Jahresabschlussarbeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung – Teil 2

Den ersten Teil dieses Newsletter-Beitrags finden Sie in der Ausgabe 05/2019.

Pauschalversteuerung von Arbeitslohn nach § 40 EStG

Im letzten Beitrag haben wir Ihnen empfohlen, im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu überprüfen, ob alle steuerrelevanten Sachverhalte zutreffend gewürdigt worden sind. Ziel dieser Maßnahme soll es sein, unliebsame Steuernachforderungen bei einer Betriebsprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung bzw. Lohnsteueraußenprüfung zu vermeiden.

In diesem Zusammenhang haben wir aufgezeigt, dass die Anwendung der Pauschalversteuerung nach § 40 EStG in einigen Fällen an zusätzliche Voraussetzungen geknüpft ist. z. B. die sog. Zusätzlichkeitsvoraussetzung bei der Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten (z. B. Notebook, Tablet, Smartphone). Hier ist zwingende Voraussetzung dass es sich um Leistungen des Arbeitgebers handelt, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn des Arbeitnehmers gewährt werden. Diese Zusätzlichkeitsvoraussetzung gilt im Übrigen auch bei zahlreichen Steuerbefreiungsvorschriften, z. B. § 3 Nr. 15 EStG 2019 (Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers für öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr), § 3 Nr. 34 EStG 2019 (Leistungen des Arbeitgebers im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung) und § 3 Nr. 37 EStG 2019 (Steuerfreiheit für Steuerbefreiungen für private Nutzung eines betrieblichen Fahrrads oder Elektrofahrrads).

Anhängige Verfahren beim Bundesfinanzhof

Die Auslegung des Begriffs der Zusätzlichkeitsvoraussetzung wird gerade höchstrichterlich geklärt. So ist fraglich, ob die Zusätzlichkeitsvoraussetzung erfüllt ist, wenn der Arbeitnehmer in einem ersten Schritt rechtsverbindlich auf regelbesteuerten Arbeitslohn verzichtet und in einem zweiten Schritt pauschalierungsfähiger Arbeitslohn zugesagt wird (vgl. Urteil Finanzgericht Rheinland-Pfalz vom 23.11.16, 2 K 1180/16, anhängig beim BFH, Az. VI R 21/17 und Urteil Finanzgericht Münster vom 28.06.17, 6 K 2446/15 L, anhängig beim BFH unter Az. VI R 40/17.) Zu klären ist, ob eine isolierte Betrachtungsweise möglich ist oder ob ein – steuerschädlicher – Zusammenhang zwischen Gehaltsverzicht und Gewährung von Sachbezügen bzw. Zuschüssen zu sehen ist.

Pauschalversteuerung von Arbeitslohn nach § 37b EStG

Neben der Pauschalversteuerung nach § 40 EStG können vom Arbeitgeber gewährte Sachzuwendungen mit einem Steuersatz von 30 % pauschalversteuert werden. Voraussetzung für die Anwendung von § 37b EStG ist, dass grundsätzlich alle lohnsteuerpflichtigen Sachbezüge einheitlich nach § 37b EStG pauschalversteuert werden. So ist es nicht möglich, gleichartige Sachbezüge teilweise im Rahmen der Regelversteuerung bei den Arbeitnehmern und teilweise pauschal nach § 37b bzw. § 40 EStG beim Arbeitgeber zu versteuern. Die Lohnversteuerung von geldwerten Vorteilen im Rahmen der Dienstwagenbesteuerung bleibt hiervon unberührt. Darüber hinaus darf der Wert der Sachzuwendung den Höchstbetrag von 10.000 Euro nicht übersteigen.

Zeitliche Anwendung der Lohnsteuerpauschalierung gemäß § 37b EStG

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich ein Wahlrecht, ob er Sachbezüge individuell bei den Arbeitnehmern oder pauschal nach § 37b EStG versteuert. Das Wahlrecht für die Lohnsteuerpauschalierung nach § 37b EStG muss grundsätzlich bis zum 28.02. des Folgejahres ausgeübt werden. Soweit Besteuerungsgegenstand nicht Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, sondern Geschenke an Geschäftsfreunde sind, muss das Wahlrecht bis zum 31.12. ausgeübt werden.

Die Ausübung des Wahlrechtes kann auch zu einem späteren Zeitpunkt, z. B. im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung erfolgen. Voraussetzung ist jedoch, dass das Wahlrecht erstmalig ausgeübt wird und bislang noch keine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG für diesen Zeitraum ausgeübt wurde. Wenn bereits eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG durchgeführt worden ist, gilt das Wahlrecht als bereits ausgeübt. Daher ist es nicht möglich, im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung zusätzliche Sachbezüge pauschal nach § 37b EStG zu versteuern.

Das gilt auch dann, wenn Sachbezüge zuvor individuell im Rahmen der Regelbesteuerung lohnversteuert wurden. Auch in diesem Fall gilt das Wahlrecht als ausgeübt, weil der Arbeitgeber sich entschieden hat, diese Sachverhalte individuell und nicht pauschal nach § 37b EStG zu versteuern.

Sachzuwendungen an andere Arbeitnehmer

Soweit Empfänger der Sachzuwendungen nicht eigene Arbeitnehmer, sondern Arbeitnehmer fremder Dritter sind, gelten diese als Geschenke im Sinne des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 1 EStG. Hier muss das Pauschalierungswahlrecht nach § 37 EStG zwingend bis zum 31.12. ausgeübt werden. Auch hier muss das Wahlrecht einheitlich ausgeübt werden, d.h. es müssen zwingend alle Geschenke an Geschäftsfreunde nach § 37b EStG pauschalversteuert werden.

Sachzuwendungen, die eigene Arbeitnehmer von Dritten erhalten haben

Soweit Ihre Arbeitnehmer Sachzuwendungen von Dritten erhalten haben, z. B. ein Incentive, müssen die hieraus resultierenden geldwerten Vorteile individuell im Rahmen der Regelversteuerung bzw. nach § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG pauschalversteuert werden. Eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG ist nicht zulässig.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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