Bewirtung von Arbeitnehmern

Bei der Bewirtung von Arbeitnehmern handelt es sich grundsätzlich um einen Sachbezug und damit um steuerpflichtigen Arbeitslohn, der sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist. Soweit dieser geldwerte Vorteil zusammen mit anderen Sachbezügen, die mit dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort bewertet werden, die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 44 Euro nicht übersteigt, können sowohl eine Lohnversteuerung als auch eine Verbeitragung zur Sozialversicherung unterbleiben.

Bewirtung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit

Wenn ein Arbeitnehmer seine Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit (Dienstreise, Fahrtätigkeit bzw. Einsatzwechseltätigkeit) bewirtet, kommen die Freibeträge für Verpflegungsmehraufwendungen zur Anwendung. In diesem Zusammenhang handelt es sich nur dann um lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge in Höhe von 6, 12 bzw. 24 Euro überschritten werden. Übernimmt der Arbeitgeber höhere Kosten, kann für den die steuerlich zulässigen Höchstbeträge übersteigenden Anteil eine Pauschalversteuerung nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG mit einem Pauschsteuersatz in Höhe von 25 % erfolgen. Dies gilt allerdings nur dann, wenn die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um nicht mehr als 100 % überschritten werden. Diese Art der Pauschalversteuerung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Wird auch dieser Betrag überschritten, ist der übersteigende Betrag entweder der individuellen Lohnversteuerung oder ersatzweise der Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG bzw. gemäß § 37 b EStG zu unterwerfen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall eine Verbeitragung zur Sozialversicherung zu erfolgen hat.

Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers

Bislang lag eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers immer dann vor, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeiten im Rahmen einer verbindlichen Bestellung fest gebucht hat. In diesem Zusammenhang war es bis 31.12.2010 erforderlich, dass der Arbeitgeber sich vor Beginn der Auswärtstätigkeit seines Arbeitnehmers schriftlich mit dem Unternehmen in Verbindung setzt, das dem Arbeitnehmer die Mahlzeiten zukommen lassen soll.

Im Ergebnis galt als lohnsteuerlicher Bewertungsmaßstab nicht der ortsübliche Endpreis am Abgabeort, also die tatsächlichen Kosten des Arbeitgebers, sondern der amtliche Sachbezugswert. Diese Bewertungsmethode war jedoch mit erschwerenden Auflagen verbunden, nämlich mit umfassenden Dokumentations- und Nachweispflichten des Arbeitgebers.

Die umsatzsteuerlichen Neuregelungen bei Beherbergungsleistungen hatten erhebliche Auswirkungen auf die Reisekostenabrechnung. Bis 31.12.2010 war es weitestgehend üblich, dass der Beherbergungsbetrieb (Hotel, Pension, etc.) die Kosten für die Übernachtung einschließlich Frühstück pauschal in einem Rechnungsbetrag ausgewiesen hat. Weil die Übernachtung und das Frühstück unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen, ist es seit 01.01.2010 nicht mehr möglich, eine Rechnung mit einem Pauschalpreis auszustellen. Im Ergebnis muss das Frühstück mit den tatsächlichen Kosten bewertet werden. Es kann in diesem Fall nicht, wie bisher, mit einem Pauschalbetrag von 4,80 Euro aus dem Übernachtungspreis herausgerechnet werden.

Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vorliegt. Um eine Bewertung der Mahlzeiten mit den deutlich günstigeren amtlichen Sachbezugswerten zu ermöglichen, hat die Finanzverwaltung, zunächst im Rahmen eines BMF-Schreibens und seit 01.01.2011 mit einer Neuregelung in den Lohnsteuerrichtlinien, das Vorliegen einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers erheblich vereinfacht. Nach Maßgabe von R 8.1 Absatz 8 Nr. 2 Satz 6 LStR 2011 kann immer dann von einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers ausgegangen werden, wenn die Aufwendungen für die Bewirtung vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. In diesem Falle bleiben die (höheren) tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitgebers außen vor und die Mahlzeiten können mit den (niedrigeren) amtlichen Sachbezugswerten bewertet werden. Diese belaufen sich seit 01.01.2011 für ein Frühstück auf 1,57 Euro und für ein Mittag- bzw. Abendessen auf 2,83 Euro.

Quelle: Diplom-Finanzwirt (FH) Volker Hartmann, Hamburg