Die Jahresabschlussprüfung: Eine gute Vorbereitung ist das A und O

„Natürlich bindet die Jahresabschlussprüfung Ressourcen und legt das Unternehmen kurzzeitig lahm – aber der Aufwand lohnt sich“, erklärt Tamara Kaes, die kaufmännische Leiterin bei einem großen Hamburger Technologieunternehmen. „Jedes Unternehmen kann von der Jahresabschlussprüfung sowohl in Bezug auf die Außenkommunikation als auch bei der Innenkommunikation profitieren. Kunden schauen sich die Abschlüsse durchaus genau an, wenn es um Auftragsvergaben geht, Vergleiche zu anderen Unternehmen können gezogen werden, gerade wenn Mitbewerber, Kunden und Lieferanten einen Abschluss nach denselben Regeln aufstellen. Intern nutzt die Jahresabschlussprüfung beispielsweise den Abteilungen Rechnungswesen, Controlling und der Geschäftsführung, wenn die Systeme auf ihre Funktionstüchtigkeit überprüft werden“, so Kaes, die früher als Wirtschaftsprüferin tätig war, und damit beide Seiten sehr gut kennt.

Alles ist eine Frage des Timings

Der Versuch, in wenigen Tagen vor der Prüfung noch schnell alle Belege in Ordnung zu bringen, scheitert meistens. Unter Zeitdruck können sich schnell Fehler einschleichen. Schonender für die Mitarbeiter und das Arbeitsklima ist eine rechtzeitige Vorarbeit. Beispielsweise können ganzjährig rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsysteme geprüft werden. Der Aufruf von Tamara Kaes lautet daher wie folgt: „Haben Sie das ganze Geschäftsjahr über eventuelle Anforderungen der Abschlussprüfer im Blick und halten Sie laufenden Kontakt!“

Erster Schritt – die Koordination im Unternehmen

Generell sollten sich Unternehmen bei der Vorbereitung auf eine Jahresabschlussprüfung vorab die Frage stellen: „Wie kann ich alles vorbereiten, damit sich der Prüfer schnell und umfassend ein gutes Bild machen kann?“ Die Antwort darauf heißt aus Sicht von Tamara Kaes: gute Koordination, effiziente Absprache, übersichtliche und funktionierende interne Systeme. Klingt einfach, die Praxis sieht aber oft ganz anders aus. Bei der Koordination und Absprache können Checklisten eine gute Hilfe sein.

Vorprüfung – sinnvoll oder Zeitverschwendung?

Im Vorfeld können Prüfer und Mandant besprechen, ob eine Vorprüfung im Rahmen der Abschlussprüfung sinnvoll ist oder nicht. In der Regel empfiehlt sich die Vorprüfung gerade für größere Unternehmen und für Start-ups als ein probates Instrument, die internen rechnungslegungsbezogenen Kontrollsysteme zu prüfen und die Mitarbeiter auf die Herausforderungen der Abschlussprüfung vorzubereiten. Werden Fehler gefunden, bleibt in der Regel noch genug Zeit bis zur Hauptprüfung, um diese abzustellen. Der Prüfer weiß, wie die Branche Gesetze auslegt, hat Einblick in viele Unternehmen und kennt die Arbeitsabläufe. Besonders bei jungen Unternehmen sieht sich der Wirtschaftsprüfer oft auch als Betreuer und Sparringpartner, um beim Aufbau der Kontrollsysteme zu beraten.

Weiterer Vorteil: Eine Vorprüfung kann lange vor dem Stichtag erfolgen – in Abhängigkeit von dem Datum der Abschlussprüfung. „Die Vorprüfung kann besonders für schnell gewachsene, junge Unternehmen interessant sein“, erklärt Karl-Heinz Klinner, Wirtschaftsprüfer bei Dr. Schreiber & Partner Treuhand GmbH. „Mandant und Wirtschaftsprüfer haben mit diesem Instrument eine gute Möglichkeit vorab zu testen, ob die internen rechnungslegungsbezogenen Kontrollsysteme bereits gut funktionieren, und die Unternehmen haben noch genügend Zeit gegenzusteuern, sollten Prozesse noch nicht rund laufen. Sind in Folge der Vorprüfung die kritisierten Fehler beseitigt worden und funktionieren die Kontrollsysteme, wirkt sich dies positiv auf die zügige Abwicklung der Jahresabschlussprüfung aus“, so Klinner.

