Die lohn- und umsatzsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen nach dem BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015

Begriff der Betriebsveranstaltung

Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn der Arbeitgeber eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter durchführt, an der alle Arbeitnehmer teilnehmen dürfen. Darunter fallen z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Jubiläumsfeiern. Es ist unerheblich, wer die Veranstaltung organisiert. Diese kann somit vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt werden.

Zwingende Voraussetzung für eine Betriebsveranstaltung ist, dass sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen (alle aktiven Arbeitnehmer, ehemalige Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare, ähnliche Personen) deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt. Somit ist es nicht schädlich, wenn neben den Arbeitnehmern auch fremde Dritte eingeladen sind.

Eine Betriebsveranstaltung liegt zudem nur vor, wenn sie allen Arbeitnehmern des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht (z. B. für eine Organisationseinheit des Betriebs, z. B. gesamte Abteilung oder Betriebsstätte, für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer des Unternehmens, für Arbeitnehmer, die bereits im Unternehmen ein rundes (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-jähriges) Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben).

Welche Zuwendungen sind bei einer Betriebsveranstaltung zu berücksichtigen?

Alle Aufwendungen des Arbeitgebers anlässlich der Betriebsveranstaltung einschließlich Umsatzsteuer sind steuerlich zu beachten.

Zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung zählen insbesondere Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten, die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten (hierzu folgen noch Ausführungen zu den Reisekosten), Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft, Geschenke (unabhängig vom Wert), Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers, Barzuwendungen, die statt Speisen und Getränke etc., Reisekosten und Musik usw. gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist, Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager. Hierunter fallen auch die Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder.

Nicht zu den Zuwendungen zählen die Aufwendungen für sog. Selbstkosten des Arbeitgebers, wenn dieser die Betriebsveranstaltung selbst organisiert. Dazu zählen z. B. die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige AfA sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei Nutzung eigener Räumlichkeiten.

Steuerfreie Reisekosten nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG zählen ebenfalls nicht zu den Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung. Diese liegen vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt. Dagegen zählen Reisekosten, die mit der Veranstaltung oder dem Event unmittelbar zusammenhängen und vom Arbeitgeber organisiert wurden zu den Sachzuwendungen einer Betriebsveranstaltung.

Beispiel: Arbeitgeber B hat seinen Hauptstandort in München und veranstaltet einen Betriebsausflug. Zu diesem sind auch die Mitarbeiter der Standorte Leipzig und Berlin eingeladen, die nach München anreisen. Die Fahrtkosten gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung. Sie können als Reisekosten vom Arbeitgeber B steuerfrei erstattet werden.

Ermittlung des Freibetrags

Die ermittelten Zuwendungen der Betriebsveranstaltung zählen zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn soweit sie den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer übersteigen.

Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, ausgewählt werden.

Beispiel: Unternehmen B veranstaltet im Jahr ein Sommerfest, ein Betriebsausflug und eine Weihnachtsfeier. An allen Veranstaltungen dürfen alle Arbeitnehmer teilnehmen. N nimmt an allen 3 Veranstaltungen teil. Es liegen insgesamt 3 Betriebsveranstaltungen vor. Den Freibetrag kann N aber nur 2-mal in Anspruch nehmen. B kann entscheiden, für welche Veranstaltung er für N den Freibetrag wählt.

Für die Ermittlung des Freibetrages sind alle zu berücksichtigenden Aufwendungen zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Wie der Nachweis zu erbringen ist, erörtert das Schreiben nicht.

Der übersteigende Betrag ist steuerpflichtig und kann nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG mit 25 % pauschal versteuert werden. Eine solche Pauschalierung der Lohnsteuer kommt nicht in Betracht, wenn es sich bei der Veranstaltung nicht um eine Betriebsveranstaltung handelt.

Beispiel: Arbeitgeber A richtet eine Weihnachtsfeier aus, zu der alle Arbeitnehmer kommen dürfen. Der Anteil pro Arbeitnehmer für Getränke, Mahlzeiten, Süßigkeiten und einem DJ beträgt 60 Euro. Zudem erhält jeder Arbeitnehmer einen Gutschein von 80 Euro. Alle Zuwendungen sind einzuberechnen. Der Gesamtaufwand des Arbeitgebers pro Arbeitnehmer beträgt 140 Euro. 110 Euro sind steuerfrei. 30 Euro sind steuer- und sozialversicherungspflichtig, wenn der Arbeitgeber diese individuell als Arbeitslohn versteuert. Wählt er die pauschale Besteuerung mit 25 % nach § 40 Abs. 2 EStG tritt Sozialversicherungsfreiheit ein.

Nehmen Begleitpersonen an der Veranstaltung teil, ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro zu berücksichtigen.

Beispiel: Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen insgesamt 10.000 Euro. An der Betriebsveranstaltung haben insgesamt 100 Personen teilgenommen. Darunter sind insgesamt 75 Arbeitnehmer. 25 Arbeitnehmer davon haben jeweils eine Begleitperson mitgebracht. 50 Arbeitnehmer kamen allein. Die Aufteilung der Kosten erfolgt auf 100 Personen. Es entfällt auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 Euro. 50 Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 Euro, der den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist. Bei 25 Arbeitnehmern wird der Anteil der Begleitperson hinzugerechnet. Der geldwerte Vorteil beträgt somit 200 Euro. Nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 Euro.

Praxishinweis: Das Schreiben beinhaltet zudem Aussagen zur umsatzsteuerlichen Behandlung der Aufwendungen. Die Grundsätze sind für alle Betriebsveranstaltungen ab dem 01. Januar 2015 anzuwenden.

Die Autorin:

Daniela Karbe-Geßler ist Rechtsanwältin und beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag e.V. in Berlin als Referatsleiterin tätig. Nach dem 2. Juristischen Staatsexamen war sie insgesamt 6 Jahre mit verschiedenen Tätigkeiten in der Steuer- und Finanzverwaltung des Landes Berlin, zuletzt im Einkommensteuerreferat der Senatsverwaltung für Finanzen Berlin (speziell für die Lohnsteuer), betraut. Seit Oktober 2010 ist sie als Referatsleiterin im Bereich Finanzen und Steuern beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) in Berlin für die Aufgabengebiete Arbeitnehmerbesteuerung (national und international), Reisekosten, betriebliche Altersvorsorge sowie Erbschaft- und Schenkungsteuer zuständig. Darüberhinaus engagiert sie sich als Dozentin vor allem im Bereich des Lohnsteuer- und Reisekostenrechts.

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