5 Tipps für Ihr erfolgreiches Doppelsekretariat

Jeder Mensch ist ein bisschen anders. Aber das kann auch eine gute Nachricht sein! Denn wenn wir es richtig anstellen, können wir uns gegenseitig optimal ergänzen. Davon profitieren Sie im anspruchsvollen Doppelsekretariat besonders. Doch damit Sie Ihre*n Vorgesetzte*n gemeinsam optimal entlasten und nach außen als Einheit auftreten können, müssen Sie ein paar wichtige Grundlagen der Kommunikation beherrschen. Denn doppelte Arbeitskraft bedeutet nicht automatisch doppelte Entlastung!

Sie merken also: Der Mensch mit seinen unterschiedlichen Charakterzügen, Erfahrungen und Auffassungen spielt bei der erfolgreichen Teamarbeit eine ganz zentrale Rolle. Doch auch, wenn beispielsweise ein großer Altersunterschied und stark unterschiedliche Lebensbedingungen hinzukommen, müssen Assistent*innen gleichgestellt arbeiten und Synergien erzeugen, von denen nicht nur Vorgesetzte, sondern das ganze Unternehmen profitieren. Wie ist das machbar?

1. Klare und gemeinsame Ziele setzen

Teammitglieder konkurrieren nicht miteinander, sondern unterstützen sich. Auch wenn die eine Person zwanzig Jahre und die andere erst drei Monate im Unternehmen ist: Ihr*e Vorgesetze*r erwartet eine professionelle und proaktive Entlassung durch beide Assistenzkräfte. Formulieren Sie zusammen Ihre gemeinsamen Ziele und legen Sie somit den Grundstein für eine aktive Teamarbeit. Wer erhält welche Aufgaben? Wer ist für die Ablage zuständig? Wer gießt die Pflanzen? Was passiert im Krankheitsfall? Und was möchten Sie einzeln und gemeinsam im nächsten halben Jahr erreichen?

2. Stärken und Schwächen offen ansprechen

Reden Sie ganz offen über Stärken und Schwächen. Entwickeln sie ein gemeinsames Verständnis für die Situation des oder der anderen. Wo können Sie sich aushelfen? Wer formuliert die knackigeren Texte – und kann diese Person vielleicht ein paar Tricks und Kniffe weitergeben? Wer übernimmt die schwierigen Gespräche – und lehrt seine*n Kolleg*in gleich mit an?

Krankheiten, schwierige familiäre Situationen oder einfach der Fakt, dass Ihr*e Kolleg*in morgens noch das Kind zur Kita bringen muss und deswegen auch mal später kommt: Auch die private Situation kann manchmal eine Schwäche sein. Eine aktive Kommunikation über solche Dinge schafft Klarheit und beugt Ärger vor. Kommen Sie sich gegenseitig ruhig entgegen. Denn eine Hand wäscht die andere!

3. Offene, ehrliche und sachliche Kommunikation

Eine gute Kommunikation öffnet Ihnen auch in Ihrem eigenen Sekretariat Türen. Wenn erstmal Ursachen von Problemen geklärt sind, kann gemeinsam eine Lösung gefunden werden. Sachliche Informationen über Hintergründe sind unerlässlich, um auch heftige Emotionen richtig einordnen und verstehen zu können. Wenn Sie etwas stört, sprechen Sie es früh und sachlich an – dann müssen Sie nicht an die Decke gehen und Ihre*n Kolleg*in böse überraschen.

Gerade im Sekretariat wird es auch mal hektisch. Sagen Sie also immer Bescheid, wenn Sie kurz weg sind. So fühlt sich niemand allein. Wenn Sie nicht gleichzeitig arbeiten, dann hinterlassen Sie verlässliche Informationen über den Arbeitsstand und ausstehende Aufgaben. Das kann eine E-Mail, ein Zettel oder auch ein Chat auf einschlägigen Apps sein.

4. Schätzen Sie einander wert!

Ein kleines Kompliment kann den Tag retten. Sprechen Sie nicht nur Missstände an, sondern heben Sie auch hervor, was Ihnen gefällt! Konflikte lassen sich natürlich nie ganz vermeiden. Doch ob es unterschiedliche Vorstellungen oder ein Missverständnis ist, das Stress macht, ist erstmal unerheblich. Wichtig ist, dass sie die Ursache erkennen, analysieren und dann sachlich angehen. Durch Ihre Aufmerksamkeit und ein frühes Feedback können Sie dann künftig eine Eskalation und die damit eingehenden negativen Auswirkungen vermeiden.

5. Arbeitsabläufe regelmäßig überprüfen

Bleiben Sie durchgehend in einem regelmäßigen Informationsaustausch und überprüfen Sie standardisierte Abläufe regelmäßig. Gerade für den Fall, dass einer ausfällt oder einer Aufgabe aus anderen Gründen nicht nachkommen kann, lohnt sich, auch mal in den Aufgabenbereich von Kollege oder Kollegin zu schauen. Optimieren Sie gemeinsam Arbeitsprozesse und geben sich dabei regelmäßig Feedback. Lästige Aufgaben können ruhig einmal rotiert werden – auch das wahrt die gute Laune im Team.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg in Ihrem Doppelsekretariat!