Wichtig für die Zusammenarbeit zwischen Prüfer und Mandant sind die offene, rechtzeitige Diskussion strittiger Punkte und die Abstimmung der erforderlichen Dokumente. Die Kommunikation zwischen Unternehmen und Prüfer sollte immer respektvoll und vor allem ehrlich sein, davon profitieren beide Seiten. „Wenn das Auftreten des Mandanten allerdings darauf hindeutet, dass er etwas verschweigt, werden Prüfer sehr schnell argwöhnisch. Es ist ab und zu der Fall, dass Mandanten versuchen, strittige Punkte strategisch zu umschiffen. Dies durchschauen Prüfer schnell. Erreicht wird damit leider oft nur die nachhaltige Zerstörung langjähriger guter Zusammenarbeit“, so Tamara Kaes.

Welcher Prüfer ist der Richtige?

Eine gute Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Prüfer sichert die gelungene Jahresabschlussprüfung – deshalb ist die Frage der Prüferwahl entscheidend. Die Beziehung zwischen Unternehmen und Prüfer sollte im gegenseitigen Vertrauen und Einvernehmen geschlossen werden. Da zu einer reibungslos verlaufenden Jahresabschlussprüfung zwei Parteien gehören, sollten die Unternehmen vorab im Rahmen einer Bestandsaufnahme klären, welche Problemfelder es gibt. Unbedingt sollte in einem persönlichen Gespräch verabredet werden, wie der Prüfer vorgeht. Ein Wirtschaftsprüfer sollte über Branchenerfahrung und Referenzen anderer Unternehmen verfügen. Aber nicht nur die fachliche, sondern auch die menschliche Komponente spielt bei der Zusammenarbeit eine wichtige Rolle, denn wenn die Chemie nicht stimmt, kann sich die Absprache zwischen Mandant und Prüfer schwierig gestalten.

„Leicht“ haben es die großen Konzerne beziehungsweise deren zuständige Organe bei der Auswahl von Wirtschaftsprüfern, denn sie können im Grunde nur zwischen wenigen Prüfungsgesellschaften wählen. „Bei einem Unternehmen, das zu einem ausländischen Konzern gehört oder das Tochterunternehmen im Ausland hat, ist die Auswahl der Wirtschaftsprüfer sehr eingeschränkt. In Frage kommen oft nur die Big Four der Branche: PwC, KPMG, Ernst & Young und Deloitte“, sagt Tamara Kaes. „Die Zusammenarbeit mit kleineren Büros, die auf Kooperationspartner im Ausland zurückgreifen, ist oft schwierig. In einem solchen Fall muss gewährleistet sein, dass Absprachen und die Kommunikation beim Dienstleister reibungslos funktionieren“, so Kaes.

Welches sind die häufigsten Prüfungsfeststellungen?

In der Regel können kritische Punkte wie etwa Ansatz- und Bewertungsfragen im Vorfeld der Abschlussprüfung zwischen dem Unternehmen und dem Prüfer geklärt werden. Gerade die Behandlung von Sonderfällen kann durch ein Vorgespräch mit dem Wirtschaftsprüfer besprochen werden. Für den Fall, dass Punkte strittig sind, entsteht schnell Verhandlungsbedarf um die Auslegung. Bei Gesetzesnovellen ergeben sich für den Mandanten nicht selten Spielräume, die er gern zum Vorteil des Unternehmens nutzt, auch wenn der Prüfer die Interpretationen nicht immer nachvollziehen kann. Hier helfen nur fachlich einwandfreie Argumente. Daher sollten Mandanten im Falle von Auslegungsfragen und Branchenbesonderheiten zusammen mit dem Wirtschaftsprüfer Lösungen erarbeiten, die die Gesetzeslage und die Branchenüblichkeit in Einklang bringen. Grundsätzlich gelten bei allen Neuerungen gesetzlicher Vorgaben, dass ein Hinauszögern der Anpassungen Frust und Fehler provoziert. Eine gute Vorbereitung auf die Jahresabschlussprüfung beinhaltet also die frühzeitige Berücksichtigung von Gesetzesänderungen.