Effizientere Office-Prozesse dank Automatisierung

Dabei gilt es nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit zu wahren, sondern auch die eigenen Produkte, Leistungen und internen Prozesse zu optimieren. So führen automatisierte Workflows bereits bei knapp zwei Drittel der Unternehmen zu einem deutlichen Anstieg der Produktivität und Effizienz wiederkehrender Office-Prozesse, so das Ergebnis einer Studie.

Das Kasseler Research- und Analystenhaus techconsult hat in Zusammenarbeit mit Bechtle untersucht, wie die Digitalisierung von Office-Prozessen in deutschen Unternehmen umgesetzt ist und wie die Prozesstransformation voranschreitet. Für die veröffentlichte Studie „Digitales Büro – Status quo der Prozesstransformation von Office-Prozessen in deutschen Unternehmen“ wurden 200 IT- und Businessentscheider aus deutschen Unternehmen befragt.

Nachholbedarf bei der Umsetzung kollaborativer Zusammenarbeit

Nicht zuletzt durch die COVID-19-Pandemie wurde die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen forciert und zu einem erfolgskritischen Faktor. Dabei zeigen die Ergebnisse der Studie, dass 46 % der befragten IT- und Businessentscheider die Zusammenarbeit und das Aufgabenmanagement als sehr relevante Tätigkeiten im Office-Umfeld einschätzen. Mit der Umsetzung dieser Aufgabenfelder sind nur 41 % der Befragten zufrieden. Im Bereich der Kollaboration und Kommunikation spielen zudem auch virtuelle Konferenzen für 47 % eine überaus wichtige Rolle, die es nicht zu vernachlässigen gilt. In 80 % dieser Unternehmen führt ein hoher Umsetzungsgrad von virtuellen Konferenzen sogar zur deutlichen Steigerung der Produktivität und Effizienz in der Zusammenarbeit. Dafür setzen 59 % der Unternehmen Microsoft Teams, 9 % Zoom und 7 % die Softwarelösung GoToMeeting ein.

Effiziente Bearbeitung operativer Routineaufgaben durch Softwarelösungen

Bei der Optimierung operativer Tätigkeiten im Office-Umfeld sind die Unternehmen insgesamt etwas besser aufgestellt. So werden die Planung und Verwaltung von Meetings mit 44 % sowie die interne und externe Kollaboration und Kommunikation im Projekt und Aufgabenkontext mit 41% als sehr gut umgesetzt eingeschätzt. Die softwaregestützte Umsetzung derartiger Prozesse erhöht das effiziente und teamorientierte Arbeiten und kann die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen erhöhen. Auch die Erstellung automatisierter Workflows im Office-Umfeld bewerten 37 % der befragten IT- und Businessentscheider als sehr gut umgesetzt. Auch wenn nur ein gutes Drittel die Umsetzung dieser Prozesse mit sehr gut bewertet, so führt der hohe Umsetzungsgrad bei 72 % dieser Unternehmen zur Steigerung der Bearbeitungsgeschwindigkeit wiederkehrender Office-Prozesse und bei 65 % zum Anstieg der Produktivität und Effizienz.

Unterstützung bei der Analyse der Prozesstransformation

Die Studienergebnisse zeigen, dass Unternehmen in vielerlei Hinsicht von der Prozessoptimierung profitieren können. So kann die softwaregestützte Optimierung von Office-Prozessen nicht nur die Produktivität und Effizienz der Zusammenarbeit steigern, sondern auch die Bearbeitungsdauer von Projekten verkürzen, die Ergebnisqualität steigern und den Projekterfolg sichern. Die Studie umfasst insgesamt vier für die Prozessoptimierung relevante Untersuchungsbereiche: Kollaboration und Kommunikation, Office-Services, Security und Compliance sowie Voice- und Telekommunikation. Wie gut ist man aber mit dem eigenen Unternehmen aufgestellt? Diese Frage können sich Interessierte über den auf den Studienergebnissen aufbauenden „Process Transformation Check“ beantworten lassen. Im Benchmark zu den Studienergebnissen erhalten sie den aktuellen Reifegrad ihrer Unternehmen. Jedoch kein Ergebnis ohne Handlungsempfehlungen: Der integrierte „Productivity Advisor“ unterstützt den Pfad zur optimalen Prozesstransformation. Die Studienergebnisse und das Checksystem können auf https://www.process-transformation-check.de abgerufen werden.

Über die Studie

Die Studie „Digitales Büro – Status quo der Prozesstransformation von Office-Prozessen in deutschen Unternehmen“ wurde im Auftrag von Bechtle durchgeführt. Dabei wurden insgesamt 200 IT- und Businessentscheider aus deutschen Unternehmen befragt und die Antworten analysiert. Als Research und Analystenhaus ist techconsult seit 25 Jahren der Partner für Anbieter und Nachfrager digitaler Technologien und Services. Analysen auf der Anwenderseite erlauben einen Einblick in die Problemfelder und Zukunftsvisionen der Unternehmen. Für ein realitätsnahes Bild sorgen über 20.000 Interviews pro Jahr mit Business- und IT-Entscheidern. In Verbindung mit dem permanenten Screening von Produkten und Serviceleistungen der Anbieter erfolgt die erfolgsorientierte Strategie- und Umsetzungsberatung. Auf digitalen Plattformen stellt techconsult Business- und IT-Entscheidern seit vielen Jahren themenspezifische Assessment-Tools zur Problemfeld- und Positionierungsanalyse zur Verfügung.