Einführung neuer Systeme – erst die Hausaufgaben und dann in kleinen Schritten zur hohen Schule

Aufschneiden, Aufgabeln, Auslöffeln – in diesen Schritten vollzieht sich die Einführung von Business Intelligence durch externe Dienstleister, folgt man den Ausführungen von Lars Schubert. In seinem openBI-Blog wirft der Berater mit einiger Ironie einen kritischen Blick auf seine eigene Zunft, und das liest sich in etwa so: beim Aufschneiden präsentieren smarte junge Männer im Maßanzug auf Kundenevents rhetorisch brillant die Neuerungen der BI-Industrie. Dann folgt sogleich das Aufgabeln: Tief beeindruckt entscheidet sich das staunende Publikum für denjenigen Anbieter, der die schönsten und buntesten Beispiele gezeigt hat. Doch es folgt alsbald die Phase der Ernüchterung: der neugewonnene Kunde muss das Ganze nun auslöffeln, denn: die Datenbasis ist komplexer als gedacht, Kennzahlen sind nicht einheitlich definiert und die Unterstützung durch das oberste Top-Management lässt auch zu wünschen übrig.

Zu hohe Ansprüche führen zum Scheitern

Dies sind nur einige Fallstricke, die Lars Schubert in seinem Blog beschreibt. Doch der Berater möchte nicht falsch verstanden werden: er bietet mit seinem Unternehmen cubeworx schließlich selbst BI-Beratung an – insbesondere für die BI Open-Source-Software Palo. „Viele große BI-Projekte scheitern an den hohen Ansprüchen, die an sie gestellt werden“, stellt Schubert fest. „Im Ergebnis werden die eingeführten Systeme dann nicht genutzt, weil man sie nicht bedienen kann, stattdessen werden weiterhin Excel-Tabellen per E-Mail ausgetauscht. Aus meiner Sicht ist der Ansatz Think big – start small die deutlich bessere Variante bei der Einführung von BI-Systemen.“

Genau wie Schubert empfiehlt auch Sven Wöltjen, Leiter Vertrieb und Marketing bei der Corporate Planning AG, mit einer kleinen Lösung anzufangen: „Wichtig ist für mittelständische Unternehmen, nicht gleich ein Riesen-Projekt zu starten, für das letztendlich Zeit, Personal und Geld fehlt. Es ist ratsam“, so Wöltjen, „mit kleinen Paketen und Lösungen zu beginnen und diese dann sukzessiv intern auszubauen.“ Das ermöglicht den Mitarbeitern, das System erst einmal kennenzulernen und Erfahrungen zu sammeln.

Zielformulierung zusammen mit den Fachabteilungen

Zuvor müssen im Unternehmen allerdings klare Ziele entwickelt werden, was Business Intelligence leisten soll. Häufig werden unüberlegt neue Tools angeschafft oder BI-Lösungen werden zu früh im IT-Bereich angesiedelt. Vom Grundsatz her ist Business Intelligence aber ein Management- und Controlling-Thema, das für die Projektgestaltung vor allem betriebswirtschaftliche Methodenkompetenz erfordert.

Das Management muss sich deshalb mit den technischen Möglichkeiten auseinandersetzen und selbst Lösungsansätze zu folgenden Fragen entwickeln: Welches sind die wirklich relevanten Kennzahlen zur Steuerung des Unternehmens? Wie werden die Kennzahlen definiert? Welche Korrelationen bestehen zwischen den Kennzahlen? Wonach kann ich meine Umsatzzahlen auswerten? Wie kann die Komplexität der Daten verringert werden? Welche Kennzahlen brauchen Vertrieb, Einkauf und Produktion, welche Daten sind für das Marketing relevant? Letztere Fragen sollten mit den Beteiligten vor Ort geklärt werden, nicht im stillen Kämmerlein. Wenn Entscheider und Beteiligte gemeinsam erarbeiten, welche Funktionalitäten im operativen Geschäft sinnvoll sind und daraus Anforderungen an das BI-System ableiten, stößt das BI-Projekt später auf eine größere Akzeptanz als wenn es schlichtweg von oben delegiert wird, oftmals vorbei an den Bedürfnissen der eigentlichen Nutzer.

Dies ist auch ein weiterer Grund, warum es sinnvoll ist, erst mit einem kleineren, klar abgegrenzten Bereich des Unternehmens zu beginnen. Hier können erste BI-Erfahrungen gesammelt werden, bevor der nächste – größere – Schritt angegangen wird. Denn wie immer ist bei der Einführung neuer Systeme mit internen Widerständen zu rechnen.

