Interne Kommunikation: Von der Kunst, Mitarbeitende geschickt zu motivieren

Von Mitarbeitergesprächen und dem florierenden Flurfunk

Interne Kommunikation umfasst im Wesentlichen alles, was innerhalb eines Unternehmens kommuniziert wird. Demnach ist auch jede Person in einem Unternehmen für die interne Kommunikation mit verantwortlich. Es existieren dabei eine formelle und eine informelle Kommunikation nebeneinander her – Stichwort „Flurfunk“. Die formelle Kommunikation ist überwiegend zielgerichtet. Hier soll in erster Linie der Wissenstransfer gefördert werden. Aber auch die positive Beeinflussung des Arbeitsklimas und die Steigerung der Mitarbeiterbindung spielen eine wichtige Rolle. Eine lückenhafte formelle Kommunikation kann schnell dazu führen, dass sich Mitarbeiter*innen nicht mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Wer Informationen aus externen Quellen zuerst beziehen kann, verliert bald das Vertrauen in den eigenen Betrieb. Eine gelungene formelle Kommunikation sollte damit Ziel jeder Geschäftsführung sein.

Die informelle Kommunikation ist prinzipiell weniger zielgerichtet und unkontrollierbarer. Aber auch Gespräche in der Teeküche oder im Aufzug können natürlich neben einem ungezwungenen Austausch Platz für eine Zielerreichung wie beispielweise die Imagepflege bieten.

Neben diesen persönlichen Kurzgesprächen gibt es zahlreiche weitere Kanäle für die formelle und informelle interne Kommunikation. In der Arbeitswelt 4.0 betrifft das neben Face-to-Face-Konversationen vor allem digitale Möglichkeiten mit den unterschiedlichsten Funktionen. In einem Intranet kann Wissen hinterlegt, durch E-Mails und Rundschreiben können Informationen schnell verbreitet werden und ein interner Newsletter informiert nicht nur über interne und externe Angelegenheiten, sondern fördert auch die Mitarbeiterbindung. Dazu können noch Messenger wie Microsoft Teams oder Slack kommen und das Potpourri der Kommunikationsvarianten wird schlussendlich durch mögliche Video- oder Audiobotschaften der Geschäftsführung ergänzt.

Das Anschwimmen gegen die Informationsflut

Diese umfangreichen Kommunikationskanäle bieten jedoch auch reichlich Platz für Stolperfallen. Man möchte und muss zum einen jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einbinden, kann sich aber gleichzeitig in dem bunten Strauß der Kanäle verlieren. Deshalb gilt: Lieber weniger Kommunikationsmittel einsetzen, die aber richtig.

Die Einbeziehung jedes einzelnen Mitarbeiters und jeder einzelnen Mitarbeiterin ist ein wichtiger Punkt. Das betrifft Teilzeitarbeitende und Kolleg*innen im Homeoffice genauso wie jemanden im Büro. Damit der Zugriff auf die wichtigsten Informationen vom heimischen Sofa und dem firmeninternen Bürostuhl gleichermaßen klappt, bieten sich hier diverse Online-Lösungen an.

Eigentlich soll die Digitalisierung von internen Prozessen ein Unternehmen effizienter gestalten. Es kann dabei jedoch wie oben erwähnt schnell zu einer Übermotivation kommen: Aus dem Nichts heraus werden auf einmal viel zu viele verschiedene Kanäle genutzt und ein großes Fragezeichen steht über dem Gedanken, welcher Kanal eigentlich für welchen Informationsaustausch gedacht ist. Auch hier ist die Lösung so simpel wie genial: die interne Kommunikation auf zwei bis drei Kanäle beschränken und klar kommunizieren, welcher wofür genutzt wird.

Sind die Kommunikationskanäle ordnungsgemäß eingerichtet und die Mitarbeitergespräche für den Tag abgearbeitet, hilft ein Rekapitulieren der formellen Kommunikation. Das Ziel ist eine frühzeitige, transparente und vor allem vollständige Informationsweitergabe. Eine einseitige Kommunikation mit widersprüchlichen Aussagen hat im Büro nichts zu suchen. Besonders in persönlichen Gesprächen sollte auf eine wertschätzende Kommunikation geachtet werden.

Es sollte dabei nicht nur die Führungsebene die Kommunikation des Tages gedanklich durchgehen und möglicherweise für den nächsten Tag verbessern, sondern auch jede*r Einzelne für sich entscheiden, ob es Schwachstellen gibt. Kommunikationslücken können so schnell angesprochen und behoben werden - ein Beispiel für gelungene interne Kommunikation, zu der natürlich auch Feedbackkultur gehört. Und auch generell gilt: Interne Kommunikation muss nicht allein von oben kommen. Ein proaktives Abholen von Informationen unterstützt das Funktionieren der Unternehmens-Kommunikation. Das erleichtert gleichzeitig auch das Filtern der Informationen.