In acht Schritten zur erfolgreichen Post Merger Finance Integration

Der Merger ist abgeschlossen, die strategische Ausrichtung verspricht Wertsteigerung und neue Synergien. Wie lassen sich jetzt im Finance-Bereich bestehende Prozesse und Strukturen so synchronisieren, dass zeitnah gesetzlich vorgeschriebene Abschlüsse sowie einheitliche Kennzahlen geliefert werden können? Zusammen mit den Experten Michael Exner und Peter Rodinger hat die Personalberatung TreuenFels die wichtigsten Schritte auf dem Weg zur erfolgreichen Post Merger Finance Integration zusammengestellt.

Ziel einer Post Merger Integration ist der möglichst reibungslose Zusammenschluss zweier Unternehmen, ohne funktionierende, erfolgreiche Strukturen zu zerschlagen. Bei der Integration unterscheidet man drei verschiedene Lösungen:

• Stand-Alone-Lösungen (Erhaltung)
• partielle Integration (Symbiose)
• volle Integration (Absorption)

Wird die volle Integration gewählt, müssen im Finance-Bereich externes und internes Rechnungswesen, Controlling und Berichtswesen harmonisiert sowie Synergien im Liquiditätsmanagement und in der Kapitalanlage realisiert werden. Das ist besonders wichtig, weil der Finance-Bereich die Steuerungsinstrumente für das operative Geschäft bereitstellt. Er muss gut aufgestellt sein, um das neue Unternehmen optimal zu unterstützen. Allein um gesetzlich vorgeschriebene Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse liefern zu können, sollten Rechnungswesen und Berichtswesen möglichst rasch vereinheitlicht werden.

Die wichtigsten Aufgaben im Harmonisierungsprozess auf einen Blick:

• Accounting-Manual vereinheitlichen
• Bilanzierungshandbuch beziehungsweise Kontierungsanweisungen vereinheitlichen
• Berichtswesen/Reporting vereinheitlichen
• Prozesse vereinheitlichen wie: Forderungsmanagement, Herstellkosten-Kalkulation, Kreditorenmanagement, Workflow
• Controlling-Philosophie angleichen
• Treasury-Prozesse abstimmen
• Prozess-Workflow abgleichen
• Wie sollen unsere Standard-Prozesse ablaufen?

Auf einzelne Aspekte wollen wir im Folgenden noch etwas detaillierter eingehen.

1. Angleichung der Controlling-Philosophie

Im neuen Unternehmen muss eine grundlegende Entscheidung getroffen werden, ob künftig eine Teilkosten- oder eine Vollkostenrechnung vorgenommen wird. Für welches der beiden Verfahren man sich entscheidet, hängt im wesentlichen von der bisherigen Praxis ab. Sind die Gemeinkosten auf Sicht des zugrundeliegenden Planungshorizonts als unveränderlich zu betrachten, so ist der Teilkostenrechnung den Vorzug zu geben. Will man beispielsweise die langfristige Kostentragfähigkeit eines neuen Geschäftsmodells betrachten, so bietet sich die Vollkostenrechnung an.

2. Ansiedelung des Finance-Bereiches

Wo will man den Finance-Bereich ansiedeln? Werden Accounting und Buchhaltung unter dem Finance-Vorstand zusammengefasst? Oder ist ein Sparten-Controlling den Geschäftsbereichen in getrennten Vorstandsbereichen zugeordnet? Beispielsweise bieten sich die Ansiedelung des Controllings als Stabsstelle im Vorstand und die Buchhaltung bei Finance und Personal an.

3. Harmonisierung des Berichtswesens (Reportings)

Die Rechnungslegung kommt nach HGB, nach Steuerrecht oder nach internationalen Standards (IFRS) zu verschiedenen Werten. Die Komplexität der Daten sollte also reduziert werden, um dadurch eindeutige und klare Ergebnisse zu erhalten. Ein einheitliches Berichtswesen ermöglicht wesentliche Vorteile:

• einheitliche Datenbasis
• verbesserte Kommunikationsgrundlage
• erhöhte Prüfungssicherheit
• schnellere Abschluss- und Analysezeiten

Das gilt auch für das interne Berichtswesen. Durch eine schnelle Anpassung und Integration des internen Berichtswesens schafft man Transparenz, um die Steuerung des neuen Unternehmens zu ermöglichen.

Der Informations- und Datentransfer zwischen den zu integrierenden Gesellschaften, der bei der Erstellung des Jahres- beziehungsweise Konzernabschlusses erforderlich ist, stellt im Tagesgeschäft oft einen unterschätzten Arbeits- und Kommunikationsaufwand dar. Besonderes Augenmerk sollte auf die Qualitätskontrolle gerichtet werden, da an diesen Schnittstellen häufig Fehler passieren.

4. Vereinheitlichung von Kontenplänen und Buchungskreisen

Neben der Integration der Buchhaltung eines erworbenen Unternehmens gehört auch die zügige Vereinheitlichung von Kontenplänen und Buchungskreisen zu den notwendigen Schritten. Hier ist es von besonderer Bedeutung, dass die Richtigkeit des Datenbestands und damit der Rechnungslegung überprüft und überwacht werden.

5. Datenmigration

Während der operativen Umsetzung ist auch die Datenmigration ein kritischer Faktor: Welche historischen Daten sollen übernommen werden? Sollen Daten lediglich auf Kontenebene oder verteilt auf die neuen Strukturen übernommen werden? Ebenso wichtig ist die Entscheidung, ob zu Jahresbeginn oder unterjährig gestartet werden soll. Um Fehler auszuschließen, die später auch Einfluss auf die Testatsfähigkeit des Jahresabschlusses haben können, sollten ausreichend Prüfungen vorgenommen werden.

6. Buchhaltungs-Software

Haben beide Unternehmen verschiedene Finanzbuchhaltungs- und ERP-Softwaresysteme, so muss eine bestehende Software übertragen oder für beide Unternehmen eine neue Software implementiert werden. Wichtig ist, dass Daten rückverfolgbar bleiben.

7. Ermittlung und Festlegung einheitlicher Kennzahlen

Wonach steuern wir unser Geschäft? Was sind die wichtigsten Kennzahlen? Ziel muss sein, das Gesamtunternehmen in einem einheitlichen Berichtswesen abzubilden und nach einheitlichen Kennzahlen zu steuern. Existieren im neuen Unternehmen Bereiche mit beispielsweise unterschiedlichen Geschäftskonzepten oder Produktionsverfahren, so werden diese auch andere Steuerungskennzahlen benötigen. Dies muss im Berichtswesen und Steuerungskonzept berücksichtigt werden.

8. Merger-Controlling

Der Post-Merger-Prozess sollte durch ein Prozess-Controlling und ein integriertes und transparentes Management-Reporting begleitet werden. Damit wird eine Kontrolle darüber gewährleistet, dass insbesondere die geplanten kurz-, mittel- und langfristigen Finanz- und Ertragsziele realisiert werden. Ein Controlling-System mit geeigneten unternehmensspezifischen Kennzahlen und mit Hilfe bewährter Tools und Systeme – wie zum Beispiel der Balanced Scorecard – stellt sicher, dass Abweichungen von den Soll-Vorgaben frühzeitig identifiziert und entsprechende Gegenmaßnahmen in den betroffenen Bereichen zeitnah eingeleitet werden.