Stand: 30.08.2018

Präsentationen in PowerPoint erstellen

Grundlagen, Vorlagen, Tipps und Tricks bei der Präsentationserstellung

Microsoft PowerPoint Präsentationen sind aus dem Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Grundlagen, Präsentationsvorlagen sowie Tipps zum Design finden Sie hier!

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Video zum Thema PowerPoint
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Um überzeugende PowerPoint-Folien zu erstellen, sollten Sie sich schon im Vorfeld überlegen, an welchen Stellen schematische Darstellungen reine, mit Informationen bzw. Inhalten überladene Textfolien ersetzen können. Sammeln Sie auch Fotos und Bilder, die zum Thema gehören, um Ihre Seiten entsprechend für das Publikum zu gestalten. Denn auch in Bezug auf PowerPoint gilt die Aussage "Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte"!

Folgende konzeptionelle Vorüberlegungen sollten Sie ebenfalls treffen:

  • Zielgruppe: Wie viele Personen müssen beim Vortrag etwas hören und sehen? An welche Standards sind sie gewöhnt?
  • Zielsetzung: Den Eindruck "technisch auf dem letzten Stand" zu sein, können Sie leichter mit einer Datenprojektion als mit einer Wandtafel erzielen. Mit Dias "emotionalisieren" Sie leichter als mit Folien.
  • Räumliche Gegebenheiten: Für eine Diaprojektion brauchen Sie kontrollierte Lichtverhältnisse – aber gegen direkte Sonneneinstrahlung kann sich weder der Overheadprojektor noch ein lichtstarker Beamer durchsetzen.
  • Vorbereitungszeit: Die Computertechnik hat die Produktionszeit hochwertiger Folien und Dias enorm reduziert – trotzdem ist die händische Skizze am FlipChart, die handgeschriebene oder die kolorierte Kopierfolie schneller.
  • Budget: Eine professionelle PC-Show ist heute vergleichsweise billig, überladene Folien eines (präsentationsunkundigen) Grafikers sind teuer. Aber auch Projektionsgeräte, wenn man sie nicht bereits besitzt, kosten Geld – und in einem ungeeigneten "Sitzungszimmer" geht die beste Präsentation unter.

Grundlagen der Präsentationserstellung mit PowerPoint

Verwenden Sie eine PowerPoint Vorlage für Ihre Präsentationen! Eine Vorlage sollte so gestaltet sein, dass das Corporate Design des Hauses dargestellt werden kann, d.h.

  • Hausfarben
  • Festgelegte Schriftarten
  • Logos

Die möglichen Farben können als individuelles Farbschema, den sogenannten "Designfarben", hinterlegt werden. Damit ist gewährleistet, dass während der Erstellung von Objekten immer die Farben im Zugriff sind, welche in Ihrem Unternehmen zulässig sind.

Ebenso ist es zum Beispiel sinnvoll, die im Unternehmen genutzten Schriftarten in der Entwurfsvorlage einzustellen. In der Regel sollte man nicht mehr als zwei verschiedene Schriften verwenden, eine für die Titelzeile der Folien und wenn gewünscht eine andere für die Folieninhalte. Da es sich auf den Folien in der Regel nicht um lange Textpassagen handelt, sondern im optimalen Falle nur um Schlagworte und kurze Textzeilen, sind serifenlose Schriften wie z.B. Arial, Tahoma, Verdana oder Calibri zum Einsatz in Powerpoint gut geeignet.

Für die Verbindung zum Unternehmen ist es durchaus sinnvoll, das Logo des Hauses oder Grafiken mit ähnlicher Bedeutung auf den Folien einzubinden. Sinnvollerweise eignet sich hierfür die Titelfolie sehr gut. Die dann folgenden Inhaltsfolien lassen sich u. U. flexibler im Hintergrund gestalten, wenn nicht zwingend das Logo auf jeder Seite erscheinen muss.

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Präsentationsvorlagen / PowerPoint Vorlagen

Für eine neue Präsentation wählen Sie zuerst das möglicherweise zur Verfügung stehende Design des Hauses über Office-Button » Neu » meine Vorlagen.

