Stand: 11.01.2019

Protokollführung

Mit Kommunikation zum Erfolg

Welche Protokollarten gibt es und was muss beachtet werden?

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Protokolle schreiben

Das Protokoll ist eine förmliche Niederschrift über den Verlauf einer Sitzung, Verhandlung, einer Konferenz oder Tagung oder einer Besprechung.

Der Nutzen des Protokolls kann folgenden Zwecken dienen:

Eine Frau schreibt auf einem Laptop © undrey/ Adobe Stock
Protokolle: Es gibt mehr als nur einen Nutzen!
  • generelles Beweismittel
  • Kontrollinstrument
  • Grundlage für eine Diskussion
  • Grundlage für eine Dokumentation
  • Grundlage für die weitere Vorgehensweise
  • Gedächtnisstütze

Ein Protokoll wird in der Gegenwartsform geschrieben. Eine dritte Person, die nicht an der Sitzung teilgenommen hat und dieses Protokoll liest, soll in die Lage versetzt werden, als wäre sie dabei. Die Darstellung muss objektiv und neutral sein und wird während der Veranstaltung mitgeschrieben.

Die verschiedenen Protokollarten

Bei Verhandlungen, Diskussionen, bei Politikern, wissenschaftlichen Versuchen, Konferenzen (auch Video- und Telefonkonferenzen), bei Gerichtsverhandlungen, Tagungen und vielen anderen Gelegenheiten – überall wird protokolliert. Durch die Informationsflut, der wir heute durch digitale Medien ausgesetzt sind, wird es immer wichtiger, Gesagtes schriftlich festzuhalten. Wir können uns nicht alles merken.

Da das Informationsbedürfnis eines späteren Lesers über den Verlauf einer Sitzung unterschiedlich sein kann, ergeben sich auch verschiedene Protokollarten.

In einigen Firmen wird festgelegt, welches Protokoll zu welchem Zweck geschrieben werden soll – meistens jedoch ergibt sich eine Mischform.

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Das Wortprotokoll

Die Wortprotokolle sind die ausführlichsten und umfangreichsten Protokolle überhaupt. Neben den Ausführungen der Redner werden auch alle anderen Vorgänge während der Sitzung festgehalten. Dies können Zwischenrufe, Beifall sowie jede Wortmeldung sein. Alles wird wörtlich wiedergegeben.

Was bedeutet dies für den Protokollführer?

Er muss sich extrem konzentrieren und darf nichts überhören. Deshalb ist eine sehr hohe Schreibgeschwindigkeit des Protokollführers erforderlich. Hilfreich sind auch Stenografiekenntnisse. Möglicherweise fühlen Sie sich sicherer, wenn Sie ein Tonband mitlaufen lassen, sodass Sie anschließend wichtige Stellen noch einmal nachhören können. Diese Art der Protokollführung erfordert einen sehr hohen Arbeitsaufwand.

Wann wird ein Wortprotokoll eingesetzt?

Hauptsächlich dann, wenn der Inhalt später für Politiker, Historiker oder Juristen bis zum letzten Wort von Interesse ist.

Ein Wortprotokoll ist die wortgetreue Dokumentation einer Sitzung, eines Vortrags, einer Diskussion.

Es darf nichts hinzugefügt, aber auch nichts weggelassen werden. Eine eigene Interpretation oder ein persönlicher Kommentar sind nicht erlaubt. Nur am Stil – der besseren Verständlichkeit wegen – darf korrigiert werden. So werden in Parlamentssitzungen Wortprotokolle erstellt, die von Interessierten regelmäßig bezogen werden können. Denn ein normaler Staatsbürger nimmt sehr selten direkt an einer Sitzung teil und kann sie auch dann nicht über mehrere Stunden hinweg verfolgen.

Das Verlaufsprotokoll (ausführliches Protokoll)

Die wesentlichsten Ausschnitte werden wiedergegeben, jedoch nicht wörtlich, sondern sinngemäß.

Der Verlauf der Verhandlung ist genauso wichtig wie die Argumente, auf denen die Entscheidungen beruhen. So entsteht eine strukturierte Übersicht über den Sitzungsablauf. Nebensächlichkeiten werden bewusst weggelassen.

