Kundenveranstaltungen – Betriebsausgabenabzug und lohnsteuerliche Konsequenzen (Teil 2)

Im ersten Teil des Artikels zeigte ein Beispiel, wie eine Veranstaltung, der eine Produktschulung zugrunde liegt, steuerrechtlich zu behandeln ist.

Beispiel 2:

Die Sonnenland Immobilien Vertriebsgesellschaft lädt auserwählte Kunden zu einer Incentive-Veranstaltung der besonderen Art ein. Der Veranstaltung zugrunde liegt ein Erlebniswochenende in Hamburg. Die Kunden werden auf Kosten der Vertriebsgesellschaft in einem erstklassigen Hotel untergebracht. Im Vordergrund der Veranstaltung stehen touristische und kulturelle Aspekte, z.B. eine ausgedehnte Stadtrundfahrt, eine Hafenrundfahrt, der Besuch diverser Weihnachtsmärkte sowie als Highlight der Besuch einer Musical­veranstaltung. Zu dieser Veranstaltung werden nicht nur die Kunden, sondern auch deren Ehepartner bzw. Familienangehörige eingeladen.

Im hier vorliegenden Beispiel sind andere Maßstäbe anzusetzen als im vorangegangenen Beispiel. Hinsichtlich der Aufwendungen der Immobilien-Vertriebsgesellschaft handelt es sich nicht um klassische Werbe- oder Repräsentationskosten, sondern um Geschenke an Geschäftsfreunde. Diese sind nicht in voller Höhe steuerlich abzugsfähig, sondern nach Maßgabe von § 4 Absatz 5 Nr. 1 EStG als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu behandeln, weil der Wert der Zuwendung 35 Euro netto übersteigt.

Bitte beachten Sie, dass Geschenke, losgelöst vom Betriebsausgabenabzug bei der zuwendenden Gesellschaft, eine steuerliche Einnahme beim Empfänger der Geschenkzuwendung darstellen können. Um eine Versteuerung der Zuwendung beim Empfänger zu vermeiden, kann eine Pauschalversteuerung gemäß § 37b Absatz 1 EStG durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang hat der Zuwendende eine pauschale Einkommensteuer in Höhe von 30 % abzuführen.

Hinsichtlich der Aufwendungen, die auf die Arbeitnehmer entfallen, deren Aufgabe es ist, die Kunden zu betreuen, ist gesondert zu überprüfen, ob möglicherweise ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil vorliegt.

Da die Kunden unstreitig in angemessener Weise betreut werden müssen, handelt es sich für einen gewissen Anteil von Arbeitnehmern um Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeit­gebers. Ob und in welchem Umfang Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers vorliegen, hängt vom Gesamtbild der Veranstaltung ab und ist im Einzelfall zu überprüfen. Kein Arbeitslohn liegt regelmäßig vor, wenn die Arbeitnehmer unmittelbar mit der Betreuung der Kunden des Arbeitgebers betraut werden.

Im Gegensatz dazu liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn es sich um Arbeitnehmer handelt, die nicht unmittelbar mit der Betreuung der Kunden des Arbeitgebers betraut sind, z.B. Mitarbeiter der Personal­abteilung oder Mitarbeiter der Lohn- und Gehaltsabrechnung. In diesem Fall kann die Finanzverwaltung unterstellen, dass die Teilnahme der Arbeitnehmer Entlohnungscharakter hat und es sich daher nicht um Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers handelt. Nach Maßgabe von § 37b Absatz 2 EStG kann der Arbeitgeber anstelle einer individuellen Lohnversteuerung eine Pauschalversteuerung mit einem Steuersatz von 30% durchführen.

Auswirkungen für die Praxis

Um möglichen Abgrenzungsproblemen möglichst frühzeitig aus dem Wege zu gehen, sollte bereits im Vorfeld einer Lohnsteueraußenprüfung bzw. einer Betriebsprüfung eine lückenlose Dokumentation derartiger Sachverhalte angefertigt werden. Bei Überschneidungen sollte ein geeigneter Aufteilungsmaßstab zugrunde gelegt werden. Dieser Aufteilungsmaßstab sollte geeigneterweise nicht aus der Luft gegriffen, sondern errechnet worden sein. Die Berechnungsgrundlagen sollten im Rahmen der Prüfung vorgelegt werden können.

Wenig überzeugend ist die häufig anzutreffende Argumentation, dass sämtliche Aufwendungen dem steuerlich abzugsfähigen Bereich zuzurechnen sind bzw. ausschließlich Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers darstellen.

Bitte beachten Sie, dass wesentliches Unterscheidungskriterium nicht einzelne, herausgelöste Aspekte der Veranstaltung sind. Entscheidend ist vielmehr das Gesamtbild der Verhältnisse. Spricht das Gesamtbild der Verhältnisse eher für eine Produktschulung, sind die Maßstäbe für eine Werbemaßnahme anzusetzen. Spricht das Gesamtbild der Verhältnisse hingegen eher für eine Incentive-Veranstaltung, hat die Maßnahme eher den Charakter einer Geschenkzuwendung.

Besonders empfehlenswert ist es, sich bereits im Vorfeld der Marketing-Maßnahme Gedanken zu machen, welche steuerlichen Konsequenzen diese Maßnahme mit sich bringen könnte.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Volker Hartmann.