Kostenübernahme durch den Arbeitgeber für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

Ein Arbeitgeber stellte in einem Seminar die Frage, wie die Kostenübernahme einer Taxifahrt durch den Arbeitgeber für die Heimfahrt nach Hause lohnsteuerlich zu behandeln ist.

Der Arbeitgeber hat sich nach einer Überstundenaktion in einem Einzelfall bereit erklärt, die Kosten für eine Taxifahrt in Höhe von 20 Euro zu übernehmen. Nun stellt sich die Frage, ob es sich hierbei um Arbeitslohn handelt, der der Lohnversteuerung zu unterwerfen ist, oder ob die Kostenübernahme durch den Arbeitgeber steuerfrei erfolgen kann.

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Und hier ist die Antwort:

1. Kostenübernahme durch den Arbeitgeber

Prüfung der Anwendung der Sachbezugsfreigrenze

Bei der Übernahme der Kosten für eine Taxifahrt für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber handelt es sich grundsätzlich um einen steuerpflichtigen Sachbezug.

Soweit die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 44 Euro (vgl. § 8 Absatz 2 Satz 9 EStG) nicht überschritten ist, kann diese angewendet werden.

Das bedeutet, dass die Kostenübernahme der Taxifahrt in Höhe von 25 Euro zwar steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellt. Bei Anwendung der Sachbezugsfreigrenze ergibt sich jedoch im Ergebnis kein verbleibender lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Soweit die Sachbezugsfreigrenze überschritten ist, z.B. wegen anderweitiger geldwerter Vorteile, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn, welcher der Lohnversteuerung zu unterwerfen ist.

2. Kostenübernahme durch Gewährung eines Fahrtkostenzuschusses für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

Bei Aufwendungen eines Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte handelt es sich grundsätzlich um Werbungskosten, die im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden können. Wenn ein Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss gewährt, handelt es sich grundsätzlich um Werbungskostenersatz und damit um Arbeitslohn, welcher der Lohnversteuerung zu unterwerfen ist. Wenn der Arbeitnehmer die ihm entstandenen Fahrtkosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend macht, wird die auf den steuerpflichtigen Fahrtkostenzuschuss entfallende Lohnsteuer durch den Werbungskostenansatz neutralisiert.

Nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 Satz 2 EStG kann der Arbeitgeber den Anteil, den der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen könnte, der Pauschalversteuerung unterwerfen. Dies ist für den Arbeitnehmer vorteilhaft, weil der Fahrtkostenzuschuss aufgrund der Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber quasi steuerfrei ist. Der Arbeitgeber muss den Fahrtkostenzuschuss mit einem Steuersatz von 15 % pauschalversteuern. Die Pauschalversteuerung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Bei monatlicher Betrachtungsweise ergibt sich die steuerliche Würdigung wie folgt:

Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beläuft sich auf 25 km. Bei 20 Arbeitstagen ergibt sich ein möglicher monatlicher Werbungskostenansatz des Arbeitnehmers in Höhe von 25 km x 0,30 Euro x 20 Arbeitstagen = 150 Euro. Die Übernahme der Taxikosten durch den Arbeitgeber kann als Fahrtkostenzuschuss angesehen werden. Weil der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers in Höhe von 25 Euro den Werbungskostenansatz des Arbeitnehmers nicht übersteigt, ist eine Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 2 Satz 2 EStG möglich.

Der Werbungskostenansatz im Rahmen der Einkommensteuererklärung reduziert sich entsprechend um die vom Arbeitgeber pauschal versteuerten Beträge um 25 Euro auf 150 Euro.