Stand: 21.11.2014

Fahrtenbuch

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Soweit der geldwerte Vorteil nicht pauschal im Rahmen der 1 %-Regelung angesetzt werden soll, z.B. weil das Firmenfahrzeug nur in sehr geringem Umfang privat genutzt wird, kann der geldwerte Vorteil alternativ mit einem individuellen Kilometersatz angesetzt werden. In diesem Zusammenhang müssen die beruflich und privat gefahrenen Kilometer sowie die für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. Familienheimfahrten zurückgelegten Kilometer im Einzelnen durch ein ordnungsgemäß und laufend geführtes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Ein Fahrtenbuch bedeutet zweifelsohne einen erheblichen Arbeitsaufwand, sorgt aber für Klarheit und bringt im Gegensatz zur pauschalen Nutzungswertermittlung im Rahmen der 1 %-Regelung erhebliche finanzielle Vorteile mit sich, insbesondere dann, wenn ein Firmenwagen nur in sehr geringem Umfang privat genutzt wird, und bei Zweifelsfällen.

Die Führung eines Fahrtenbuches nur für einen repräsentativen Zeitraum, z.B. für einen Zeitraum von drei Monaten, ist grundsätzlich nicht zulässig. Auch der Ansatz eines pauschalen Kilometersatzes, z.B. gemäß ADAC-Tabelle, ist nicht mehr zulässig

Mindestangaben im Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss gemäß R 31 Abs. 9 Nr. 2 LStR folgende Mindestangaben enthalten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit (Dienstreise Einsatzwechseltätigkeit Fahrtätigkeit)
  • Reiseziel und Reiseroute
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Eine tageweise Zusammenfassung ist nicht zulässig. Fehlen einzelne Angaben oder sind die Angaben lückenhaft, handelt es sich um ein nicht ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Dies gilt auch dann, wenn das Fahrtenbuch nachträglich erstellt wird und keine Ursprungsaufzeichnungen mehr vorgelegt werden können, oder wenn das Fahrtenbuch nicht handschriftlich, sondern mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms, z.B. Microsoft Excel, erstellt worden ist. In diesem Fall kommt zwingend die 1 %-Regelung zum Ansatz. Eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, z.B. unter Annahme eines Privatanteils in Höhe von 30 %, ist nicht zulässig.

Die Finanzverwaltung verlangt, dass ein Fahrtenbuch zeitnah geführt wird. Ein im Nachhinein geführtes Fahrtenbuch gilt entsprechend als nicht ordnungsgemäß und kann daher im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung verworfen werden. In diesem Fall muss der geldwerte Vorteil zwingend nach der 1 % - Regelung angesetzt werden.

Auszüge aus Beiträgen von Volker Hartmann

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