Stand: 12.07.2018

Aufbewahrungspflicht

Was muss aufbewahrt werden, was darf weg?

Ob Quittungen, Verträgen oder Datenträger: beim Thema Aufbewahrungspflichten kommt die eine oder andere Frage auf. Was ist alles aufbewahrungspflichtig, warum und vor allem: wie lange?

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Die für die Buchführungs- und Jahresabschlusserstellung notwendigen Unterlagen sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen aufzubewahren, damit sie auch später unter Umständen als Beweismittel vorgelegt werden können. Die Unterlagen haben damit eine Dokumentations- und Beweissicherungsfunktion für Abschlussprüfungen und steuerrechtliche Betriebsprüfungen und / oder Rechtsstreitigkeiten.

Anwendungsbereich

Liegender Aktenstapel Aufbewahrungspflichten sind kein Selbstzweck: Sie erfüllen auch Dokumentations- und Beweis­siche­rungs­funk­tionen
© Stillfx / Adobe Stock

Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen der Buchführungs- beziehungsweise Jahresabschlusserstellung beruht auf § 257 HGB. Steuerrechtlich sind vergleichbare Regelungen in § 147 AO zu finden, die jedoch hinsichtlich der Art und Weise der Datensicherung (Datenträger) von den handelsrechtlichen Vorschriften abweichen.

Ansatz dem Grunde nach

Nicht nur Buchführungsbelege, sondern auch Belege für die Buchungen in den Nebenbüchern sind aufbewahrungspflichtig. Für jede Buchung muss ein Beleg vorhanden sein. Auch Belege, die bei der Aufstellung des Konzernabschlusses angefallen sind, unterliegen der Aufbewahrungsfrist. Es sind sowohl interne als auch externe Belege aufzubewahren, die für die Erstellung der Buchführung und des daraus resultierenden Jahresabschlusses notwendig sind.

Die Verpflichtung zur Aufbewahrung trägt der Kaufmann, bei einer Personengesellschaft die Gesellschafter bzw. bei Kapitalgesellschaften die gesetzlichen Vertreter, unabhängig davon, ob die Buchführung im Unternehmen oder aber außerhalb erstellt wird. Auch die Beendigung oder Insolvenz heben die Aufbewahrungspflicht nicht auf.

Im Rahmen der Gesamtrechtsnachfolge hat die Aufbewahrungspflicht der Rechtsnachfolger weiter zu erfüllen.

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Für die Aufbewahrung gibt es kein bestimmtes Ordnungsverfahren. Gleichwohl muss das Verfahren geeignet sein, die einzelnen Unterlagen innerhalb angemessener Zeit aufzufinden. Die Ablage kann beispielsweise chronologisch oder auch nach Sachgruppen, Kontenklassen oder Belegnummern erfolgen.

Aneinandergereihte Aktenmappen Unterlagen müssen schnell zugänglich sein! Nur so bringt die Aufbewahrung Ihnen auch etwas
© DigitalGenetics / Adobe Stock

Handelsrechtlich ist kein bestimmter Ort für die Aufbewahrung von Belegen vorgeschrieben. Da die Buchführung dem Selbstinformationszweck des Kaufmanns dient, sollten die Unterlagen in angemessener Zeit zur Verfügung stehen und lesbar gemacht werden können, dies entspricht § 257 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 HGB.

Statt der Aufbewahrung von Originalunterlagen ist es nach § 257 Abs. 3 HGB möglich, die Speicherung bestimmter rechnungslegungsrelevanter Daten und Dokumente auf einem Bild- oder sonstigen Datenträger durchzuführen, sofern das eingesetzte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.

Nach § 257 Abs. 3 HGB dürfen Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse nicht auf Datenträgern aufbewahrt werden. Diese müssen in Urschrift archiviert werden.

Alle übrigen Unterlagen können mithilfe EDV-gestützter Ablagesysteme archiviert werden,

  • sofern sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen,
  • inhaltlich mit dem Original übereinstimmen und
  • während der Dauer der Aufbewahrungsfrist innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

EDV-gestützte Ablagesysteme ermöglichen das unverzügliche Auffinden der Belege. Solche Systeme haben darüber hinaus den Vorteil, dass bestimmte Lieferanten oder auch Waren aufgrund der Sucheingabe unverzüglich ausfindig gemacht werden können.

Die elektronische Archivierung von Handelsbriefen und Buchungsbelegen ist nur zulässig, sofern bei der Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original erzielt wird. Damit hat das wiedergegebene Dokument alle Kontroll- oder auch Bearbeitungsvermerke, die auf dem Originalbeleg aufgebracht wurden, zu tragen.

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Handelt es sich jedoch um einen Dienststempelabdruck, so dürfen beispielsweise noch in Papierform vorhandene Ausfuhrbelege nicht digitalisiert und das Original vernichtet werden. Vielmehr verlangt die Finanzverwaltung die Aufbewahrung des Originals.

Im Ergebnis sollten daher Urkunden, Wertpapiere und auch Verträge im Original aufbewahrt werden, da beispielsweise zivilrechtlich ein Anspruch nur mit Vorlage des Originaldokuments durchsetzbar ist bzw. der Nachweis einer Unterschrift nur auf einem solchen Dokument erbracht werden kann. Gleichwohl ist jedoch aus Sicht eines prozessorientierten Rechnungswesens eine Digitalisierung empfehlenswert, da intern die Bearbeitung dieser Unterlagen beschleunigt werden kann.

Eine Übereinstimmung mit dem Original ist nur gewährleistet, wenn auch die dem Beleg beigefügten Allgemeinen Geschäftsbedingungen mit archiviert wurden bzw. reproduziert werden können.

Voraussetzung für die Anerkennung (Revisionssicherheit) eines IT-gestützten Archivierungssystems ist, dass der Archivierungsprozess dokumentiert wird und ebenso im Unternehmen gelebt wird.

Der Archivierungsprozess

Der Archivierungsprozess besteht aus folgenden Teilaktivitäten:

  • Erfassung bzw. Scannen der Dokumente und Daten;
  • Indexierung und Verschlagwortung mittels der IT-Anwendung;
  • Speicherung und Verwaltung der Daten und Dokumente im Archivierungssystem;
  • Lesbarmachung / Retrieval;
  • Vernichtung der Originaldokumente und -daten sowie Vernichtung des Archivträgers nach Ende der Aufbewahrungsfrist.

Originaldokumente dürfen nur unter den folgenden Voraussetzungen vernichtet werden:

  • Die elektronische Archivierung erfolgt nach einem den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden (revisionssicheren) Verfahren.
  • Es bestehen neben den handelsrechtlichen Vorschriften in § 257 HGB keine weiteren gesetzlichen Vorschriften, die die Existenz der Originaldokumente verlangen.
  • Es bestehen keine innerbetrieblichen Regelungen oder sonstigen organisatorischen Anforderungen, die einer Vernichtung im Wege stehen
  • Die Originalunterlagen verkörpern keine Rechte, zu deren Ausübung der Besitz des Originals notwendig ist (z.B. Wertpapiere) oder als Beweismittel nur im Original anerkannt werden (z. B. Vollmachten).
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