Geordnete und sichere Belegablage: Wie bin ich steuerlich auf der sicheren Seite?

Das betrifft vor allem auch die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine geordnete und sichere Belegablage. Hierauf müssen insbesondere viele mittelständische Unternehmen achten, die nicht täglich oder zumindest nicht sehr zeitnah buchen. Denn dann kommt es besonders darauf an, wie das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichert und sie gegen Verlust schützt. Hilfestellung hierfür legt die AWV nun mit einer Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten und sicheren Belegablage vor, die sie allen Steuerpflichtigen als Orientierung und Arbeitsmittel zur Verfügung stellt.

Der Nachweis einer geordneten und sicheren Belegablage kann spätestens im Fall einer Betriebsprüfung besonders dadurch geführt und flankiert werden, dass eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist. Wie sieht aber eine solche Verfahrensdokumentation aus, auf die die GoBD gesteigerten Wert legen? In vielen mittelständischen Unternehmen liegt hierfür bisher keine Dokumentation vor. Das gilt oft sogar für die gesamte IT-gestützte Buchführung, trifft aber im Hinblick auf die heutige Praxis besonders viele Unternehmen schon bei der Belegablage, also ganz am Anfang des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses.

Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV in ihrem Arbeitskreis 3.4 "Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien" eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können. Zwar sind die Prozesse in den Unternehmen sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben. Die Ableitung einer eigenen Verfahrensdokumentation aus den Musterformulierungen ist aber in jedem Fall besser als der gänzliche Verzicht auf eine Dokumentation.

"Die Muster-Verfahrensdokumentation erfüllt den drängenden Ruf der Praxis nach Mustervorlagen und Hilfestellungen zu den GoBD und fußt auf einer breiten Basis von beteiligten Fachexperten sowie Wirtschaftskammern und verbänden", freut sich Dr. Lars Meyer-Pries, Leiter des AWV-Arbeitskreises 3.4. "Je breiter der Einsatz und je intensiver das Feedback dazu, desto besser kann die AWV an dieser und an weiteren in Entstehung befindlichen Praxishilfen und Muster-Verfahrensdokumentationen arbeiten", betont Silke Schröder, die zuständige AWV-Referentin, den Nutzen des Musters. Dr. Ulrich Naujokat, Geschäftsführer der AWV, hebt zudem hervor, "dass durch die nun vorliegende Muster-Verfahrensdokumentation auch Unternehmen eine Hilfestellung bekommen, die bisher oft nur großen Unternehmen mit Zugang zu entsprechender Expertise vorbehalten war".

Die Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage findet sich unter: http://www.awv-net.de/cms/front_content.php?idcat=286 auf den Internetseiten der AWV und parallel bei zahlreichen beteiligten Unternehmen und Organisationen. Die DATEV stellt ihren Mitgliedern das Muster in einer Version mit automatischer Befüllung von wiederkehrenden Platzhaltern unter http://www.datev.de/portal/GoTo.do?page=verfahrensdoku zur Verfügung.

Der Arbeitskreis 3.4

Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien

Im Mittelpunkt der Tätigkeit des Arbeitskreises steht das Ziel, Unternehmen, Behörden und sonstige Organisationen beim Einsatz neuer Organisationstechnologien in der Weise zu unterstützen, dass neue Technologieformen hinsichtlich ihrer Vereinbarkeit mit den GoB untersucht und bewertet werden. Die Ergebnisse des Arbeitskreises sollen es den Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und allen übrigen Buchführungspflichtigen möglich machen, die Rationalisierungsmöglichkeiten neuer Organisationstechnologien auf gesicherter Basis in vollem Umfang auszuschöpfen.

Wesentlicher Schwerpunkt der Tätigkeit des Arbeitskreises ist zur Zeit die Entwicklung eines Praxisleitfadens zu den 2014 erschienenen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD), welche die GOBS ("Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme") aus dem Jahr 1997 sowie die GDPdU ("(Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen") mit Wirkung zum 01.01.2015 ersetzen.

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV)...

... ist das zentrale Forum in Deutschland, das aktuelle Fragen rund um das Thema Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung von Staat und Unternehmen aufgreift. Erklärtes Ziel dabei ist es, Antworten auf die Anforderungen eines permanenten Aufgaben- und Technologiewandels zu liefern, und so eine reibungslose, effiziente Verwaltung zu fördern.

Mit über 200 Mitgliedsunternehmen und mehr als 1.200 ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern arbeiten wir an der Entwicklung zukunftswirksamer Regeln und Verfahren, die Verwaltungskosten reduzieren und den Nutzen für Wirtschaft und Verwaltung optimieren. Im Rahmen von Arbeitskreisen wirken hierfür Kooperationspartner aus öffentlicher Verwaltung, Wirtschaft und Drittem Sektor - unter Beteiligung der Wissenschaft - aktiv zusammen. Die AWV versteht sich dabei als neutraler Mittler zwischen den Sektoren und lässt sich vom Gedanken einer Partnerschaft zwischen Wirtschaft und Verwaltung leiten.

Die AWV wird gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages.