Betriebliche Unfallversicherung: Digitaler Lohnnachweis wird Pflicht

Wenn Unternehmen in diesen Tagen ein Schreiben ihrer Berufsgenossenschaft auf den Tisch bekommen, handelt es sich wahrscheinlich um dieZugangsdaten, die für das neue digitaleLohnnachweisverfahren der betrieblichen Unfallversicherung benötigt werden. Betriebe, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen von einem Dienstleister wie beispielsweise dem Steuerberater erledigen lassen, müssen diesem die Informationen bis spätestens zum Jahreswechsel zusenden.

Hintergrund: Mit dem Jahreswechsel wird parallel zum bisherigen Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung der digitaleLohnnachweis eingeführt. Für die Teilnahme am neuen Verfahren ist ein Stammdatenabruf von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e.V. (DGUV) notwendig und auch verpflichtend durchzuführen. Den Abruf, der ab jetzt möglich ist, muss das Lohnbüro bzw. der Lohndienstleister aktiv anstoßen. Der automatisierte Abruf stellt sicher, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und den im betreffenden Meldejahr veranlagten Gefahrtarifstellen an dieUnfallversicherungsträger übermittelt werden.

Informationen unbedingt an Lohndienstleister weitergeben

Für diesen Stammdatenabruf werden drei Informationen benötigt: dieBetriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BBNRUV), die Mitgliedsnummer des Unternehmens und seine (neu eingeführte) PIN. DieseZugangsdaten sind Gegenstand der Benachrichtigungsschreiben der jeweils zuständigen Berufsgenossenschaften, die diese derzeit an ihre Mitglieder versenden. Ist ein Unternehmen bei mehreren Unfallversicherungsträgern pflichtversichert, erhält es auch mehrere Schreiben mit verschiedenen Zugangsdaten. Wichtig ist, dass alle diese Informationen die mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung betraute Stelle im oder außerhalb des Unternehmens erreichen.

Der Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 muss bereits bis zum 16. Februar 2017 auf dem neuen digitalen Weg übermittelt werden. Darauf weist die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV) ausdrücklich hin.

Der Transfer lässt sich in der Regel direkt aus dem für dieLohnabrechnung genutzten Programm heraus anstoßen – im Fall der DATEV-Lohnprogramme ist die Erfassung der neuen PIN beispielsweise mit den Jahreswechsel-Versionen möglich, die voraussichtlich Ende Dezember 2016 bereitstehen. Für dieBeitragsjahre 2016 und 2017 ist übergangsweise parallel zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannteLohnnachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren einzureichen.

Hinweis: Steuerberatungskanzleien, die für ihre Mandanten die Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigen, sollten die Zugangsdaten aktiv anfordern. Ein Musteranschreiben dafür stellt DATEV unter http://go.datev.de/8sv3y bereit.