Fallstricke bei der Gewährung von Erholungsbeihilfen

Nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 Nr. 3 EStG können Sie Ihren Arbeitnehmern eine pauschalierungsfähige Erholungsbeihilfe gewähren. Diese Erholungsbeihilfe ist quasi steuerfrei, weil diese Beihilfe, ähnlich wie Fahrtkostenzuschüsse, ohne Einbehaltung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträgen an Ihre Arbeitnehmer ausgezahlt werden darf. Sie müssen jedoch eine Pauschalversteuerung der Beihilfe mit einem Steuersatz von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. pauschaler Kirchensteuer durchführen. Die Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 2 Nr. 3 EStG löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Die Pauschalversteuerung ist zulässig, soweit folgende Beträge nicht überschritten werden:

• 156 € für den Arbeitnehmer
• 104 € für dessen Ehegatten
• 52 € für jedes Kind

Hierbei handelt es sich um einen Freibetrag. Übersteigende Beträge müssen entsprechend individuell versteuert werden. Als Arbeitgeber müssen Sie sicherstellen, dass die Beihilfe auch tatsächlich zur Erholung und nicht zu anderweitigen Zwecken verwendet wird. Es kann zwar grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass eine Erholungsbeihilfe, die vom Arbeitgeber in zeitlichem Zusammenhang mit einer Erholungsmaßnahme (z.B. Urlaub) gewährt wird, von Ihren Arbeitnehmern zu Erholungszwecken verwendet wird. Zur Vermeidung von Meinungsverschiedenheiten im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung sollten Sie sich von Ihren Arbeitnehmern entsprechende Nachweise vorlegen lassen, z.B. eine Rechnung über eine gebuchte Pauschalreise eine Hotelrechnung oder eine auswärtige Tankquittung. Die Finanzverwaltung akzeptiert aus Vereinfachungsgründen einen zeitlichen Korridor von +/- drei Monaten. Danach liegen die Voraussetzungen für die Pauschalversteuerung vor, wenn die Erholungsbeihilfe innerhalb von drei Monaten vor oder nach Durchführung der Erholungsmaßnahme gewährt wird.

Soweit Sie eine Erholungsbeihilfe gewähren, die die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge übersteigt, dürfen Sie keine Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 2 EStG durchführen. Es handelt sich vielmehr um Arbeitslohn, der der Regelversteuerung und der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist.

BFH-Urteil vom 19.09.12, VI R 55/11

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Gewährung von Erholungsbeihilfen nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 Nr. 3 EStG in Verbindung mit dem BFH-Urteil vom 19.09.12, VI R 55/11 sicherstellen müssen, dass Ihre Arbeitnehmer die Erholungsbeihilfe tatsächlich zu Erholungszwecken verwenden. In diesem Zusammenhang ist ein konkreter und einzelfallbezogener Nachweis erforderlich, zu welchem Zweck der Arbeitnehmer die Erholungsbeihilfe verwendet hat.

Definition Erholung

Nach dem unmittelbaren Wortlaut des Gesetzes muss sichergestellt sein, dass der Arbeitnehmer die Beihilfe zu Erholungszwecken verwendet. Die Kardinalsfrage lautet, was unter dem Begriff „Erholung“ zu verstehen ist.

Der Begriff Erholung ist dabei eng auszulegen. Es ist im allgemeinen Sprachgebrauch unstreitig, dass man sich nicht nur im Rahmen eines auswärtigen Urlaubs, sondern auch bei einem Urlaub zuhause erholen kann. Viele Arbeitgeber sind hier sehr phantasievoll und gewähren Arbeitnehmern abstrakte Erholungsbeihilfen, ohne einzelfallbezogen sicherzustellen, dass die gewährte Beihilfe tatsächlich zu „echten“ Erholungszwecken verwendet wird. Oft erfolgt aus Vereinfachungsgründen eine Auszahlung der Erholungsbeihilfe in Zusammenhang mit der Auszahlung des Urlaubsgeldes.

Eine pauschale Auszahlung von Erholungsbeihilfen ohne einzelfallbezogenen Nachweis der tatsächlichen Verwendung wird einer Überprüfung im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung nach Maßgabe des BFH-Urteils vom 19.09.12, VI R 55/11 (siehe oben) nicht standhalten.

Jahreskarte für Zoo oder Schwimmbad

Ebenso wird die Verwendung der Erholungsbeihilfe für eine Jahreskarte für den Zoo oder ein Schwimmbad, für die Dauerkarte für das Stadion oder für den Kauf neuer Balkonpflanzen bei einer Lohnsteueraußenprüfung eher für Missstimmung als Zustimmung des Prüfers sorgen. Eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 3 EStG ist daher nicht möglich.

Pauschalversteuerung nach § 37b EStG

Alternativ zur Pauschalversteuerung nach § 40 EStG kann eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG durchgeführt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Zuwendung als Sachzuwendung erfolgt, z.B. wenn der Arbeitgeber eine Jahreskarte für den Zoo erwirbt und diese seinen Arbeitnehmern übereignet.

Bei einer Erholungsbeihilfe, die im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung gewährt wird, handelt es sich um eine Barlohnzuwendung und nicht um eine Sachzuwendung. Eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG ist daher nicht möglich.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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