Sollten Sie noch keine unternehmensspezifische Vorlage zur Verfügung haben, nehmen Sie eine aus den installierten Designs. Der Unterschied zwischen den installierten Vorlagen und den Designs liegt darin, dass in den Vorlagen schon Beispielfolien enthalten sind und Designs nur eine Kombination des Layouts zur Verfügung stellen.

Vorlagen finden Sie unter meine Vorlagen

Vorlagen können für ein einheitliches Unternehmens-Design der Präsentationen sorgen.

Vorlagen in Word-Optionen

Vorlagen werden in der Regel in einem separaten Vorlagen-Ordner abgelegt. Dieser wird zentral für das gesamte Office-Paket in den Word-Optionen hinterlegt.

Nachdem Sie in Powerpoint eine neue Präsentation erstellt haben, können Sie jederzeit über Register: Entwurf das gewählte Design ändern.

Das gewählte Design unter Entwurf ändern

Unter Entwurf das Design einstellen oder ändern

Unter Layout können verschiedene Vorlagen ausgewählt werden

Das Folienlayout lässt sich für jede Folie einzeln einstellen.

Präsentationslayout, Folienlayout

Unterschied zwischen Präsentationslayout und Folienlayout: Das Präsentationslayout entspricht dem gewählten Design und hat somit für die gesamte Präsentation seine Gültigkeit.

Das Folienlayout bezieht sich auf die Anordnung der Objekte bzw. Informationen einer jeden einzelnen Folie. Somit hat jede Folie je nach Inhalt ihr individuelles Folienlayout. Wenn Sie zum Beispiel eine neue Folie einfügen, bekommt diese automatisch das Design der aktuellen Präsentationsvorlage, jedoch entscheiden Sie, welches Folienlayout die nächste Folie haben soll.

Register: Start » Neue Folie » Folienlayout

PowerPoint Menü: Der Folienmaster

Der Folienmaster ist die Grundlage für alle Folienlayouts.

Masterbearbeitung

Einstellungen für das Layout werden in Register: Ansicht » Folienmaster vorgenommen.

In der Navigation ist die erste etwas größer abgebildete Folie der aktuelle Folienmaster und darunter befinden sich die dazugehörigen Layouts, d. h. Folien mit verschiedenen Objektschwerpunkten und unterschiedlichen Anordnungen von Platzhaltern. Der Folienmaster dient als Grundeinstellung für alle Folienlayouts der Präsentation. Jedes Folienlayout der PowerPoint Präsentation kann zudem individuell geändert werden.

Register: Ansicht » Button: Folienmaster » Register: Folienmaster bietet die entsprechenden Buttons.

Auf einen Blick: PowerPoint Präsentationen richtig erstellen

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selbst definierte Folienmaster werden als Vorlagen gespeichert

Ein eigener Folienmaster kann definiert und als Vorlage gespeichert werden.

Präsentations­design

Hier können Sie nochmals gezielt zwischen den verfügbaren Designs wechseln, um alle Einstellungen im Master auf das gewählte Design aufzubauen

Diese Funktion ist identisch mit der Auswahl eines Designs in der Normalansicht Register: Entwurf. Dort würde man es wohl einfach zum Wechsel in der aktuellen Präsentation vornehmen. Trifft man solche Entscheidungen in der Masteransicht, geht es in erster Linie darum, ein eigenes Master zu definieren und dieses dann als neue Vorlage zu speichern.

Unter Farben wird eine Vielzahl von Farben zur Auswahl angezeigt

Auch die Farben und Farbschemata können individuell angepasst werden.

Farbendesign festlegen

Button: Farben stellt die verfügbaren Farbschemata zur Verfügung und die Möglichkeit eigene zu definieren. Das markierte Farbschema ist der Präsentation standardmäßig zugeordnet.

Wenn zum Beispiel Schrift-, Füll- oder Linienfarben benötigt werden, wird das eingestellt Farbdesign mit gerasterten Farbnuancen angeboten.

Praxis-Tipp:

Damit Ihnen für Ihre nächste PowerPoint Präsentation eine PowerPoint Vorlage zur Verfügung steht, nehmen Sie in Ihrer Präsentation alle Änderungen im Folienmaster vor. Löschen Sie die Folien in der Normalansicht und fügen nur eine neue Folie als leere Titelfolie ein. Es werden dafür die Einstellungen des Masters übernommen. Speichern Sie diese Präsentation als Vorlage (*.potx). So steht Ihnen für zukünftige Präsentationen eine Blanko-Vorlage zur Verfügung.

