Weil sich im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung regelmäßig Abweichungen zwischen den vom Arbeitgeber tatsächlich einbehaltenen Steuerabzugsbeträgen und der rechtmäßig geschuldeten Jahreslohnsteuer ergeben, ist der Arbeitgeber bei Vorliegen bestimmten Voraussetzungen dazu verpflichtet, einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchzuführen. Es ist nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer einen entsprechenden Antrag stellt. Dieser "interne" Lohnsteuer-Jahresausgleich ist nicht vergleichbar mit dem klassischen Lohnsteuer-Jahresausgleich, bei dem der Arbeitnehmer im Rahmen einer vereinfachten Einkommensteuererklärung bei seinen Wohnsitzfinanzamt einen Erstattung der zu hoch geleisteten Steuerbeträge beantragen kann. Eine Erstattung ist insbesondere dann von Vorteil, wenn der Arbeitnehmer schwankenden Arbeitslohn bezogen oder sich im laufenden Kalenderjahr einen Freibetrag auf seiner Lohnsteuerkarte eintragen lassen hat.
Die Rechtsgrundlage für den internen Lohnsteuer-Jahresausgleich findet sich in § 42b EStG. Danach muss der Arbeitgeber grundsätzlich immer dann einen Ausgleich vornehmen, wenn die im Kalenderjahr einbehaltene Lohnsteuer die auf den Jahresarbeitslohn entfallende Lohnsteuer übersteigt. Der Jahresausgleich bezieht sich nicht nur auf die Lohnsteuer, sondern auch auf sog. Annexsteuern wie Lohnkirchensteuer und Solidaritätszuschlag.
Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, den internen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchzuführen, wenn zum Stichtag 31.12. mindestens 10 Arbeitnehmer auf Lohnsteuerkarte (ohne geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer) beschäftigt werden. Wenn weniger als 10 Arbeitnehmer beschäftigt werden, darf der Lohnsteuer-Jahresausgleich auf freiwilliger Basis durchgeführt werden.
Voraussetzung für die Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs ist, dass sowohl die Lohnsteuerkarte als auch die Lohnsteuerbescheinigungen aus etwaigen vorangegangenen Arbeitsverhältnissen lückenlos vorliegen. Wenn diese Unterlagen nicht vollständig vorliegen oder Fehlzeiten bestehen, darf der Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchgeführt werden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer auch bei anderen Arbeitgebern in Lohn und Brot gestanden hat. Nach Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an das Betriebstättenfinanzamt darf der Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht mehr durchgeführt werden.
Darüber hinaus darf der Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchgeführt werden, wenn
- der Arbeitnehmer es beantragt
- der Arbeitnehmer für das Ausgleichsjahr oder für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen V oder VI zu besteuern war
- der Arbeitnehmer für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen II, III oder IV zu besteuern war
- bei der Lohnsteuerberechnung ein Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag zu berücksichtigen war
- der Arbeitnehmer Kurzarbeitergeld, Schlechtwettergeld, Winterausfallgeld, einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld bzw. bei Beschäftigungsverboten während einer Elternzeit, Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz oder nach § 3 Nr. 28 EStG steuerfreie Aufstockungsbeträge oder Zuschläge im Rahmen der Altersteilzeit bezogen hat oder
- im Lohnkonto oder in der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstaben U (bei einer Unterbrechung des Dienstverhältnisses) eingetragen ist
- der Arbeitnehmer im Ausgleichsjahr ausländische Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit bezogen hat, die nach einem Doppelbesteuerungsabkommen oder unter Progressionsvorbehalt nach § 34c Absatz 5 EStG von der Lohnsteuer freigestellt waren.
Darüber hinaus darf der Lohnsteuer-Jahresausgleich auch nicht durchgeführt werden, wenn das optionale Faktorverfahren anstelle der Steuerklassenkombination III/V (vgl. § 39f EStG in der Fassung ab 01.01.2010) angewandt wurde.
Bei der Ermittlung des tatsächlichen Jahresarbeitslohnes bleiben Bezüge im Sinne des § 34 Absatz 1 EStG (außerordentliche Einkünfte) und § 34 Absatz 2 Nr. 2 (Entschädigungen) und Nr. 4 EStG (Vergütungen für mehrjährige Tätigkeiten) außer Ansatz.
Der Lohnsteuer-Jahresausgleich darf grundsätzlich nur dann durchgeführt werden, wenn der Arbeitnehmer
- unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist
- während des Ausgleichsjahres ständig in einem Dienstverhältnis gestanden hat
- am 31.12. des Ausgleichsjahres in einem aktiven Dienstverhältnis stand bzw. zu diesem Zeitpunkt Arbeitslohn aus einem früheren Dienstverhältnis bezogen hat
Wenn der Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem Kalenderjahr verschiedene Steuerklassen zugrunde gelegen haben, muss die zuletzt eingetragene Steuerklasse für das ganze Jahr zugrunde gelegt werden.
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