Im Verlaufsprotokoll werden die Beiträge mit Namensnennung geschrieben (es sei denn, es ist anders gewünscht).

Was bedeutet ein Verlaufsprotokoll für den Protokollführer?

Er muss die Fähigkeit besitzen, das Wesentliche herauszufiltern und jederzeit die Übersicht zu bewahren.

Der Leser dieses Protokolls muss in die Lage versetzt werden, zu erkennen: Was spricht für diese Entscheidung und warum? Was spricht gegen eine Argumentation und warum? Was wurde geklärt? Was ist noch offen?

Der Protokollführer sollte bereits beim Mitschreiben darauf achten, dass die Mitschrift strukturiert ist.

Wann wird ein Verlaufsprotokoll eingesetzt?

Hauptsächlich dann, wenn ein Wortprotokoll den Rahmen sprengen würde und dieses auch nur schwer zu lesen wäre. Deshalb ist es überall dort geeignet, wo eine gewisse Beweiskraft gefordert ist. Besonders beliebt bei Hauptversammlungen, Arbeitssitzungen und Konferenzen.

Verlaufsprotokolle zeigen auf, welche Argumente bei der Beschlussfindung eine Rolle gespielt haben bzw. welche Punkte außer Acht gelassen wurden. Das „Für“ und „Wider“ der Debatte wird deutlich, außerdem werden weitere Informationen festgehalten.

Meinungsäußerungen sollen namentlich wiedergegeben werden.

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Das Kurzprotokoll – Ergebnisprotokoll (verkürzte Form des ausführlichen Ergebnisprotokolls)

Ein Kurzprotokoll enthält nur kurze Angaben über den Inhalt der Sitzung und deren Ergebnisse. Kurzprotokolle geben die wesentlichen Äußerungen der Teilnehmer stichwortartig wieder und machen dadurch die Zusammenhänge deutlich, die zu einem bestimmten Beschluss geführt haben.

Die Kürze des Protokolls kommt der meist knapp bemessenen Zeit der Teilnehmer entgegen und hält doch alles Wesentliche fest. Dieses Protokoll ist kurz, knapp und sehr strukturiert und enthält im Wesentlichen die folgenden vier Punkte:

  1. Der derzeitige Stand der Dinge
  2. Die weitere Vorgehensweise
  3. Die Zuteilung der Aufgaben
  4. Die Termine

Was bedeutet dies für den Protokollführer?

Er achtet auf die Ergebnisse und fasst diese kurz zusammen. Er ist sehr konzentriert und filtert die Informationen.

Wann wird ein Kurzprotokoll eingesetzt?

In einigen Fällen werden Kurzprotokolle zusätzlich zu Verlaufs- oder Wortprotokollen angefertigt.

Das Gedächtnisprotokoll

Ein Gedächtnisprotokoll ist oft eine Notlösung. Es wird nachträglich „aus dem Gedächtnis“ angefertigt, weil z. B. keine Vereinbarung über die Protokollführung getroffen wurde. Oder weil sich erst später herausstellt, dass vielleicht doch ein Protokoll gebraucht wird oder der Versammlungsleiter selbst das Protokoll schreibt.

Gedächtnisprotokolle sind nicht selten unvollständig und weisen häufig Lücken bei der Wiedergabe der behandelten Tagesordnungspunkte und Zusammenhänge auf.

Was bedeutet dies für den Protokollführer?

Er muss nachträglich die wichtigsten Punkte zusammentragen, also ein sehr gutes Gedächtnis haben. Ist der Protokollant gleichzeitig der Sitzungsleiter, wird das Protokoll sehr wahrscheinlich nicht neutral verfasst, sondern mit den für den Sitzungsleiter wichtigen Punkten geschrieben. Es ist somit nicht objektiv.

Wann wird ein Gedächtnisprotokoll eingesetzt?

Es wird dann eingesetzt, wenn zum Beispiel vergessen wurde, einen Protokollführer zu benennen oder wenn sich erst nachträglich herausstellt, dass das Gespräch festgehalten werden muss.

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