war, die Pauschale von 12 Euro angesetzt werden. Das gleiche gilt auch für den Tag der Rückkehr von der Dienstreise. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass es eine Übernachtung außerhalb der Wohnung gab.

Vorsicht vor Mehrkosten

„Der Wegfall der 14-Stunden-Grenze wird sicher eine beachtliche Erleichterung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bringen, denn sie müssen weniger Aufzeichnungen über die tatsächlichen Abwesenheitszeiten führen“, so Barbara Popp. Aber Achtung: Die Verdoppelung der Pauschale kann in Unternehmen schnell zu einer Kostenexplosion führen. „Auf Arbeitnehmerseite hat die Ankündigung höherer Pauschalen zu Begeisterung geführt. Um zu vermeiden, vorschnelle Erwartungen zu enttäuschen, sollten Sie unternehmensintern schnellstmöglich klären, welche Pauschalen Sie zahlen wollen“, empfiehlt Nils Hupfer. „Falls der Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwendungen nicht oder nicht in vollem Umfang erstattet, kann der Mitarbeiter den Restbetrag im Rahmen seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, deshalb empfehle ich auch Arbeitnehmern, ihre Reisekostenabrechnungen ab dem 1. Januar 2014 für ihre eigene Steuererklärung zu sammeln.“

Verpflegung auf Veranlassung des Arbeitgebers („Mahlzeitengestellung“)

Wird der Mitarbeiter während der betrieblich veranlassten Reise vom Arbeitgeber verpflegt, so muss künftig der Arbeitgeber für die Verpflegung keinen separaten geldwerten Vorteil mehr erfassen, soweit der Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend machen könnte. „Bezahlt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter beispielsweise eine Übernachtung mit Frühstück, kann der Arbeitgeber in diesem Fall die volle Rechnung ohne Kürzung erstatten, jedoch wird dem Mitarbeiter dann eine etwaige Verpflegungspauschale zum Beispiel für ein erhaltenes Frühstück um 20 Prozent der Verpflegungspauschale von 24 Euro gekürzt“, erklärt Hupfer. Für ein Mittag- oder Abendessen werden die Verpflegungsmehraufwendungen um 40 Prozent der Verpflegungspauschale von 24 Euro gekürzt. „Dabei darf die „übliche“ Mahlzeit einschließlich Getränke den Wert von 60 Euro nicht überschreiten, das waren bisher maximal 40 Euro“, so Barbara Popp. Die 60-Euro-Grenze ist als Bruttobetrag inklusive Mehrwertsteuer zu verstehen. Die Mahlzeit gilt insbesondere dann vom Arbeitgeber veranlasst, wenn die Rechnung auf ihn lautet und er die Kosten erstattet, so beim Frühstück im Hotel. Damit die Finanzverwaltung die bei der Einkommensteuerveranlagung vorzunehmende Kürzung der Werbungskosten erkennen kann, ist der Arbeitgeber verpflichtet, bei der Gewährung üblicher Mahlzeiten anlässlich von Auswärtstätigkeiten in der Lohnsteuerbescheinigung ab 2014 den Großbuchstaben „M” anzugeben. „Dies in der Praxis umzusetzen, halte ich für eine Mammutaufgabe“, sagt Henrik Leps.

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

Auch für Tätigkeiten im Ausland gelten ab 2014 nur noch zwei statt bisher drei Pauschalen, wobei die gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen erfüllt sein müssen. Es sind länderweise unterschiedliche Pauschbeträge anzusetzen, die bei einer Abwesenheit von der Wohnung von 24 Stunden 120 Prozent und in den übrigen Fällen 80 Prozent der nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzten Auslandstagegelder betragen. Die ab 1. Januar 2014 geltenden Beträge wurden gerade vom BMF mit Schreiben vom 11. November 2013 veröffentlicht.

Unterkunftskosten nur noch begrenzt abzugsfähig

Übernachtungskosten sind ab 2014 erstmalig nur noch zeitlich begrenzt abzugsfähig – für dieselbe Auswärtstätigkeit gilt nach Ablauf von 48 Monaten ein Höchstbetrag von 1.000 Euro pro Monat. Analog hierzu gilt für Unterkunftskosten bei einer doppelten Haushaltsführung von Beginn an eine Obergrenze von 1.000 Euro monatlich. Die 1.000 Euro umfassen dabei sämtliche für die Zweitwohnung anfallenden Aufwendungen.

Reisekostenrichtlinien überarbeiten

„Der Teufel steckt beim neuen Reisekostenrecht – wie so häufig – im Detail“, sagt Nils Hupfer. Die Änderungen erstrecken sich nicht nur auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung. „Es geht auch um arbeitsrechtliche, organisatorische und betriebswirtschaftliche Aspekte, daneben können die steuerlichen Änderungen durchaus auch Auswirkungen auf die monetären Ausgleichsansprüche von Arbeitnehmern haben.“ Deshalb sei das neue Reisekostenrecht ein unternehmensübergreifendes Thema, in das sich alle Beteiligten intensiv einarbeiten müssten. Henrik Leps und auch die Berater von Deloitte empfehlen, im Zuge der Änderungen die Reisekostenrichtlinien zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten: „Wenn man den Prozess der Reisekostenabrechnung über das Qualitätsmanagement auditiert, dann erlebt man später in der Praxis auch keine Überraschungen.“ Wichtig sei, die Mitarbeiter umfassend zu informieren. „Holen Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig ins Boot, damit Sie zum Jahresende 2014 nicht rückwirkend nacharbeiten müssen“, rät Barbara Popp.