Dokumentationen und Handbücher im Rechnungswesen

Warum sind Dokumentationen, Richtlinien und Handbücher dennoch wichtig?

• Gesetzliche Anforderungen, wie interne Kontrollsysteme und Compliance Themen
• Internationale Vereinheitlichung, d.h. alle Tochtergesellschaften haben die gleichen Strukturen und Abläufe
• Wenn Mitarbeiter wechseln, sollen neue Kollegen schnell und mit wenig Aufwand eingearbeitet werden – möglichst ohne dass jemand ihnen die Arbeiten zeigen muss

In welchen Bereichen ist Dokumentation besonders wichtig?

• Kontierungsanweisungen
• Unterschriftenregelungen
• Bilanzierungshandbücher
• Transferpreisdokumentationen
• Dienstreiseregelungen
• Dienstwagenregelungen

Was müssen Sie berücksichtigen?

• Kontierungshandbücher in Excel anlegen, da die Sortier- und Filterfunktion hilfreich eingesetzt werden kann
• Erläuterungen kurz halten
• Definieren Sie ebenfalls, was nicht in den Konten enthalten/gebucht sein sollte

• Kein Fließtext
• Tabellarischer Aufbau / Matrixorganisation
• Geltungsbereich beschreiben
• Hierarchie-Ebenen verdeutlichen
• Thema / Ziel, Betragshöhe, verantwortliche Vertreter festlegen
• Eskalation (Befugnisse in Vertretungssituationen) definieren

1. Sind Sie zufrieden mit Ihren bestehenden Dokumentationen in Ihrem Unternehmen?
   • Ja
   • Nein
   
   
2. Welche Dokumentationen fehlen eventuell?
   
    
   
   
3. Würden Sie ein Halbtagesseminar zum Thema Dokumentationen im Rechnungswesen mit Musterbeispielen aus verschieden Unternehmen besuchen?
   
   • Ja
   • Nein
   
   
4. Wie zufrieden sind Sie mit der Nutzung Ihrer Dokumentationen durch die zuständigen Mitarbeiter auf einer Skala von 1 bis 6 (1=sehr gut, 6=ungenügend)
   
    

Für die Erstellung von Konzernabschlüssen ist es erforderlich, dass konzerneinheitliche Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sowie Verantwortlichkeiten im Unternehmen dokumentiert und festgelegt werden. Dies erfolgt üblicherweise durch ein konzernweit verbindliches Bilanzierungshandbuch.

• Organisatorische Themen ansprechen
• Ansprechendes, strukturiertes Layout verwenden
• Nicht nur rein rechtliche Hinweise geben
• Auf betriebsspezifische Belange reduzieren - nicht zu allgemein formulieren
• Auch für Nicht-Kaufläute verständlich schreiben
• Evt. mit graphischer Unterstützung (Screenshots, Diagramme, organisatorische Strukturen) arbeiten
• Aktuell halten, pflegen
• Verantwortlichkeiten, Ansprechpartner im jeweiligen Bilanzierungspunkt benennen (Namen oder Rolle)
• Als Wissenspool, z.B. für Materialpreise nutzen
• Schnittstelle zu Transferpreise muss geprüft werden
• Aussagefähige Überschriften verwenden
• Abgabetermine aufführen
• mit Konsolidierungsvorgaben und Arbeitshilfen arbeiten
• Soviel wie nötig so wenig wie möglich
• Das Format sollte elektronisch mit Suchfunktionen sein

• Sind sehr firmenindividuell --- allgemeine Learnings entfallen deshalb

• Klare Struktur – mit Einrückungen arbeiten
• Detaillierte Kostenregelung (Trinkgeld, Unterkünfte, etc. vorgeben)
• Aktuell halten

• Grenzen der Nutzung klären – z.B. Wer darf mitfahren
• Klare, eindeutige Regelung (Hierarchieabhängig)
• Zuzahlung möglich ja/nein
• Aufwand gering halten
• als Nettolohnoptimierung nutzen
• Tankkarte ja/nein?
• Was tun bei Unfall?

Wie bekommt man die Mitarbeiter dazu die bestehenden Dokumentationen mehr aktiv zu nutzen?

Mitarbeiter sollen bewegt werden, etwas zu tun, was sie sonst nicht auf diese Art und Weise tun würden. Viele Unternehmen starten jetzt im Wissensmanagement mit „Gamification“. Mit Freude und Engagement auf spielerisch motiviertem Weg werden Inhalte, die zuvor eher langweilig empfunden wurden, jetzt in einer gamifizierten Form umgesetzt. Viele Unternehmen haben Bilanzierungshandbücher und wichtige Unternehmensinformationen in das Intranet gestellt, doch die Klicks und wertvolle Beiträge sind spärlich. Hier setzt Gamification mit Puzzleteile im Intranet suchen, Quizfragen und Gewinnspielen an.