Dienstwagenbesteuerung: Neue Rechtsprechung zum elektronischen Fahrtenbuch

Moderne Buchführungssysteme werden regelmäßig nur dann steuerlich anerkannt, wenn technisch ausgeschlossen ist, dass nachträgliche Veränderungen durchgeführt werden. Wenn nachträgliche Korrekturen, Veränderungen des Datenbestandes oder Manipulationen durchgeführt werden können, kann das Finanzamt die Buchhaltung verwerfen und Hinzuschätzungen durchführen. Einmal vorgenommene Buchungen dürfen nur dann storniert bzw. korrigiert werden, wenn diese Maßnahmen entsprechend dokumentiert werden.

Wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen Firmenwagen überlässt, entsteht bekanntermaßen ein geldwerter Vorteil. Dieser geldwerte Vorteil kann entweder pauschal im Rahmen der 1 % - Regelung oder auf Grundlage der tatsächlichen Nutzungsverhältnisse in Zusammenhang mit einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch ermittelt werden.

Ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, ist das Finanzamt nach gefestigter höchstrichterlicher Rechtsprechung befugt, das Fahrtenbuch zu verwerfen. In diesem Zusammenhang ist der geldwerte Vorteil zwingend pauschal im Rahmen der 1 % - Regelung anzusetzen.

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung steuerlich immer nur dann anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. (vgl. amtliche Hinweise zu den Lohnsteuerrichtlinien, H 8.1 - Elektronisches Fahrtenbuch). Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Diese Rechtsauffassung basiert auf höchstrichterlicher Rechtsprechung, z.B. BFH-Urteil vom 16.11.05, VI R 64/04. Der Bundesfinanzhof hat hier klargestellt, dass eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann genügt, wenn nachträgliche Veränderungen entweder technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit des Fahrtenbuchs gegeben.

Soweit kein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch vorgelegt werden kann, kommt zwingend die 1 %-Regelung zum Ansatz. Wenn das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß ist, ist ein Nachweis der privaten Nutzung durch dieses Fahrtenbuch ausgeschlossen. In diesem Fall muss die Finanzverwaltung auch nicht prüfen, ob das Fahrtenbuch inhaltlich richtig sein könnte (vgl. Urteil Finanzgericht Baden-Württemberg vom 27.02.02, 2 K 235/00).

Neue Rechtsprechung

Mit Urteil vom 14.10.14, 11 K 736/11, hat sich das Finanzgericht Baden-Württemberg erneut mit dieser Problematik auseinandergesetzt. Im Rahmen einer Betriebsprüfung verwarf das Finanzamt das Fahrtenbuch eines selbständigen Apothekers und setzte den geldwerten Vorteil pauschal im Rahmen der 1 % - Regelung an. Das Finanzamt hat bei der Prüfung festgestellt, dass das elektronische Fahrtenbuch nicht den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprach. Es wurde festgestellt, dass es technisch möglich war, den Datenbestand nachträglich spurlos zu verändern.

Der Bundesfinanzhof hat bereits in einem anderen Verfahrensgang klargestellt, dass eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann entspricht, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.

Im hier streitigen Sachverhalt waren diese Voraussetzungen jedoch nicht erfüllt. In diesem Zusammenhang war es programmtechnisch möglich, die Eintragungen im Fahrtenbuch im Nachhinein zu bearbeiten, ohne dass diese Änderungen registriert und ausgewiesen werden. Dies galt auch bei Auswahl der sog. finanzamtstauglichen Version. Es wurde festgestellt, dass ein Export der im Fahrtenbuch erfassten Daten in das Tabellenkalkulationsprogramm Excel und ein anschließender Rückimport der bearbeiteten Dateien problemlos möglich waren.

Ein hinzugezogener Sachverständiger stellte in seinem Gutachten fest, dass durch einen Datenbank-Direktzugriff die Fahrtenbuchsoftware vom finanzamtssicheren Modus in den nicht-finanzamtssicheren Modus überführt werden könne und umgekehrt. Ferner ist aus dem vorgelegten elektronischen Fahrtenbuch nicht ersichtlich, zu welchem Zeitpunkt die Fahrtenbucheinträge vorgenommen wurden. Daher kann auch nicht überprüft werden, ob das Fahrtenbuch „zeitnah“ im Sinne der BFH-Rechtsprechung geführt worden ist.

Im Ergebnis bestätigte das Finanzgericht Baden-Württemberg erneut die strengen Anforderungen der Finanzverwaltung an ein elektronisches Fahrtenbuch. Das Finanzgericht ließ in Ermangelung grundsätzlicher Bedeutung keine Revision zu. Im hier streitigen Sachverhalt ging es im Wesentlichen um die Beurteilung der Funktionalität eines bestimmten Fahrtenbuchprogrammes in tatsächlicher Hinsicht. Darüber hinaus sind die rechtlichen Anforderungen an ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch durch die höchstrichterliche Rechtsprechung des BFH bereits hinreichend geklärt.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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