Stand: 16.10.2014

GDPdU

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Bei den GDPdU „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ handelt es sich um das BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001, Az. IV D 2 - S 0316 - 136/01, veröffentlicht in BStBl. 2001 I S. 415. Die GDPdU regeln insbesondere Art und Umfang der Datenzugriffsmöglichkeiten durch den Prüfer sowie die Modalitäten der Datenträgerüberlassung. Obwohl der sachliche Umfang der Betriebsprüfungen durch den elektronischen Datenzugriff grundsätzlich nicht erweitert wird, hat die Finanzverwaltung nunmehr die Möglichkeit, anstelle der bisherigen Stichprobenmethode erstmals eine zeitnahe vollständige Analyse von Massendaten durchzuführen.

Die GDPdU verlangen die Speicherung von digital entstandenen Unterlagen in digitaler Form. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden; bei einer Registrierkasse sind dies insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten.

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Darüber hinaus sind die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte zu protokollieren. Auch diese Protokolle sind aufzubewahren, § 145 Abs. 1 AO und § 63 Abs. 1 UStDV. Zudem müssen die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen aufbewahrt werden. Dazu zählen insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO. Für das Anwendungsprogramm sollte ein Testat zur Ordnungsmäßigkeit vorliegen.

Auszüge aus Beiträgen von Volker Hartmann und Dirk J. Lamprecht

 
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