Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung in KMU – mit Excel Anwendung – ein Praxisbeitrag

Ein Theater in der Hansestadt Lübeck musste aufgrund der sehr unterschiedlichen Zahlungsbereitschaft der Besucher feststellen, dass eine detailliertere Preiskalkulation nötig ist, damit auch zukünftig die zwei verschiedenen Theater Bereiche gut ausgelastet sind. Im Folgenden finden Sie die Vorgehensweise, wie es dem Theater gelungen ist, kundenorientierte Preise zu kalkulieren.

1. Feststellung der betrieblichen Kosten
2. Zeitnahe/periodengenaue Buchführung
3. Festlegung Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger
4. Durchführung einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung
5. Aufbau einer Deckungsbeitragsrechnung
6. Erstellung einer Produktkalkulation
7. Durchführung einer Kundenergebnisrechnung

1. Feststellung der betrieblichen Kosten
   
   1. Abgrenzung von neutralem Aufwand (periodenfremde Steuernachzahlungen, außergewöhnliche Instandhaltungskosten nach einem Unwetter, etc) und neutralen Erträgen (Durch Verkauf von in die Jahre gekommenen Bühnenequipment). Somit wurden die „wahren betriebsbedingten Kosten ermittelt


2. Zeitnahe/periodengenaue Buchführung
   
   1. zeitnah und aktuell (In diesem Zusammenhang wurde ebenfalls auf „Fast Close“ umgestellt)
   2. Erfassung von Abgrenzungsbuchungen unterjährig, z.B. Abschreibungen, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, richtiger Wareneinsatz (mit Bestandsveränderungen),
   3. Buchung Eigenverbrauch, unregelmäßige Zahlungen
   4. Berücksichtigung von Risiken, z.B. Wertberichtigungen Forderungen, Rückstellungen


3. Festlegung Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger
   
   1. Kostenarten (Personalkosten, Speisen & Getränke, Technisches Equipment, etc)
   2. Kostenstellen (KST I CASSIS Theater, KST II SOLEI – Pausenbereich, HK I Hausmeister, HK II Verwaltung + Vertrieb)
   3. Kostenträger ( Karte CASSIS Theater, Karte SOLEI – Pausenbereich)


4. Durchführung einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung
   
   1. Durch eine verursachungsgerechte Verteilung der Hilfskostenstellen (Hausmeister, Verwaltung & Vertrieb) mittels des Stufenleiterverfahrens, ist es dem Theater gelungen die Preise für die Theaterkarten genauer zu kalkulieren und somit kundenorientierter zu verkaufen.


5. Aufbau einer Deckungsbeitragsrechnung (DB)
   
   1. Die Geschäftsführung des Theaters entschied sich bewusst für eine einfache Deckungsbeitragsrechnung, da es sich ausschließlich um 2 Produkte (Karte CASSIS Theater, Karte SOLEI – Pausenbereich) handelte und baute sie für diese Produkte auf
   2. DB 1 = Umsatz – variable Kosten (direkte Personalkosten + sonstige direkte Kosten)
   3. DB 2 = DB 1 – Verwaltung und Vertriebskosten (inkl. Hausmeister)


6. Erstellung einer Produktkalkulation
   
   

   in €	Karte CASSIS Theater	Karte SOLEI – Pausenbereich
   Anzahl verkaufte Karten Vorjahr
   (1 ) Gesamter Wareneinsatz (variable Einzelkosten)
   (2) Vertriebskosten (fixe Einzelkosten)
   (3) = 1+2 ) Summe Einzelkosten
   (4) fixe Gemeinkosten (Hausmeister, Techniker)
   (5) = (3 - 4) Selbstkosten
   (6) Rabatte, Skonto, Bonus
   (7) Gewinnzuschlag
   (8) = (5+6+7) Marktpreis



7. Durchführung einer Kundenergebnisrechnung
   
   1. Hierbei legte das Theater drei Kern-Besuchergruppen fest (Reisegruppen, Individualgäste, Geschäftsgäste) und errechnete für jede Besuchergruppe das Ergebnis. Mit diesen Erkenntnissen konnte das Vertriebs und Marketing Budget ergebnisorientierter eingesetzt werden.

Es grüßt Sie herzlich

Ihr Ralf Greiner