Vorbereitung der Daten oft erste große Hürde bei BI-Projekten

Die zweite Herausforderung besteht in der Sicherstellung der Datenqualität, zweifelsohne eine der zentralen Aufgaben der Finance-Abteilungen des Unternehmens. Wie valide sind die Daten? Wie kann die Datenqualität langfristig sichergestellt werden? Wo findet die Harmonisierung statt? Denn was nützt ein neues leistungsfähiges BI-Tool, wenn die Zahlen, die dort einfließen, falsch oder nicht vergleichbar sind? „Bei vielen Projekten ist diese Vorbereitung bereits eine große Hürde“, berichtet Sven Wöltjen von Corporate Planning. „Denn nur wenn die im Unternehmen existierenden Ist-Daten in den Vorsystemen einheitlich und vollständig zur Verfügung stehen, kann eine BI-Software darauf aufbauen und sinnvolle Ergebnisse liefern“, so Wöltjen weiter.

Insbesondere die Konsolidierung der Daten verschiedener internationaler Gesellschaften stellt die zentrale Finance-Abteilung vor Probleme, denn meist werden sie über unterschiedliche Systeme erfasst, was ihre Vergleichbarkeit natürlich erschwert oder sogar unmöglich macht. Hierfür müssen zunächst Lösungen erarbeitet werden. Erst wenn die Vorarbeit im Unternehmen geleistet wurde, kann mit der Projektumsetzung begonnen werden. Doch hier wird der Aufwand zur Vorbereitung eines BI-Projektes häufig deutlich unterschätzt, einer der Gründe, warum viele BI-Projekte scheitern oder kostenmäßig aus dem Ruder laufen.

Zentrale Einheit im Unternehmen zur Überwindung von Sprachbarrieren

Aus Sicht von Lars Schubert ist es bei der Projekteinführung wichtig, zunächst eine zentrale Anlaufstelle für BI im Unternehmen zu schaffen – gern im Controlling: „Insbesondere die immer stärkere Trennung von Fachlichkeit und Technik könnte man mit einer zentralen Organisation überwinden“, empfiehlt Schubert. „Der hohen Komplexität bei BI-Projekten würde damit Rechnung getragen und das Problem, dass IT und Fachbereiche häufig nicht die gleiche Sprache sprechen, damit aufgelöst werden.“

Projektverantwortung sollte im Controlling liegen

Und wer sollte bei der Umsetzung projektverantwortlich sein – der Fachbereich oder die IT? Sven Wöltjen von Corporate Planning vertritt hierzu eine ganz klare Meinung: „Der Verantwortliche für Controlling und Unternehmensplanung, der häufig bei der kaufmännischen Unternehmensleitung oder Bereichsleitung angesiedelt ist, ist prädestiniert für die Projektleitung, denn er ist derjenige, der die Anforderungen der Geschäftsführung umsetzt und gleichzeitig ein eigenes Interesse an effizientem und komfortablem Arbeiten im Controlling hat.“

Dann folgt die Frage nach der Software: Soll es eine umfassende Lösung eines großen Anbieters wie Oracle, SAP, IBM, SAS oder Microsoft sein oder reicht für den Anfang eventuell sogar eine Open-Source-Lösung? „Open-Source-BI-Lösungen haben den Vorteil, dass sie sehr flexibel an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden können, ohne allzu großen Programmieraufwand zu verursachen. Zudem entfallen hohe Lizenzgebühren, die einen wesentlichen Kostenfaktor darstellen“, erklärt cubeworx-Geschäftsführer Lars Schubert. „Diese Lösungen reichen für viele Mittelständler vollkommen aus und erlauben es, ohne großes finanzielles Risiko effektive BI-Lösungen zur besseren Planung und Analyse des eigenen Geschäftes zu nutzen.“

Navigieren muss der Kapitän schon selbst

Die im BI-Kontext viel beschworene „Single source of truth“ sollte laut Sven Wöltjen aber nicht nur rein technisch oder mathematisch betrachtet werden: „Die Unternehmenskennzahlen und Informationen, die die Software liefern, helfen dem Management dabei, das Unternehmen zu navigieren. Die Entscheidung, welcher Kurs und welches Tempo gefahren werden, liegt immer noch beim Kapitän, das heißt beim Unternehmer selbst. Dies kann ihm auch ein noch so umfassendes Business Intelligence-Tool nicht abnehmen.“