Dokumentationen und Handbücher im Rechnungswesen - Teil 1

• Gesetzliche Anforderungen, wie interne Kontrollsysteme und Compliance Themen
• Internationale Vereinheitlichung, d.h. alle Tochtergesellschaften haben die gleichen Strukturen und Abläufe
• Wenn Mitarbeiter wechseln, sollen neue Kollegen schnell und mit wenig Aufwand eingearbeitet werden – möglichst ohne dass jemand ihnen die Arbeiten zeigen muss

In welchen Bereichen ist Dokumentation besonders wichtig?

1. Kontierungsanweisungen
2. Unterschriftenregelungen
3. Bilanzierungshandbücher
4. Transferpreisdokumentationen
5. Dienstreiseregelungen
6. Dienstwagenregelungen
7. Controllinghandbuch

In den Facharbeitskeisen für Führungskräfte aus Rechnungswesen und Controlling, den C4B-Benchmarking Circles, haben wir die wichtigsten Learnings zu Dokumentationen und Handbüchern zusammengetragen. Nachfolgend für Sie zentrale Tipps:

1. Kontierungsanweisungen

• Kontierungshandbücher in Excel anlegen, da die Sortier- und Filterfunktion hilfreich eingesetzt werden kann
• Erläuterungen kurz halten
• Definieren Sie ebenfalls, was nicht in den Konten enthalten/gebucht sein sollte

Unterschriftenregelungen

• Kein Fließtext
• Tabellarischer Aufbau / Matrixorganisation
• Geltungsbereich beschreiben
• Hierarchie-Ebenen verdeutlichen
• Thema / Ziel, Betragshöhe, verantwortliche Vertreter festlegen
• Eskalation (Befugnisse in Vertretungssituationen) definieren

Bilanzierungshandbücher

Für die Erstellung von Konzernabschlüssen ist es erforderlich, dass konzerneinheitliche Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sowie Verantwortlichkeiten im Unternehmen dokumentiert und festgelegt werden. Dies erfolgt üblicherweise durch ein konzernweit verbindliches Bilanzierungshandbuch.

• Organisatorische Themen ansprechen
• Ansprechendes, strukturiertes Layout verwenden
• Nicht nur rein rechtliche Hinweise geben
• Auf betriebsspezifische Belange reduzieren - nicht zu allgemein formulieren
• Auch für Nicht-Kaufläute verständlich schreiben
• Evt. mit graphischer Unterstützung (Screenshots, Diagramme, organisatorische Strukturen) arbeiten
• Aktuell halten, pflegen
• Verantwortlichkeiten, Ansprechpartner im jeweiligen Bilanzierungspunkt benennen (Namen oder Rolle)
• Als Wissenspool, z.B. für Materialpreise nutzen
• Schnittstelle zu Transferpreise muss geprüft werden
• Aussagefähige Überschriften verwenden
• Abgabetermine aufführen
• Mit Konsolidierungsvorgaben und Arbeitshilfen arbeiten
• Soviel wie nötig so wenig wie möglich
• Das Format sollte elektronisch mit Suchfunktionen sein

Transferpreisdokumentationen

• Sind sehr firmenindividuell - allgemeine Learnings entfallen deshalb

Im zweiten Teil zu Dokumentationen und Handbüchern im Rechnungswesen geht es um die Dienstwagenregelung und Controllinghandbücher sowie um die Frage, wie man Mitarbeiter motiviert, die bestehenden Dokumentationen aktiv zu nutzen.