PowerPoint: Im Menü werden verschiedene Schriftarten zur Auswahl angezeigt

Auch wichtig: Die Wahl der richtigen Schriftart.

Schriftarten

Zur Wahl der Schriften können Sie über den Button: Schriftarten aus den in PowerPoint zur Verfügung stehenden Kombinationen wählen oder auch eigene Zusammenstellungen für Überschrift und Text vornehmen. Gut geeignete Schriftarten sind serifenlose Schriften wie zum Beispiel Arial, Tahoma, Verdana oder Calibri. Diese eignen sich besonders aufgrund Ihrer guten Lesbarkeit. Abzuraten ist von besonders verschnörkelter oder verspielter Schrift.

PowerPoint: Varianten von Hintergrundformaten werden angezeigt

Varianten für die Hintergrundgestaltung finden Sie unter dem Button Hintergrundformate

Hintergrundformate

Der Button: Hintergrundformate listet attraktive Varianten zur Hintergrundgestaltung auf, die natürlich ebenso durch eigene Einstellungen geändert werden können. Die aufgelisteten Farbvarianten sind abhängig von dem zuvor gewählten Farbdesign.

Im Menü Platzhalter einfügen stehen Platzhalter zur Auswahl

Für das passende Folienlayout: Platzhalter für Tabellen, Diagramme usw. im Register Folienmaster aktivieren.

Neue Layouts mit neuen Platzhaltern erstellen

Register: Folienmaster bietet Ihnen die Möglichkeit, auch neue Layouts für PowerPoint zu erzeugen. Dazu können beliebige neue Platzhalter definiert werden.

Sie können einen Platzhalter löschen, indem Sie ihn anklicken und die Taste ENTF betätigen. Möchten Sie einen Platzhalter wiederherstellen, so steht im Register: Folienmaster der Button: Masterlayout zur Verfügung, um einen Standardplatzhalter wieder zu aktivieren. Dazu muss die erste Folie in der Navigationsansicht, der Folienmaster, aktiviert sein.

Vermeiden Sie also folgende Fehler beim Erstellen von PowerPoint Präsentationen

  • statt Stichpunkten ausformulierte Texte auf den Folien
  • zu viel und unübersichtlicher Text
  • Einfliegen, blinken, bewegen – zu viel Animation bzw. animierte Bilder können unangenehm für das Publikum sein und von Ihrem Vortrag ablenken.
  • Zu schnelles Wegklicken: Lassen Sie dem Publikum Zeit, die Informationen auf den Folien zu lesen.
  • Der Vortrag gilt Ihrem Publikum, nicht der Projektionswand. Sprechen Sie also an das Publikum gewandt.
  • Bilder sollten den Inhalt des Vortrag unterstreichen und nicht von ihm ablenken – treffen Sie also eine gute Bildauswahl und überladen Sie die Folien der PowerPoint Präsentation nicht.

Tipps zum Thema "Power Point Präsentationen" auf einen Blick

  • Um den Cursor auszublenden, drücken Sie zu Beginn der Präsentation einfach Strg + H. Drücken Sie "A", wenn Sie Ihn wieder im Vortrag benötigen.
  • Weitere nützliche Shortcuts für PowerPoint:

    Mit Strg + M fügen Sie eine leere Folie ein, mit F5 starten Sie bei der ersten Folie der PowerPoint Präsentation und mit Strg + T wechseln Sie zu einem parallel laufenden Programm wie zum Beispiel YouTube

  • Referentenansicht:

    Wenn Sie bei Ihrem Vortrag den Überblick behalten wollen, bietet sich die Referentenansicht an: Hier werden Notizen, die nächste Folie mit Inhalt, aktuelle Uhrzeit und bisherige Dauer der Präsentation angezeigt. Drücken Sie hierfür die Windows-Taste + "P" und wählen dann "Erweitert" aus, damit der Beamer ein anderes Bild als Ihr Rechner anzeigt.

 
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