Dokumentationen und Handbücher im Rechnungswesen - Teil 2

Im ersten Teil der Praxistipps zu Dokumentationen und Handbüchern ging es bereits um Learnings aus der Unternehmenspraxis. Diese sollen an dieser Stelle ergänzt werden:

Dienstreiseregelungen

• Klare Struktur – mit Einrückungen arbeiten
• Detaillierte Kostenregelung (Trinkgeld, Unterkünfte, etc. vorgeben)
• Aktuell halten

Dienstwagenregelungen

• Grenzen der Nutzung klären – z.B. wer darf mitfahren
• Klare, eindeutige Regelung (Hierarchieabhängig)
• Zuzahlung möglich ja/nein
• Aufwand gering halten
• als Nettolohnoptimierung nutzen
• Tankkarte ja/nein?
• Was tun bei Unfall?

Controllinghandbuch

• Ansprechpartner nennen
• Rolle des Controllings klären
• Abgabetermine und Daten für das Berichtswesen
• Definition der wichtigsten Begriffe
• Erläuterung von Zusammenhängen und Prozessen, z.B. Investitionsprozess

Und wie bekommt man jetzt die Mitarbeiter dazu, die bestehenden Dokumentationen mehr und aktiv zu nutzen?

Fragen Sie sich doch zunächst einmal: Wie zufrieden sind Sie mit der Nutzung Ihrer Dokumentationen durch die zuständigen Mitarbeiter auf einer Skala von 1 bis 6 (1=sehr gut, 6=ungenügend)?

Mitarbeiter sollen bewegt werden, etwas zu tun, was sie sonst nicht auf diese Art und Weise tun würden. Viele Unternehmen starten jetzt im Wissensmanagement mit „Gamification“. Dabei werden die Prinzipien von Computer- und Gesellschaftsspielen auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter übertragen. Immer mehr Unternehmen nutzen Gamification, um ihre Mitarbeiter zu motivieren und weiterzubilden. Der Vorteil gegenüber einer klassischen Schulung: Während die Mitarbeiter dort nur 20 bis 30 Prozent der Inhalte auch wirklich behalten, sind es bei mithilfe von Gamification vermitteltem Wissen bis zu 90 Prozent, so Studien. Nehmen Sie dazu als Beispiel einmal Bilanzierungshandbücher. Die meisten Angestellten sind von den umfangreichen Werken abgeschreckt, niemand liest das Sammelsurium an Richtlinien wirklich. Hier lassen sich leicht kleine Wettbewerbe entwickeln: Ein Unternehmen greift seine 100 wichtigsten Bilanzierungsfragen heraus, die Angestellten können sie über ein Computersystem beantworten, Punkte sammeln und jederzeit ihr Ranking einsehen und eventuell Preise gewonnen werden z.B. ein Gratisessen in der Kantine. Das funktioniert wie ein PC-Spiel. Mit dieser Methode können beispielsweise auch andere Richtlinien oder Kennzahlen intern kommuniziert werden, Produkte mit den höchsten Deckungsbeiträgen in den Fokus kommen oder Kosten kontinuierlich im Blickfeld behalten werden.

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