Geordnete und sichere Belegablage: So sind Steuerberater und Mandant auf der sicheren Seite Muster-Verfahrensdokumentation zur Minimierung von Risiken aus den GoBD

Das betrifft vor allem auch die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine geordnete und sichere Belegablage. Hierauf müssen insbesondere viele mittelständische Unternehmen achten, die nicht täglich oder zumindest nicht sehr zeitnah buchen. Denn dann kommt es besonders darauf an, wie das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichert und sie gegen Verlust schützt. Hilfestellung hierfür stellt der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) nun mit einer Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten und sicheren Belegablage zur Verfügung, die allen Steuerpflichtigen als Orientierung und Arbeitsmittel dient.

Der Nachweis einer geordneten und sicheren Belegablage kann spätestens im Fall einer Betriebsprüfung besonders dadurch geführt und flankiert werden, dass eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist. Wie sieht aber eine solche Verfahrensdokumentation aus, auf die die GoBD gesteigerten Wert legen? In vielen mittelständischen Unternehmen liegt hierfür bisher keine Dokumentation vor. Das gilt oft sogar für die gesamte IT-gestützte Buchführung, trifft aber im Hinblick auf die heutige Praxis besonders viele Unternehmen schon bei der Belegablage, also ganz am Anfang des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses.

Die Muster-Verfahrensdokumentation wurde in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden, darunter auch dem DStV, im Rahmen des von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) organisierten Arbeitskreises 3.4 „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ entwickelt. Sie dient Unternehmen und ihren steuerlichen Berater als Orientierung. Die Prozesse sind in den Unternehmen sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben. Die Ableitung einer eigenen Verfahrensdokumentation aus den Musterformulierungen ist aber in jedem Fall sicherer als der gänzliche Verzicht auf eine Dokumentation.