Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers bei Reisekosten – Aufzeichnung des Großbuchstabens „M“ im Lohnkonto

Rechtsgrundlage für die Bescheinigung des Großbuchstabens „M“

Die Rechtsgrundlage für die Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ findet sich in Rz. 90 des ergänzten BMF-Schreibens zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.14 vom 24.10.14.

Sonderregelung in § 4 Absatz 3 LStDV

Nach Maßgabe von Rz. 92 des BMF-Schreibens ist bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen für eine Übergangszeit (bis max. 2015) eine Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ nicht zwingend erforderlich.

Diese Sonderregelung kommt immer dann zum Tragen, wenn das Betriebsstättenfinanzamt für die nach § 3 Nummer 13 oder Nummer 16 EStG steuerfrei gezahlten Vergütungen nach § 4 Absatz 3 LStDV eine andere Aufzeichnung der gewährten Reisekostenvergütungen als im Lohnkonto zugelassen hat.

Grundsätzlich sind im Lohnkonto alle vom Arbeitgeber gewährten Lohnbestandteile auszuweisen. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die im Lohnkonto aufgezeichneten Lohnbestandteile in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.

Bei vielen Arbeitgebern sind Lohn- und Gehaltsabrechnung und Reisekostenabrechnung organisatorisch getrennt. Dabei fließen die Ergebnisse der Reisekostenabrechnung oft nicht in die Lohn- und Gehalts­abrechnung ein. Um die Arbeitgeber organisatorisch zu entlasten, hat der Gesetzgeber bereits vor langer Zeit eine Sonderregelung in § 4 Absatz 3 LStDV aufgenommen.

Danach kann das Betriebsstättenfinanzamt bei Arbeitgebern, die für die Lohnabrechnung ein maschinelles Verfahren anwenden, – auf entsprechenden Antrag – Ausnahmen bei der Aufzeichnung steuerfreier Bezüge im Lohnkonto zulassen, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist.

In der lohnsteuerlichen Praxis bedeutet dies, dass Arbeitgeber, die aufgrund der o.g. Sonderregelung nach entsprechender Erlaubnis des Betriebsstättenfinanzamtes nicht dazu verpflichtet sind, die gewährten steuerfreien Reisekostenvergütungen im Lohnkonto aufzuzeichnen, auch nicht dazu verpflichtet sind, den Großbuchstaben „M“ im Lohnkonto aufzuzeichnen.

Sinn und Zweck des Großbuchstabens „M“

Die Finanzverwaltung möchte mit der Aufzeichnungspflicht des Großbuchstabens „M“ vermeiden, dass Arbeitnehmer, die bei einer Auswärtstätigkeit von ihrem Arbeitgeber im Rahmen einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers kostenlose Mahlzeiten erhalten haben, bei ihrer persönlichen Einkommen­steuererklärung ungerechtfertigte Werbungskosten geltend machen. Mit dieser Maßnahme beabsichtigt die Finanzverwaltung, das Steuerrecht gerechter zu machen.

Die Aussagekraft des Großbuchstabens „M“ ist jedoch vergleichsweise gering. Zum einen besagt der auf der Lohnsteuerbescheinigung eingedruckte Großbuchstabe „M“ lediglich, dass der Arbeitnehmer an einem oder an mehreren Tagen des Jahres ein kostenloses Frühstück, Mittag- oder Abendessen vom Arbeitgeber erhalten hat. Eine konkrete Aussage, in welchem Umfang ein Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten erhalten hat, liefert der Großbuchstabe „M“ jedoch nicht.

Aufgrund der oben dargestellten Aufzeichnungserleichterungen braucht der Großbuchstabe „M“ daher oft nicht ausgezeichnet zu werden. Deshalb kann das Finanzamt bei der Bearbeitung von Steuererklärungen nur in Einzelfällen und nicht zuverlässig überprüfen, ob ein Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber im Rahmen einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers eine kostenlose Mahlzeiten erhalten hat oder nicht.

BMF-Schreiben vom 30.07.15

Mit BMF-Schreiben vom 30.07.15 – Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für Kalender­jahre ab 2016 – Ausstellung von Besonderen Lohnsteuerbescheinigungen durch den Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung für Kalenderjahre ab 2016 – hat das Bundesfinanzministerium die bisherige Übergangsregelung von 2015 um zwei Jahre, bis zum 31.12.17 verlängert.

Daher hat der Arbeitgeber, der den Großbuchstaben M bislang noch nicht in der Lohnsteuerbescheinigung ausweist, zwei Jahre länger Zeit, diese Maßnahme technisch umzusetzen.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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